Làm thế nào để hoàn thành dự án 2013 trong ít thời gian - núm vú

Nếu bạn làm bài tập về nhà của bạn và thêm dự phòng dự phòng cho dự án, bạn sẽ làm cho kế hoạch thực tế nhưng cũng có thêm thời gian cho dự án. Khi dự án hoàn thành ngày chỉ sẽ không làm việc cho quyền hạn được, bạn phải thử một vài chiến thuật để cắt giảm thời gian xuống kích thước.

Kiểm tra các mối quan hệ phụ thuộc

Thời gian của kế hoạch được xác định bởi thời gian của từng nhiệm vụ và phụ thuộc - mối quan hệ bạn xây dựng giữa các nhiệm vụ. Hãy tự hỏi mình có phải bạn đã xây dựng tất cả các phụ thuộc theo cách tốt nhất có thể hay không.

Có lẽ một nhiệm vụ đã không bắt đầu cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ thứ hai nhưng nhiệm vụ thứ hai có thể đã bắt đầu hai ngày trước khi người tiền nhiệm của nó kết thúc. Xây dựng trong loại chồng lấn này (được gọi là theo dõi nhanh ) có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Trong suốt cuộc đời của một dự án với hàng trăm công việc, việc thêm vào đó sự chồng chéo lên đến thậm chí một vài nhiệm vụ có thể giúp bạn tiết kiệm được một tháng hoặc nhiều hơn.

Sử dụng thanh Task Inspector để mở rộng phạm vi phụ thuộc.

Quản lý sự sẵn có của tài nguyên

Một yếu tố khác thúc đẩy thời gian là sự sẵn có của các nguồn lực. Đôi khi trong mối quan hệ phụ thuộc, một tác vụ không thể bắt đầu trước khi các kết thúc khác, đơn giản bởi vì các tài nguyên không có sẵn cho đến khi nhiệm vụ người tiền nhiệm kết thúc. Hãy tìm những vấn đề tiềm ẩn này với thời gian phụ thuộc vào tài nguyên:

• Bạn đã trì hoãn bắt đầu một tác vụ bởi vì một tài nguyên không có sẵn. Nhưng có lẽ một nguồn khác có thể làm việc. Nếu có, hãy chuyển tài nguyên và để cho công việc bắt đầu sớm hơn.

• Dự án tính toán thời gian của các nhiệm vụ được lên lịch tự động (Công việc cố định và các đơn vị cố định với lập kế hoạch theo nỗ lực) theo số lượng nguồn lực sẵn có để thực hiện công việc. Nếu bạn thêm các nguồn lực vào các nhiệm vụ này, Dự án rút ngắn thời gian của họ.

• Nếu bạn chỉ định một nguồn lực có tay nghề cao hơn cho các nhiệm vụ nhất định, bạn có thể giảm được số giờ làm việc cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ vì người có kỹ năng có thể hoàn thành công việc nhanh hơn.

• Việc gán nhiều tài nguyên hơn cho các nhiệm vụ trên con đường quan trọng có thể rút ngắn các nhiệm vụ theo nỗ lực.

• Bạn có tiền nhưng không có thời gian hoặc nguồn lực. Xem xét thuê một nhà cung cấp bên ngoài để xử lý công việc.

Xóa công việc

Khi mọi thứ không thành công và bạn giảm thời gian càng nhiều càng tốt, đó là thời gian để cắt một số góc cụ thể. Trước tiên, hãy cân nhắc bỏ qua các nhiệm vụ không quan trọng. Sau đó hỏi xem bạn có thể xem lại các mục tiêu của dự án với các bên liên quan và có thể làm giảm phạm vi của nó để bạn có thể vứt bỏ các nhiệm vụ khỏi lịch trình. Bạn thậm chí có thể đàm phán để có chất lượng thấp hơn hoặc mức độ hiệu suất.

Không bao giờ loại bỏ tất cả các slack trong lịch trình. Slack là bạn của bạn; nó cung cấp tính linh hoạt lập kế hoạch xung quanh các nguồn lực.

Thời gian thương mại với chi phí

Đôi khi, mục tiêu quan trọng nhất trong một dự án là lịch trình. Nếu đó là trường hợp của dự án của bạn, bạn có thể thương lượng cho một ngân sách lớn hơn để giảm thời gian tổng thể. Sau đó bạn sử dụng các khoản tiền bổ sung để trả thêm giờ, thêm tài nguyên, vận chuyển nhanh, hoặc tăng cam kết hàng giờ của các nguồn lực hiện có.

Giảm thời gian biểu bằng cách ném tiền (ở dạng tài nguyên) vào vấn đề được gọi là đâm. Tuy nhiên, không phải tất cả các tác vụ đều có thể bị rơi. Nhiệm vụ có thời gian thực sự được cố định mất miễn là họ thực hiện, bất kể số lượng tài nguyên mà bạn ném vào họ.

Để làm hỏng lịch trình, bắt đầu bằng cách phân tích các nhiệm vụ để xem bạn có thể khấu trừ thời gian dài nhất từ ​​lịch biểu cho chi phí thấp nhất. Sau khi bạn khai thác tác vụ này, hãy chuyển sang công việc tốn ít tiền hơn tiếp theo, v.v …

Chỉ tập trung vào các nhiệm vụ nằm trên con đường quan trọng. Giảm thời gian của các nhiệm vụ mà không phải là trên nó không làm gì nếu bạn đang cố gắng làm giảm tổng thể chiều dài của dự án.

Tại một thời điểm, bạn sẽ giảm thời gian của con đường quan trọng đến mức bạn có một con đường quan trọng khác. Sau đó, bạn có thể đi làm việc trên con đường quan trọng mới.

Bạn càng theo dõi nhanh, sụp đổ, và giảm phạm vi dự án, càng có nhiều khả năng nó sẽ trễ. Đúng vậy: Tại một thời điểm nào đó, bạn sẽ nén nhiều thời gian nhất có thể từ lịch trình và nó sẽ có nhiều đường dẫn quan trọng và các đường dẫn gần như quan trọng.

Nếu bất kỳ nhiệm vụ nào trong bất kỳ đường đi nào bị trượt, dự án sẽ cần sử dụng một số dự phòng khẩn cấp. Và nếu bạn không cẩn thận, bạn sẽ sử dụng tất cả và làm cho dự án muộn.