Xuất Access 2007 Tables sang các định dạng khác - manfred

Trong khi mọi đối tượng Microsoft Access 2007 đều có thể được xuất khẩu, việc xuất dữ liệu trong một bảng hoặc truy vấn sang một chương trình khác - như bảng tính - là phổ biến nhất xuất khẩu. Xuất bảng hoặc truy vấn bao gồm việc sắp xếp lại dữ liệu có trong một định dạng khác. Giống như nhập, Access có thể dịch dữ liệu sang nhiều định dạng tệp khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Định dạng xuất khẩu

Thẻ Dữ liệu ngoài trên Ribbon cho thấy tất cả các định dạng tệp tin mà đối tượng có thể xuất ra. (Truy cập xuất khẩu sang các định dạng tương tự mà nó nhập khẩu. Truy cập cũng xuất sang các tệp PDF - Adobe Acrobat - và Microsoft Word.)

Vấn đề chính để giữ một mắt ra khi xuất khẩu là mất dữ liệu . Một bảng truy cập tuyệt vời không phải luôn luôn chuyển thành một bàn Paradox tuyệt vời. Không phải tất cả các cơ sở dữ liệu đều có chung các quy tắc cho

• Các loại dữ liệu: Các loại dữ liệu Truy cập đặc biệt như AutoNumber, Có / Không, Memo, và OLE hầu như chắc chắn sẽ gây ra các vấn đề trong các chương trình khác. Bạn có thể cần một số giải pháp sáng tạo giải quyết để làm cho dữ liệu hoạt động theo cách bạn muốn nó làm việc.

Mỗi chương trình cơ sở dữ liệu có một bộ quy tắc riêng điều chỉnh tên trường như chiều dài và các ký tự đặc biệt (như một đồng đô la hoặc dấu phần trăm) cho phép trong tên trường. Để tránh vấn đề tên trường trong quá trình xuất khẩu, giữ tên trường của bạn ngắn và chỉ sử dụng các chữ cái và số trong khi đặt tên cho các trường Access của bạn. Nếu tên trường của bảng Truy cập của bạn vi phạm các quy tắc của chương trình mà bạn đang xuất sang, việc xuất khẩu sẽ không hoạt động đúng.

Hãy sẵn sàng để dành thời gian điều chỉnh xuất khẩu để nó hoạt động theo cách bạn muốn. Nếu bạn gặp sự cố khi xuất khẩu, hãy tham khảo tài liệu của phần mềm có định dạng tệp bạn đang xuất khẩu cho tên trường và các quy tắc loại dữ liệu

. Xuất bảng hoặc dữ liệu truy vấn

Các bước để xuất bảng hoặc truy vấn đơn giản:

1. Với cơ sở dữ liệu mở, nhấp vào bảng hoặc truy vấn bạn muốn xuất.

Tên bảng được đánh dấu.

2. Nhấp vào tab Dữ liệu bên ngoài trên Ribbon.

Nhóm công cụ xuất khẩu xuất hiện trên Ribbon:

• Các tác vụ xuất khẩu phổ biến có nút riêng.

• Các định dạng hiếm khi sử dụng được gộp vào nút Thêm.

3. Nhấp vào công cụ khớp với chương trình mà bạn sẽ xuất dữ liệu của mình.

Hộp thoại xuất khẩu tùy theo định dạng bạn chọn xuất hiện.

4. Thực hiện theo các bước trong hộp thoại Xuất khẩu để hoàn thành xuất khẩu.

Hộp thoại xuất khẩu sẽ hiển thị các lựa chọn cho định dạng tệp xuất của bạn:

• Mỗi lựa chọn sẽ yêu cầu tên tệp (bao gồm cả đường dẫn) cho dữ liệu đã xuất của bạn.

• Một số quy trình xuất khẩu cũng yêu cầu bạn muốn mở tệp mới sau khi xuất hoàn tất. Điều này có thể ngăn chặn một tìm kiếm bực bội sau khi bạn lưu các tập tin.

5. Chọn hộp kiểm Lưu các bước xuất khẩu nếu bạn biết bạn sẽ thực hiện việc xuất này lần nữa.

Ribbon chứa một nút gọi là Xuất khẩu Đã Lưu. Sử dụng điều này để dễ dàng xuất một bảng hoặc truy vấn trên cơ sở thường lệ.