Mục lục:
- Trong phần Tùy chọn Phân phối, bạn có thể đánh dấu mức độ quan trọng của thư: Thấp, Bình thường, hoặc Cao. Bạn có thể đặt Ghi chú để gắn cờ các thư mà bạn đánh dấu là Tầm quan trọng Cao; các thư này hiển thị với biểu tượng phong bì màu đỏ trong Hộp thư đến của người nhận. Sử dụng tính năng này để cảnh báo người nhận của bạn về một thông điệp đặc biệt quan trọng, khẩn cấp, hoặc thời gian khác.
- Sử dụng danh sách Dấu Hiệu Âm Nhạc là cách để liên lạc với đứa trẻ bên trong (điện tử) của bạn. A
- Chọn từ danh sách tùy chọn báo cáo phân phối để xác định thời điểm và liệu bạn sẽ được thông báo về tình trạng phân phối tin nhắn của bạn. Bốn lựa chọn của bạn về Báo cáo Phân phối chỉ là về Không, Xác nhận Phân phối, Theo dõi Toàn bộ Đường dẫn và Không có.
- Sự lựa chọn khác từ hộp thoại Tùy chọn Phân phối - Mức độ phân phối Ưu tiên - liên quan đến tốc độ mà bạn muốn Ghi chú để gửi thông điệp của bạn:
- Bạn ký các tin nhắn vì lý do tương tự mà bạn ký séc hoặc các tài liệu chính thức: để cho thấy họ thực sự đến từ bạn. Bạn không cần ký một bản ghi nhớ đáp ứng cho cà phê, nhưng khi bạn gửi một thông điệp với những thông tin quan trọng hoặc nhạy cảm, bạn có thể muốn Notes 6 chứng minh rằng thông điệp thực sự đến từ bạn.
- Chắc chắn, thế giới đang bò với những người bận rộn, kẻ xấu và gián điệp.Nếu bạn sử dụng một modem, bạn đang gửi tin nhắn của bạn qua đường dây điện thoại mà một người không có gì tốt có thể bằng cách nào đó đánh chặn và đọc chúng. Đây không phải là vấn đề lớn đối với những thông điệp bình thường của bạn, nhưng nếu bạn gửi một tin nhắn bao gồm thông tin như thông tin bí mật của công ty, đánh giá hiệu suất của nhân viên, hoặc chỉ thực sự, tin đồn thực sự tốt mà bạn không muốn bất cứ ai khác để đọc, bạn có thể mã hóa nó.
- Nếu bạn sử dụng hộp thoại Tùy chọn Phân phối để yêu cầu một Biên nhận Trả lại cho một tin nhắn, mạng của bạn sẽ tự động thông báo cho bạn khi người nhận đọc tin nhắn của bạn. Điều này khác với việc yêu cầu một Báo cáo xác nhận Phân phối, chỉ cho bạn biết khi nào thông điệp đến cơ sở dữ liệu thư của người nhận. Bạn thường sẽ yêu cầu một báo cáo biên nhận (chỉ cần kích hoạt hộp kiểm Trả lại Hàng) để ngăn chặn lý do "Tôi không bao giờ nhìn thấy thông điệp của bạn" và yêu cầu Báo cáo Xác nhận Phân phối để loại bỏ "Tôi không bao giờ nhận được tin nhắn của bạn; mạng đã phải mất nó "lý do.
- Tùy chọn bảo mật Notes khác tùy theo ý của bạn là để tránh sao chép. Khi bạn chọn hộp kiểm Ngăn chặn Sao chép, bạn có thể chắc chắn rằng người nhận tin nhắn của bạn sẽ không thể chuyển tiếp nó tới bất kỳ ai khác. Trong thực tế, họ thậm chí không thể sao chép (Chỉnh sửa -> Sao chép) bản ghi nhớ của bạn vào Clipboard, trong trường hợp họ đang cố ý dán một ít bất hợp pháp (Edit -> Paste). Chọn tùy chọn Sao chép Ngăn chặn đảm bảo rằng những gì bạn gửi cho một người không bị spam trên toàn công ty của bạn.
