Tạo ra Rule trong Lotus Notes 6 - núm vú

Quy tắc cho biết Cần phải làm gì với các thư đến nhất định. Ví dụ: bạn có thể có một quy tắc luôn đặt các tin nhắn có một từ nhất định trong trường chủ đề trong một thư mục nhất định hoặc quy tắc di chuyển e-mail từ một người nào đó trực tiếp vào thư mục Thùng rác hoặc có thể là một quy tắc thay đổi ngay lập tức tầm quan trọng của bất kỳ tin nhắn mà bạn nhận được từ ông chủ của bạn để cao. Xem quy tắc của bạn bằng cách nhấp vào từ Quy tắc trong ngăn Điều hướng.

Để tạo một quy tắc mới, trước tiên hãy nhấp vào thư mục Rules trong phần Navigation của thư của bạn. Sau đó nhấp vào nút Quy tắc Mới của thanh hành động. Hình 1 cho thấy hộp thoại New Rule (khá lớn) xuất hiện.

Hình 1: Tạo một quy tắc mới ở đây.

Như bạn thấy từ hình 1, hộp thoại New Rule được chia thành ba phần. Quy tắc này xác định xem quy tắc có được bật hay không, Specify Conditions quyết định những thông điệp mà rule sẽ hành động, và Specify Actions xác định nguyên tắc sẽ làm gì với những thông điệp mà nó chọn.

Bất kỳ quy tắc mới nào bạn tạo được bật, theo mặc định. Bạn có thể, tuy nhiên, có một quy tắc mà bạn muốn tạm thời vô hiệu hóa; ví dụ, có lẽ bạn không muốn thư gửi đến được gửi đến thư mục đó, cho thời gian được. Tại đầu trang của hộp thoại, sử dụng nút radio Rule Is này để quyết định xem quy tắc có đang được thi hành hay không. Chọn nút Bật trong trường (mặc định) và quy tắc sẽ làm bất cứ điều gì bạn yêu cầu. Mặt khác, nếu bạn chọn nút radio Tắt, quy tắc của bạn sẽ bị treo cho đến khi bạn kích hoạt lại.

Tạo điều kiện của quy tắc

Các trường trong phần Specify Conditions của hộp thoại New Rule xác định các thông điệp mà quy tắc của bạn sẽ áp dụng. Ý tưởng cơ bản là sử dụng các trường này để thiết lập một tiêu chí và sau đó sử dụng nút Thêm để lưu điều kiện. Một số quy tắc chỉ có thể có một điều kiện, chẳng hạn như Chủ đề chứa Người lớn . Những người khác có thể phức tạp hơn, với nhiều hơn một điều kiện. Ví dụ: bạn có thể có một quy tắc tìm kiếm thư đến với những từ Cập nhật Bán hàng trong dòng chủ đề được gửi bởi một chàng trai tên là Rob Fichtel.

Khi bạn xác định trường thả xuống thứ hai trong phần Xác định điều kiện của hộp thoại, bạn có thể chọn từ 13 địa điểm khác nhau để xem:

• người gửi: Chọn tin nhắn theo tên của người đã gửi thông điệp. Bạn có thể, ví dụ, tạo ra một quy tắc tự động tìm kiếm các tin nhắn từ ông chủ của bạn.
• chủ đề: Chọn tin nhắn dựa trên những gì có trong chủ đề của tin nhắn, chẳng hạn như Cập nhật Bán hàng .
• body: Tìm tin nhắn với một từ hoặc cụm từ nhất định ở bất kỳ vị trí nào trong nội dung tin nhắn.
• tầm quan trọng: Chọn tin nhắn dựa trên tầm quan trọng mà người gửi đã chọn cho nó (Cao / Trung bình / Thấp).
• ưu tiên phân phối: Chọn tin nhắn dựa trên mức độ ưu tiên phân phối mà tác giả được gán cho thông báo.
• đến: Chọn tin nhắn theo tên của người hoặc người trong trường Đến của tin nhắn.
• cc: Chọn tin nhắn theo tên của người hoặc người trong trường cc của thư.
• bcc: Chọn tin nhắn theo tên của người hoặc người trong trường bcc của thư.
• đến hoặc cc: Chọn tin nhắn theo tên của người hoặc người trong trường To hoặc cc của thư.
• cơ thể hoặc chủ đề: Nhập tiêu chí mà Chú ý sẽ tìm kiếm trong cả chủ đề và nội dung của tin nhắn.
• Tên miền Internet: Chỉ định thư từ một công ty cụ thể, chẳng hạn như ibm. com hoặc yourcustomerscompany. com.
• Kích thước: Chỉ định các tin nhắn có kích thước cụ thể.
• tất cả các tài liệu: Áp dụng quy tắc của bạn cho tất cả các tin nhắn mới.

Sau khi bạn báo cho Notes biết xem ở đâu, bạn sử dụng trường thả xuống thứ ba trong phần Xác định điều kiện của hộp thoại để báo cho Notes loại so sánh mà bạn quan tâm:

• chứa: Thuật ngữ mà bạn nhập vào trường thứ ba có thể xảy ra bất cứ nơi nào trong trường mà bạn chọn trong trường đầu tiên.
• không chứa: Bất cứ điều gì bạn chọn trong trường đầu tiên không thể bao gồm những gì bạn nhập vào trường thứ ba.
• là: Bất cứ thứ gì bạn chọn trong trường đầu tiên phải chính xác bằng với những gì bạn nhập vào trường thứ ba.
• không phải là: Bất cứ điều gì bạn chọn trong trường đầu tiên không thể là những gì bạn nhập vào trường thứ ba.

