Lập kế hoạch Cuộc họp với Lotus Notes 6 - núm vú

Để tạo một cuộc họp mới, đầu tiên mở Lịch của bạn và sau đó nhấp vào nút Lịch trình cuộc họp trên thanh hành động. Mẫu cuộc họp trống sẽ xuất hiện. Trong hình 1, bạn có thể thấy mẫu Cuộc họp mẫu.

Hình 1: Tạo một cuộc họp mới.

Hầu hết các lĩnh vực trên một mẫu cuộc họp đều giống với những mẫu trên một Mẫu hẹn. Bạn cần phải điền vào những điều cơ bản, chẳng hạn như một chủ đề, khi, thời gian và vị trí. Tiếp theo, bạn sẽ tiếp tục xem xét ai để mời.

Mời người được mời

Trong trường hợp đơn giản nhất, bạn chỉ cần nhập tên của những người mà bạn muốn đến cuộc họp của bạn. Chỉ cần điền vào các mục của phần Người được Mời (phía dưới cùng bên trái) cũng như phần ngày tháng, thời gian và địa điểm của mẫu Cuộc họp mới. Như bạn thấy trong hình 1, bạn có thể mời ba loại người: Bắt buộc, Tùy chọn và FYI.

• Bắt buộc: Bất kỳ ai có tên mà bạn liệt kê trong trường này được Ghi chú xem là một người tham gia bắt buộc trong cuộc họp của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn yêu cầu Notes tìm thời điểm tốt nhất cho một cuộc họp bằng cách sử dụng Scheduler.

• Tùy chọn: Về các chú thích, những người này thực sự giống những người cần thiết. Notes tham khảo lịch trình của họ nếu bạn yêu cầu Notes tìm thời điểm tốt nhất cho cuộc họp của bạn. Nếu một người được liệt kê là Người mời tự chọn trong một cuộc họp mời, sự hiện diện của anh ta không nhất thiết bắt buộc.
• FYI: Sử dụng trường này nếu bạn muốn gửi một cuộc họp thông báo - khác với lời mời cho người khác. Giả sử bạn cần lập lịch một cuộc họp với các thành viên trong nhóm của bạn. Bạn có thể nhập tên của mỗi thành viên trong trường bắt buộc nhưng đặt tên ông chủ của bạn vào trường FYI. Bằng cách đó, các đồng nghiệp của bạn đều nhận được lời mời tới cuộc họp, nhưng người quản lý của bạn chỉ nhận được một thông báo họp. Bằng cách đó sếp của bạn biết rằng bạn đang có cuộc họp và bạn đã gửi lời mời nhưng cũng không mong muốn cô ấy tham dự.

Những người trong các trường bắt buộc và tùy chọn sẽ không nhìn thấy tên của bất cứ ai mà bạn liệt kê trong trường FYI của một cuộc họp mời.

Nhấp vào các nút trông giống như một sổ nhỏ ở bên phải của trường Bắt buộc, Tùy chọn và FYI để chọn tên từ Public Directory.

Cách đơn giản nhất để tạo lời mời họp mới là:

1. Trong trường Chủ đề, nhập chủ đề.

2. Trong trường Trường, hãy chọn ngày và giờ bắt đầu và ngày kết thúc cho cuộc họp.

3. Trong trường Trường, đặt vị trí.

4. Trong trường Người được mời, nhập tên của những người mà bạn muốn mời.

5. Nhấp vào nút Lưu và Gửi Lời mời trên thanh Tác vụ.

Tất cả Người được mời của bạn nhận được một tin nhắn trong Hộp thư đến của họ yêu cầu họ đến cuộc họp của bạn.

Vấn đề duy nhất với cách tiếp cận này - mặc dù nó rõ ràng là trực tiếp - nhưng nó thường bắt đầu một luồng thư điện tử qua lại giữa bạn và khách của bạn. Bạn biết đấy, "Tôi không thể làm nó ở 9:30, nhưng thay vào đó khoảng 10? " đa dạng. Tùy vào số người mà bạn mời vào bất kỳ cuộc họp cụ thể nào, bạn thực sự có thể dành khá nhiều thời gian sau khi gửi lời mời cố gắng phối hợp họ khi họ quay lại với bạn bằng những "Có, tôi có thể" hoặc "Không, Tôi không thể "phản ứng.

Bạn có thể dễ dàng váy này tiến thoái lưỡng nan. Thay vì sử dụng quy trình đơn giản được liệt kê ở trên, hãy yêu cầu Trình lập lịch ghi chú để xem lại Lịch của mỗi người mời để tìm thời điểm chung khi mọi người có mặt. Trang bị thông tin này, bạn có thể thiết lập một thời gian họp thuận tiện cho (hy vọng) tất cả mọi người. Lời mời của bạn đến trong Hộp thư đến của khách hàng đã được tải trước với một ngày và giờ mà bạn biết (heh, heh) khi họ được tự do. Bất kỳ khách nào của bạn vẫn có thể bị từ chối, tất nhiên, nhưng bạn làm giảm cơ hội xảy ra khá đáng kể vì bạn tránh hầu hết các cuộc xung đột lịch trình lên phía trước.

