Mục lục:
- Nhiều người sợ hãi khi mắc phải sai lầm, vì vậy họ không bao giờ thử bất cứ điều gì mới có thể tiết kiệm thời gian và làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn. May mắn thay, Office 2016 cho phép bạn tự do thử nghiệm với các lệnh khác nhau vì nếu bạn làm bất cứ điều gì, chẳng hạn như xóa hoặc sửa đổi văn bản hoặc thêm một hình ảnh hoặc trang, bạn có thể ngay lập tức đảo ngược những gì bạn đã làm bằng cách sử dụng lệnh Undo (Ctrl + Z) ngay lập tức .
- Để sử dụng lệnh Cắt hoặc Sao chép, chỉ cần chọn một mục (văn bản hoặc hình ảnh) và chọn biểu tượng Cắt hoặc Sao chép trên tab Trang chủ (hoặc nhấn Ctrl + X để cắt hoặc Ctrl + C để sao chép).
- Bạn nên lưu tệp theo định kỳ, chẳng hạn như sau khi bạn thực hiện nhiều thay đổi đối với tệp. Để lưu một tệp tin, hãy nhấn Ctrl + S hoặc nhấp vào biểu tượng Lưu trên thanh công cụ Truy cập nhanh.
- Để chọn lệnh Print, nhấn Ctrl + P. Thao tác này ngay lập tức in một bản sao của toàn bộ tài liệu của bạn. Nếu bạn muốn chọn trang nào để in hoặc số lượng bản sao để in, sau đó nhấp vào tab Tệp và chọn In để thay thế.
- Trình kiểm tra chính tả hữu ích và hữu ích, nhưng chúng có thể bị lừa một cách dễ dàng. Bạn có thể đánh vần một từ đúng (như
- Tạo một tệp mới (Ctrl + N)
- Đây là một cách nhanh chóng để tạo một tài liệu trống: Chỉ cần nhấn Ctrl + N. Office 2016 ngay lập tức tạo ra một tệp tin trống mà không làm bạn lội qua bất kỳ cửa sổ nào.
- Tìm và thay thế văn bản (Ctrl + H)
- Khi thay thế văn bản, bạn có thể lựa chọn sử dụng lệnh Thay thế hoặc Thay thế tất cả. Lệnh Thay thế cho phép bạn xem lại từng từ trước khi bạn thay thế nó để đảm bảo rằng đó là những gì bạn thực sự muốn làm. Lệnh Thay thế tất cả thay thế văn bản mà không cho bạn cơ hội để xem nó có chính xác hay không. Khi sử dụng lệnh Thay thế tất cả, hãy lưu ý rằng Office 2016 có thể thay thế các từ không chính xác. Ví dụ, ngoài việc thay thế
- Nếu bạn không lưu nội dung của cửa sổ hiện tại, Office 2016 sẽ hiển thị một hộp thoại yêu cầu bạn có muốn lưu dữ liệu của bạn trước khi nó đóng cửa sổ không.
Video: Cao thủ Excel nhờ phím tắt 2025
Một chủ đề phổ biến của Văn phòng 2016 là tất cả các chương trình trông và làm việc như nhau. Sau khi bạn đã học cách sử dụng Word, bạn sẽ không phải tìm hiểu Excel hay PowerPoint nhiều hơn vì các tab Ribbon đều hoạt động theo những cách tương tự.
Thậm chí tốt hơn, các lệnh gõ phím tương tự hoạt động giống nhau trong tất cả các chương trình Office 2016. Bằng cách ghi nhớ các phím tắt phím tắt, bạn sẽ có thể làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn với Office 2016, bất kể bạn đang sử dụng chương trình nào vào thời điểm đó.
Nhiều người sợ hãi khi mắc phải sai lầm, vì vậy họ không bao giờ thử bất cứ điều gì mới có thể tiết kiệm thời gian và làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn. May mắn thay, Office 2016 cho phép bạn tự do thử nghiệm với các lệnh khác nhau vì nếu bạn làm bất cứ điều gì, chẳng hạn như xóa hoặc sửa đổi văn bản hoặc thêm một hình ảnh hoặc trang, bạn có thể ngay lập tức đảo ngược những gì bạn đã làm bằng cách sử dụng lệnh Undo (Ctrl + Z) ngay lập tức.
Nếu bạn ngừng hoàn tác thay đổi và sau đó đột nhiên nhận ra rằng bạn không muốn hoàn tác thay đổi đó, bạn có thể làm lại lệnh bạn đã đảo ngược trước đó. Để làm lại lệnh mà bạn đã hoàn tác, hãy chọn lệnh Redo (Ctrl + Y).