Video: MXH Việt Gapo Giờ Như Thế Nào? 2025
Trước khi gửi một thư điện tử trong Lotus Notes 6, bạn có thể xác định Tùy chọn Giao hàng, Tùy chọn Bảo mật và Nhãn Tâm trạng. Sử dụng các ghi chú Ghi chú này để người nhận của bạn biết được mức độ nóng của tin nhắn hoặc tâm trạng của bạn như thế nào; hoặc để yêu cầu xác nhận giao hàng, đặt thời gian giao hàng và hơn thế nữa.
Sau khi bạn hoàn thành việc soạn thảo nội dung thư của mình, nhấp vào nút Tùy chọn Phân phối trên thanh Tác vụ, dẫn đến chắc chắn hộp thoại Tùy chọn Phân phối như trong Hình 1. Trong hộp thoại này, bạn có một vài lựa chọn để giao hàng, an toàn và vui nhộn.
Hình 1:
Đặt tùy chọn phân phối tại đây. Thiết lập một tin nhắn Mức độ quan trọng
Trong phần Tùy chọn Phân phối, bạn có thể đánh dấu mức độ quan trọng của thư: Thấp, Bình thường, hoặc Cao. Bạn có thể đặt Ghi chú để gắn cờ các thư mà bạn đánh dấu là Tầm quan trọng Cao; các thư này hiển thị với biểu tượng phong bì màu đỏ trong Hộp thư đến của người nhận. Sử dụng tính năng này để cảnh báo người nhận của bạn về một thông điệp đặc biệt quan trọng, khẩn cấp, hoặc thời gian khác.
Sử dụng danh sách Dấu Hiệu Âm Nhạc là cách để liên lạc với đứa trẻ bên trong (điện tử) của bạn. A
Mood Stamp chỉ là một hình ảnh xuất hiện ở đầu phần thân của thông điệp để người đọc của bạn biết bạn cảm thấy thế nào khi gửi tin nhắn. Thư có dán tem có tâm trạng cũng được đánh dấu như vậy trong Hộp thư đến của người nhận. Bạn có một vài tem tâm trạng để lựa chọn, kể cả Private, Flame và Joke. Để vui vẻ, hãy thử từng để xem chúng trông như thế nào. Lựa chọn Joke rất hữu ích nếu bạn muốn gửi tin nhắn chỉ một chút châm biếm, và bạn cần phải chắc chắn rằng người đọc của bạn nhận ra rằng có, bạn chỉ đùa!
Yêu cầu gửi báo cáo
Chọn từ danh sách tùy chọn báo cáo phân phối để xác định thời điểm và liệu bạn sẽ được thông báo về tình trạng phân phối tin nhắn của bạn. Bốn lựa chọn của bạn về Báo cáo Phân phối chỉ là về Không, Xác nhận Phân phối, Theo dõi Toàn bộ Đường dẫn và Không có.
Chỉ khi thất bại:
- Không tin tức là tin tốt. Nói cách khác, Ghi chú chỉ cho bạn biết trong trường hợp không thể gửi thư của bạn vì lý do nào đó. Xác nhận giao hàng:
- Đây là sự lựa chọn cho bạn nếu bạn ít lạc quan hơn. Trong trường hợp này, Ghi chú cho bạn biết chính xác khi nào và ở đâu thông điệp của bạn đã được gửi. Đường dẫn toàn bộ đường dẫn:
- Lựa chọn này cho bạn biết nơi nào (và vào thời điểm nào) tin nhắn của bạn dừng lại trên đường tới người nhận của bạn. (Có vẻ thú vị, nhưng có lẽ bạn không quan tâm lắm) Không:
- Chọn cái này và bạn hãy cẩn trọng với gió, không quan tâm đến việc liệu tin nhắn của bạn có được gửi đi hay không. (Đây là mặc định, bằng cách này) Nếu bạn chọn tuỳ chọn Báo cáo Phân phối trừ None, bạn sẽ nhận được Báo cáo xác nhận Phân phối (chỉ là một thông báo e-mail từ mạng của bạn) ngay khi có tin nhắn mà bạn đã gửi đến. Khi đó sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào mạng. Nếu người nhận của bạn ở xa - ví dụ ở một công ty khác - có thể mất vài giờ hoặc thậm chí cả ngày để gửi thư.