Sử dụng Scheduler

Để Notes đề xuất thời gian tối ưu cho một cuộc họp dựa trên thời điểm những người tham gia cuộc họp bắt buộc và không bắt buộc của bạn có sẵn, hãy giữ nút Lưu và Gửi Lời mời. Thay vào đó, hãy điền mẫu Cuộc họp của bạn như thường lệ và sau đó nhấp vào nút Nhấp để Xem Invitee, Phòng và Tài nguyên có sẵn, bạn có thể tìm thấy trong phần Lập lịch (dưới cùng) của mẫu Cuộc họp. (Xem hình 1)

Hình 2 cho thấy một mẫu lời mời họp với Scheduler đã được mở.

Hình 2: Sử dụng Scheduler để tìm ra khi khách hàng của bạn có mặt để đáp ứng.

Khi bạn sử dụng Trình lên lịch để Notes tìm thời gian họp cho bạn, bạn có hai cách để xem xét: theo thời gian hay nhất theo lịch biểu. Trước tiên, chọn nút radio Tóm tắt (dưới tiêu đề Hiển thị, phía bên trái) để đảm bảo chế độ xem đó. Quan điểm này có lẽ là cách dễ dàng nhất để sử dụng bởi vì bạn có thể nhìn thấy một loạt các đề xuất thời gian thổi qua từng thời điểm, trong đó tất cả những người bạn mời đều có mặt.

Để sử dụng một trong những thời điểm mà Notes đề xuất, chỉ cần chọn thời gian thuận tiện cho tất cả mọi người từ danh sách thả xuống Ước tính thời gian cho Ngày đã Chọn và sau đó nhấp vào nút Sử dụng Thời gian Đã Chọn bên dưới. Ghi chú sau đó sẽ điều chỉnh thời gian của lời mời cuộc họp của bạn. Bạn có thể xem các trường trong phần Whensection ở đầu biểu mẫu Cuộc họp thay đổi cho phù hợp khi bạn nhấp vào một mục nhập trong danh sách này.

Bạn cũng có thể nhấp vào bất kỳ ngày tháng nào trong lịch tháng nhỏ (dưới cùng bên phải của biểu mẫu) để kiểm tra ngày khác và để biết ngày nào bạn bè của bạn có mặt trong ngày đó.

Kiểm tra mũi tên nhỏ bên cạnh tiêu đề Đề xuất Thời gian cho Danh sách ngày Đã Chọn. Nhấp vào mũi tên này để hiển thị thêm sự lựa chọn về thời gian có sẵn.Từ danh sách thả xuống xuất hiện, bạn có thể chọn tìm kiếm thời gian rảnh rỗi tương thích trong một ngày, một tuần hoặc một ngày cụ thể. Điều này đặc biệt hữu ích nếu những người bạn mời không có bất kỳ sẵn có nào vào ngày ban đầu bạn đã chọn.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thời gian phù hợp với tất cả Người được mời, hãy nhấp vào tùy chọn Kiểm tra tất cả các yêu cầu có thể tham dự và sau đó sử dụng danh sách thả xuống tiếp theo để chọn thời gian cho một nhóm nhỏ hơn những người. Điều này hữu ích khi bạn đang cố gắng lên lịch cho một cuộc họp với số lượng lớn hơn - trên 20 người.

Một cách trực quan khác để tìm thời điểm Người mời của bạn có mặt là xem chúng theo lịch trình chi tiết. Chọn nút radio Chi tiết (dưới tiêu đề Hiển thị) để xem bảng hiển thị thời gian mỗi khách của bạn có mặt. Bạn có thể thấy một cái nhìn như trong hình 3. Một lợi thế của bảng lập kế hoạch này là bạn có thể nhìn thấy, mỗi người, thời gian miễn phí trong vòng hai tuần.

Hình 3: Xem chi tiết lịch trình cá nhân để tìm thời gian rảnh.

Kéo thanh dọc lớn, minh bạch cho đến khi bạn tìm thấy thời gian khi mọi người có mặt. (Màu xanh lá cây khi điều này xảy ra) Các khối màu trắng trong bảng đại diện cho thời gian mở và có sẵn, và các khối màu biểu thị thời gian khi người tham gia được cho là bị chiếm đóng. Nếu tất cả những người được mời không có mặt, thanh dọc sẽ chuyển sang màu đỏ để cho bạn biết rằng toàn bộ quân đội của bạn không thể tham dự. (Một phím ở cuối màn hình sẽ nhắc nhở bạn về trạng thái mỗi màu cho biết.)

Bất kể bạn chọn cách nào để tìm thời điểm khi bạn có thể gặp nhau, bạn phải nhấp vào nút Lưu và Gửi Lời mời trên Action thanh khi bạn kết thúc.