10 Mẹo để tăng năng suất với Office 365 - núm vú

Office 365 là công nghệ đám mây cho bất kỳ tổ chức nào lợi ích của một trung tâm dữ liệu phức tạp mà không gặp rắc rối và chi phí duy trì một. Ở đây, bạn tìm thấy các mẹo và thủ thuật "sẵn sàng để áp dụng" để tăng năng suất và hiệu quả trong tổ chức hoặc thực hành của bạn.

Tự phục vụ từ Bảng điều khiển Y tế Dịch vụ

Nếu bạn là quản trị viên được chỉ định cho tổ chức của mình, rất có thể bạn sẽ nhận được yêu cầu về các vấn đề mà người dùng của bạn đang gặp phải trong Office 365. Trước khi bạn dành nhiều thời gian để khắc phục sự cố một vấn đề, trước tiên hãy kiểm tra Bảng điều khiển Y tế Dịch vụ trong Office 365 để xác định xem vấn đề có phải là từ khi kết thúc hay không.

Một cái nhìn mới về cổng Office 365 vẫn đang trong quá trình xem trước nhưng dự kiến ​​sẽ sớm ra mắt. Trong đó, bạn có thể quản lý thuê văn phòng Office 365 của bạn: quản lý người dùng, tạo nhóm, cập nhật đăng ký, xem lại thanh toán, liên hệ với bộ phận hỗ trợ, cấu hình cài đặt, chạy báo cáo và xem tình trạng sức khoẻ của dịch vụ (xem hình sau).

Xem trước phiên bản Bảng điều khiển quản trị viên Office 365 mới.

Nếu bất kỳ dịch vụ được theo dõi nào trong Bảng điều khiển Y tế Dịch vụ không phải là màu xanh lá cây, bạn sẽ thấy thông tin hữu ích trên nền của vấn đề, ai bị ảnh hưởng, những gì Microsoft đang làm và nó sẽ là những bước tiếp theo.

Hành động như người IT

Tại một điểm này hay khác, tất cả chúng tôi đều mong muốn chúng tôi có quyền hạn tuyệt vời của IT Guy. Đây là người có thể mở khóa máy tính của bạn một cách kỳ diệu, đặt lại mật khẩu và cung cấp cho bạn quyền truy cập vào nội dung đặc quyền trong tổ chức của bạn.

Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu bạn mất điện thoại với thông tin dữ liệu bí mật và CNTT Guy không có sẵn? Vậy thì bạn có thể hành động như một anh chàng IT.

Bạn có thể dễ dàng xóa dữ liệu khỏi thiết bị không dây của mình và thậm chí xóa thiết bị khỏi tài khoản của mình để ngăn ngừa vi phạm an ninh và / hoặc vi phạm quyền riêng tư.

Xóa nhanh dữ liệu hoặc xóa thiết bị của bạn từ tài khoản Exchange Online bằng cách thực hiện các bước sau:

Đăng nhập vào cổng Office 365.

1. Từ trình khởi chạy ứng dụng, nhấp vào ô Thư.
2. Ở bên phải của thanh điều hướng Office 365, nhấp vào biểu tượng Cài đặt.
3. Nhấp vào Thư từ khung Cài đặt ở bên phải.
4. Nhấp vào Chung từ khung bên trái.
5. Nhấp vào Thiết bị di động, sau đó chọn thiết bị di động được đồng bộ hóa với tài khoản của bạn.
6. Nhấp vào biểu tượng Xoá thiết bị (xem hình sau).
7. Bạn cũng có thể muốn xóa thiết bị di động hoàn toàn khỏi tài khoản của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng Xóa (trông giống dấu trừ).

Xóa từ xa một thiết bị.

Chia sẻ khối lượng công việc

Nhân viên CNTT không phải là hiếm khi phải mất nhiều thời gian để chăm sóc các loại công việc của Help Desk và không có nhiều thời gian để chủ động và mang tính chiến lược.