Thiết lập mức độ ưu tiên phân phối cho một tin nhắn
Sự lựa chọn khác từ hộp thoại Tùy chọn Phân phối - Mức độ phân phối Ưu tiên - liên quan đến tốc độ mà bạn muốn Ghi chú để gửi thông điệp của bạn:
Thấp:
- Chọn mục này để gửi tin nhắn muộn vào ban đêm khi mạng không phải là quá bận rộn. Bình thường:
- Chọn tính năng này để gửi tin nhắn càng sớm càng tốt dựa trên lịch trình phân phối thư mà quản trị viên của bạn đã làm. (Đây là mặc định.) Cao:
- Việc chọn này sẽ gửi thông điệp của bạn ngay bây giờ - bước sang một bên, đi qua! Nếu bạn bao gồm một tệp đính kèm rất lớn trong thư, xem xét đánh dấu nó là Ưu tiên thấp. Thông báo sẽ không được gửi cho đến khi bạn về nhà ngủ thiếp đi, nhưng có thể làm cho công ty của bạn ít tiền hơn để gửi nó vào ban đêm. Có lẽ đây là cách để kiếm được Nhân viên của tháng giải thưởng!
Ký một tin nhắn
Bạn ký các tin nhắn vì lý do tương tự mà bạn ký séc hoặc các tài liệu chính thức: để cho thấy họ thực sự đến từ bạn. Bạn không cần ký một bản ghi nhớ đáp ứng cho cà phê, nhưng khi bạn gửi một thông điệp với những thông tin quan trọng hoặc nhạy cảm, bạn có thể muốn Notes 6 chứng minh rằng thông điệp thực sự đến từ bạn.
Bây giờ, rõ ràng bạn không thể đánh dấu chữ ký của bạn trên màn hình ở cuối bản ghi nhớ. Bạn có thể đăng ký một tin nhắn bằng cách chọn hộp kiểm Sign bên dưới phần Security Options trong hộp thoại Delivery Options.
Chữ ký bạn sử dụng trong Chú giải 6 khó tạo ra hơn John Hancock vì đó là mã máy tính số đặc biệt được thêm vào tin nhắn khi bạn gửi nó và kiểm tra bởi máy tính của người nhận khi tin nhắn được mở ra. Bản ghi nhớ không có chữ ký thực tế, nhưng loại thông báo này xuất hiện ở cuối màn hình:
Ký hiệu của Alan Dunkel / Primus vào 07-1-02 8: 30: 46 AM, theo Primus.
Mã hóa tin nhắn
Chắc chắn, thế giới đang bò với những người bận rộn, kẻ xấu và gián điệp.Nếu bạn sử dụng một modem, bạn đang gửi tin nhắn của bạn qua đường dây điện thoại mà một người không có gì tốt có thể bằng cách nào đó đánh chặn và đọc chúng. Đây không phải là vấn đề lớn đối với những thông điệp bình thường của bạn, nhưng nếu bạn gửi một tin nhắn bao gồm thông tin như thông tin bí mật của công ty, đánh giá hiệu suất của nhân viên, hoặc chỉ thực sự, tin đồn thực sự tốt mà bạn không muốn bất cứ ai khác để đọc, bạn có thể mã hóa nó.
Khi bạn sử dụng tùy chọn bảo mật mã hoá Notes, bạn hoàn toàn chắc chắn rằng chỉ có người nhận của nó mới có thể đọc nó.
Để mã hóa tin nhắn, hãy chọn hộp kiểm Mã hóa từ phần Tùy chọn Bảo mật của hộp thoại Tùy chọn Gửi hàng. Nhấp OK để đóng hộp thoại khi bạn hoàn tất.