Cuối cùng, sử dụng trường thứ ba trong phần Specify Conditions để nói cho Notes những gì bạn đang tìm kiếm. Chỉ cần nhập cụm từ tìm kiếm - tên của một người, từ bạn muốn tìm trong phần thư, tên miền Internet, v.v … - trong trường thứ ba.

Sau khi bạn xác định ba phần của điều kiện, nhấp vào nút Thêm để lưu điều kiện. Nếu bạn đổi ý sau khi lưu điều kiện, bạn có thể sử dụng nút Xóa và Loại bỏ Tất cả để chỉnh sửa bất kỳ lỗi nào. Bạn phải chọn điều kiện trong trường Thông báo Thư đến khi Gặp Điều kiện này và nhấp vào nút Loại bỏ để xóa.

Đôi khi bạn có thể muốn có một quy tắc với nhiều hơn một điều kiện. Có thể quy tắc này nhằm tìm kiếm thông điệp từ một khách hàng nhất định và cũng có từ đơn hàng mới trong dòng chủ đề của họ. Một quy tắc có thể có nhiều điều kiện như bạn muốn; chỉ cần tiếp tục sử dụng nút Thêm nếu bạn cần nhiều hơn một.

Khi bạn chỉ định nhiều điều kiện cho một quy tắc, bạn có thể muốn yêu cầu Notes hoạt động chỉ khi đáp ứng mỗi tiêu chí. Các lần khác, bạn có thể muốn Notes thực hiện nếu bất kỳ nào của các tiêu chí được chỉ định được đáp ứng. Ví dụ, trong hình 1, Ghi chú được thiết lập để xóa mọi thư có nội dung hoặc chủ đề có chứa từ Người lớn . Từ Người lớn không phải xuất hiện ở cả hai nơi để kích hoạt quy tắc.Nếu bạn thích, bạn có thể thiết lập Ghi chú để từ Người lớn phải xuất hiện trong chủ thể và để kích hoạt quy tắc. Bạn kiểm soát tính năng này bằng cách chọn AND hoặc OR trong trường thả xuống đầu tiên. Trường thả xuống này chỉ xuất hiện sau khi bạn đã nhấp vào Thêm để thêm ít nhất một điều kiện vào quy tắc của mình.

Xác định hành động của quy tắc

Sau khi bạn thông báo cho Notes về những thông điệp mà một quy tắc sẽ hành động, hãy sử dụng phần Specify Actions của hộp thoại để xác định Notes sẽ làm gì với những thư đó. Đây là một phần của hộp thoại nơi bạn cho Notes biết rằng bạn muốn chuyển các thư nhất định này đến một thư mục nhất định, đã bị xóa, v.v.

Phần này của hộp thoại có hai trường. Đầu tiên - một danh sách thả xuống - cho Notes biết bạn muốn làm gì với những thư này. Trường thứ hai ghi chú nơi để đặt chúng.

Trong trường đầu tiên, bạn có thể chọn sáu điều với một thông điệp thỏa mãn (các) điều kiện mà bạn đã thiết lập ở đầu hộp thoại New Rule:

• di chuyển đến thư mục: Ghi chú cho di chuyển các thông điệp phù hợp đến một thư mục nhất định, tên mà bạn nhập vào trường thứ hai hoặc sử dụng nút Chọn để chọn, cả hai đều xuất hiện khi bạn chọn tùy chọn này.
• sao chép vào thư mục: Tell Notes để di chuyển các tin nhắn phù hợp đến một thư mục nhất định, tên mà bạn nhập vào trường thứ hai hoặc sử dụng nút Chọn để chọn, cả hai đều xuất hiện khi bạn chọn tùy chọn này. Điều này khác với việc di chuyển đến một thư mục trong đó thư vẫn còn trong Hộp thư đến của bạn.
• gửi bản sao tới: Tự động chuyển tin nhắn tới người khác.
• đặt ngày hết hạn: Đánh dấu ngày mà thông báo sẽ hết hạn.
• thay đổi tầm quan trọng thành: Đánh dấu tầm quan trọng của tin nhắn là Cao, Trung bình hoặc Cao - bất kể cách người gửi đặt tầm quan trọng của tin nhắn.
• xóa: Xóa tin nhắn.

Sau khi sử dụng danh sách thả xuống này để quyết định những gì sẽ xảy ra với các tin nhắn, hãy sử dụng trường bên phải để nhập tên của thư mục, hoặc tên của người mà thư sẽ được chuyển tiếp, và trên. Trường bên phải xuất hiện hoặc không phụ thuộc vào những gì bạn đã chọn trong danh sách thả xuống.

Sau khi bạn xác định điều kiện và hành động của quy tắc, nhấp vào nút OK ở cuối hộp thoại Quy tắc Mới để lưu nó. Quy tắc mới của bạn sẽ xuất hiện trong chế độ xem Quy tắc trong thư của bạn.

Giống với điều kiện, quy tắc có thể có nhiều hơn một hành động. Ví dụ: bạn có thể thiết lập quy tắc để tìm kiếm thư từ một khách hàng nhất định và sau đó tự động chuyển tiếp thư đó tới trợ lý của bạn sau khi cũng gửi thư trong một thư mục đặc biệt.