Trong Office 365, nhân viên CNTT có thể trao quyền cho người dùng của họ quản lý các quyền của trang SharePoint và thậm chí cho phép người dùng mời người dùng bên ngoài. Kiểm tra cài đặt trong trung tâm quản trị SharePoint và chọn một trong hai tùy chọn chia sẻ bên ngoài (được hiển thị) đáp ứng nhu cầu của tổ chức bạn để bắt đầu chia sẻ khối lượng công việc này với những người khác trong tổ chức của bạn.

Tùy chọn chia sẻ bên ngoài trong SharePoint Online.

Sử dụng trợ lý lập lịch trình

Không có gì đáng phàn nàn hơn là cố gắng thiết lập một cuộc họp với một nhóm người và không biết sự sẵn có của họ. Trong Office 365, thông tin rảnh / bận trong Exchange Online tiết kiệm trong ngày. Chức năng này cho phép bạn biết liệu người đó có tự do, bận rộn, làm việc ở nơi khác, ngoài văn phòng, hoặc có cuộc họp dự kiến ​​vào lịch. Nó hoạt động không chỉ cho người dân mà còn cho các nguồn lực, chẳng hạn như phòng hội nghị.

Bạn thấy thông tin rảnh / bận của một người khi bạn tạo cuộc họp và sử dụng Trợ lý Lập biểu. Dưới đây là cách:

Tạo thư mời họp trong Outlook.

1. Thêm những người bạn muốn mời tham gia cuộc họp.
2. Từ Ribbon, nhấp vào Trợ lý Lập biểu.
3. Nếu thời gian bạn chọn bị chặn cho bất kỳ người nào của bạn, hãy tìm thời gian phù hợp nhất cho tất cả, sau đó nhấp vào nút Gửi.
4. Chia sẻ lịch của bạn

Một tính năng thú vị của Outlook Online là lịch cũng mạnh mẽ như ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Bạn có thể áp dụng màu sắc cho cuộc hẹn của mình để xem xét một cách nhanh chóng về ngày, tuần hoặc tháng của bạn, gửi yêu cầu họp, thiết lập cảnh báo và thông báo, và cả nhiều hơn nữa.

Bạn có thể chia sẻ lịch của mình với những người bên ngoài tổ chức của bạn để giúp họ dễ dàng biết được tính khả dụng của bạn. Bạn có thể chọn để cung cấp cho họ đầy đủ chi tiết cho lịch của bạn, hạn chế, hoặc chỉ hiển thị của bạn có sẵn.

Để chia sẻ lịch của bạn từ Outlook Online, hãy làm theo các bước sau:

Nhấp vào biểu tượng Lịch từ trình khởi chạy ứng dụng.

1. Nhấp vào Chia sẻ từ điều hướng trên cùng, sau đó nhấp vào Lịch.
2. Nhập địa chỉ email hoặc địa chỉ của những người mà bạn muốn chia sẻ lịch của mình, sau đó chọn chi tiết bạn muốn chia sẻ.
3. Nhấp Gửi.
4. Hãy nhớ lại khuôn mặt

Nếu bạn làm việc cho một tổ chức lớn, bạn có thể sẽ làm việc với nhiều người có cùng tên. Nếu bạn tìm kiếm hộp thư đến của mình để nhận email từ những người có cùng tên với những người bạn làm việc, bạn cần đảm bảo rằng bạn đang chọn đúng người. Bạn có thể nhanh chóng thu hẹp kết quả tìm kiếm bằng cách nhìn vào hình ảnh được hiển thị bên cạnh tên của địa chỉ liên hệ ngay từ kết quả tìm kiếm. Gọn gàng, đúng không?

Unclutter with Clutter

Lọc các email có mức độ ưu tiên thấp từ hộp thư của bạn bằng cách sử dụng Clutter để bạn có thể tập trung vào những thông điệp quan trọng nhất.Office 365 theo dõi hành vi email của bạn và học hỏi từ nó để nó biết email nào quan trọng hoặc không quan trọng đối với bạn. Các email cuối cùng trong thư mục Clutter vẫn đang ở đó để xem lại; chúng không bị xóa. Bạn cũng có thể "dạy" hệ thống sở thích bằng cách di chuyển một email trở lại Inbox nếu nó kết thúc trong thư mục Clutter.