Khi bạn gửi một tin nhắn được mã hóa, Notes sẽ thực hiện việc scrambling cho bạn - đằng sau hậu trường. Khi người nhận mở tin nhắn, họ sẽ thấy các nội dung giống như bạn đã viết. Nói cách khác, người đọc tin nhắn mật mã không phải làm bất cứ điều gì đặc biệt để giải mã một tin nhắn được mật mã. Chỉ những người nhận dự định có ID người dùng thích hợp mới có thể đọc phần mã hoá của tin nhắn. Người duy nhất nhìn thấy phiên bản lộn xộn thực sự là gián điệp người nghèo, người chặn đường thông báo.
Nếu bạn đang gửi e-mail đến một người sử dụng một chương trình e-mail khác hoặc nếu bạn gửi tin nhắn của mình qua Internet, trước tiên hãy kiểm tra với quản trị viên Notes của công ty để xem bạn có khả năng không để mã hóa nó.
Yêu cầu một Biên nhận Trả lại cho một tin nhắn
Nếu bạn sử dụng hộp thoại Tùy chọn Phân phối để yêu cầu một Biên nhận Trả lại cho một tin nhắn, mạng của bạn sẽ tự động thông báo cho bạn khi người nhận đọc tin nhắn của bạn. Điều này khác với việc yêu cầu một Báo cáo xác nhận Phân phối, chỉ cho bạn biết khi nào thông điệp đến cơ sở dữ liệu thư của người nhận. Bạn thường sẽ yêu cầu một báo cáo biên nhận (chỉ cần kích hoạt hộp kiểm Trả lại Hàng) để ngăn chặn lý do "Tôi không bao giờ nhìn thấy thông điệp của bạn" và yêu cầu Báo cáo Xác nhận Phân phối để loại bỏ "Tôi không bao giờ nhận được tin nhắn của bạn; mạng đã phải mất nó "lý do.
Nếu bạn gửi tin nhắn cho người không sử dụng Ghi chú hoặc nếu tin nhắn của bạn đang truy cập Internet, bạn có thể không nhận được báo cáo biên nhận từ họ.
Ngăn chặn sao chép tin nhắn
Tùy chọn bảo mật Notes khác tùy theo ý của bạn là để tránh sao chép. Khi bạn chọn hộp kiểm Ngăn chặn Sao chép, bạn có thể chắc chắn rằng người nhận tin nhắn của bạn sẽ không thể chuyển tiếp nó tới bất kỳ ai khác. Trong thực tế, họ thậm chí không thể sao chép (Chỉnh sửa -> Sao chép) bản ghi nhớ của bạn vào Clipboard, trong trường hợp họ đang cố ý dán một ít bất hợp pháp (Edit -> Paste). Chọn tùy chọn Sao chép Ngăn chặn đảm bảo rằng những gì bạn gửi cho một người không bị spam trên toàn công ty của bạn.
Khi bạn đã hoàn tất các tùy chọn phân phối, nhấp vào OK để quay lại tài liệu của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, sau khi bạn đưa ra quyết định của mình đối với các tùy chọn này, bạn sau đó nhấp vào nút Gửi và Tệp.
Nếu đầu của bạn quay từ tất cả các tùy chọn phân phối này, đừng để nó làm bạn thất vọng. Bạn chỉ cần sử dụng chúng trong những trường hợp đặc biệt. Trong thực tế, đối với hầu hết các tin nhắn, bạn sẽ thổi ngay bởi các tùy chọn phân phối mà không mở hộp thoại Tùy chọn Phân phối và không có suy nghĩ thứ hai. Thật là nhẹ nhõm!
Nếu bạn thấy rằng bạn luôn truy cập vào hộp thoại Tùy chọn Phân phối để ký và mã hóa tin nhắn của bạn, bạn có thể chọn hộp kiểm Lưu các Tuỳ chọn An toàn như Mặc định. Bằng cách đó, bất kỳ thư mới nào bạn tạo sẽ có cùng cài đặt bảo mật. Tất nhiên, bạn luôn có thể thay đổi ý định của mình bằng cách quay lại hộp thoại Tùy chọn Phân phối để thay đổi cài đặt mặc định hoặc để thay đổi cài đặt bảo mật mặc định của bạn.