Phần lớn về điều này? Bạn không phải làm bất cứ điều gì! Lộn xộn là tự động để bạn có thể di chuyển ngay bên cạnh mũi tiếp theo.

Đồng bộ hóa các tệp của bạn

Bất kể bạn có kết nối như thế nào, chắc chắn bạn sẽ gặp phải tình huống mà bạn không có quyền truy cập Internet. Chỉ vì bạn không có quyền truy cập không có nghĩa là hiệu quả của bạn phải giảm.

Bạn có thể tiếp tục làm việc trên tài liệu OneDrive for Business hoặc SharePoint Online của mình ngoại tuyến và đồng bộ hóa chúng lại với máy chủ khi bạn có kết nối Internet. Ứng dụng OneDrive for Business phải được cài đặt như một phần của Office Pro Plus. Nếu bạn không nhìn thấy nó, hãy nhấp vào OneDrive từ trình khởi chạy ứng dụng trong Office 365, nhấp vào Đồng bộ hóa từ điều hướng trên cùng, sau đó làm theo các hướng dẫn. Cùng một nút có sẵn trong các thư viện tài liệu SharePoint Online.

Giết cây thư điện tử

Đây là tình huống: Bạn có một báo cáo do trong ba ngày và bạn cần dữ liệu từ John, Jane, Mary và Peter. Bạn email cho tất cả họ yêu cầu đầu vào. John và Jane trả lời với đầu vào của họ. Mary đã không nhìn thấy email của bạn. Peter trả lời và sao chép Beth. Beth trả lời nhưng David của David. David trả lời tất cả nhưng quên bao gồm Beth. Cuối cùng bạn đã có tất cả các đầu vào và bạn sắp hoàn thành báo cáo nhưng Mary, vào phút cuối cùng, đã trả lời tất cả nhưng không nhìn vào đầu vào của Beth và David. Vì vậy, bây giờ bạn phải thêm phản hồi của mình và gửi lại phiên bản mới để mọi người xem lại.

Câu chuyện này có thể tiếp tục và cho đến khi tóc bạn chuyển sang màu xám trong sự thất vọng, nhưng có một cách tốt hơn để làm điều này: Giết cây thư điện tử. Thay vào đó hãy sử dụng Yammer.

Với Yammer, mọi người sẽ nhìn thấy phản hồi của mọi người. Nếu có người mới đến, người đó sẽ nhìn thấy phản hồi của mọi người. Vì vậy, có. Không có cây thư điện tử nữa.

Hiện đại với các tài liệu đính kèm của bạn

Trong thế giới cũ, bạn sẽ làm việc trên một tài liệu, lưu nó trong thư viện tài liệu, chỉ định quyền truy cập vào thư viện, lấy liên kết cho tài liệu, kích hoạt Outlook, bắt đầu một email, sau đó gửi liên kết tới tài liệu đó cho đồng nghiệp của bạn để họ có thể đồng tác với bạn.

Trong thế giới mới, hiện đại Tệp đính kèm là điều. Đây là cách hoạt động: Bạn đang cháy. Bạn đã có bốn tài liệu bạn vừa hoàn thành và lưu trong SharePoint hoặc OneDrive. Bạn đi tới Outlook, tạo một email mới, và thêm người nhận. Khi bạn nhấp vào nút Đính kèm Tệp, bạn sẽ thấy danh sách các tài liệu gần đây nhất mà bạn đang làm. Từ danh sách, bạn có thể chọn tài liệu bạn muốn chia sẻ. Sau đó, bạn nhớ một trong những người nhận không có quyền truy cập vào thư viện. Không vấn đề gì. Bạn có thể cấp quyền truy cập vào tệp ngay từ Outlook tới người nhận mà không đi đến OneDrive hoặc SharePoint đầu tiên.Làm thế nào mà cho hiện đại?