Chỉnh sửa bất kỳ tập tin nào thường có nghĩa là di chuyển hoặc sao chép dữ liệu từ nơi này sang nơi khác. Có thể hiểu được, ba trong số các lệnh phổ biến nhất là các lệnh Cắt, Sao chép và Dán.
Để sử dụng lệnh Cắt hoặc Sao chép, chỉ cần chọn một mục (văn bản hoặc hình ảnh) và chọn biểu tượng Cắt hoặc Sao chép trên tab Trang chủ (hoặc nhấn Ctrl + X để cắt hoặc Ctrl + C để sao chép).
Cả hai lệnh Cut and Copy thường được sử dụng với lệnh Paste. Tuy nhiên, lệnh Cắt, mà không có lệnh Paste, về bản chất tương đương với việc xóa văn bản hoặc đối tượng đã chọn.
Mỗi khi bạn chọn lệnh Cắt hoặc Sao chép, Office 2016 tự động lưu trữ dữ liệu đã chọn (văn bản hoặc hình ảnh) trên Office Clipboard, có thể chứa đến 24 mục. Sau khi bạn cắt hoặc sao chép các mục vào Office Clipboard, bạn luôn có thể lấy chúng.
Nếu bạn tắt máy tính hoặc thoát Office 2016, bất kỳ mục nào trên Office Clipboard sẽ bị mất.
Lưu một tệp (Ctrl + S)
Không bao giờ tin tưởng rằng máy tính, hệ điều hành hoặc Office 2016 của bạn sẽ hoạt động khi bạn cần. Đó là lý do tại sao bạn nên lưu tệp theo định kỳ trong khi đang làm việc: Nếu không, và sức mạnh đột nhiên biến mất, bạn sẽ mất tất cả những thay đổi bạn đã thực hiện cho tệp của mình kể từ lần cuối cùng bạn lưu tệp.Nếu lần cuối bạn lưu tệp là 20 phút trước, bạn sẽ mất tất cả những thay đổi bạn đã thực hiện trong 20 phút vừa qua.
Bạn nên lưu tệp theo định kỳ, chẳng hạn như sau khi bạn thực hiện nhiều thay đổi đối với tệp. Để lưu một tệp tin, hãy nhấn Ctrl + S hoặc nhấp vào biểu tượng Lưu trên thanh công cụ Truy cập nhanh.
Lần đầu tiên bạn lưu tệp, Office 2016 sẽ hỏi bạn một tên mô tả. Sau khi đã lưu một tệp ít nhất một lần, bạn có thể chọn lệnh Lưu và Office 2016 sẽ lưu tệp của bạn mà không làm phiền bạn bằng một hộp thoại.
In một tập tin (Ctrl + P)
Mặc dù tất cả các lời hứa của một văn phòng không giấy tờ, nhiều người đang in và sử dụng giấy hơn bao giờ hết. Do đó, một trong những lệnh phổ biến nhất bạn sẽ sử dụng là lệnh In.
Để chọn lệnh Print, nhấn Ctrl + P. Thao tác này ngay lập tức in một bản sao của toàn bộ tài liệu của bạn. Nếu bạn muốn chọn trang nào để in hoặc số lượng bản sao để in, sau đó nhấp vào tab Tệp và chọn In để thay thế.
Kiểm tra chính tả (F7)
Trước khi bạn cho phép bất kỳ ai xem tệp của bạn, trước tiên hãy chạy kiểm tra chính tả. Chỉ cần nhấn F7, và Office 2016 kiểm tra kỹ lỗi chính tả của văn bản. Khi trình kiểm tra chính tả tìm thấy một từ đáng ngờ, nó sẽ hiển thị một hộp thoại cho phép bạn chọn chính tả chính xác, bỏ qua từ hiện tại được đánh dấu, hoặc lưu trữ từ được đánh dấu trong từ điển Office 2016 vì vậy nó sẽ không gắn cờ từ đó là sai chính tả một lần nữa.
Trình kiểm tra chính tả hữu ích và hữu ích, nhưng chúng có thể bị lừa một cách dễ dàng. Bạn có thể đánh vần một từ đúng (như
của họ)
nhưng sử dụng từ đó không chính xác, chẳng hạn như Bạn đã quỳ hai lần di chuyển. Kiểm tra chính tả sẽ không phải lúc nào cũng nhận ra lỗi ngữ pháp, vì vậy bạn vẫn cần phải kiểm chứng lại tệp của mình bằng tay chỉ để đảm bảo rằng bạn không có bất kỳ từ nào sai chính tả hoặc không chính xác trong tệp của bạn. Nếu bạn không muốn Office 2016 kiểm tra chính tả toàn bộ tệp của bạn, chỉ cần đánh dấu văn bản bạn muốn kiểm tra chính tả và sau đó nhấn F7. Mở một tập tin (Ctrl + O)
Nói chung, bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn để làm việc với các tập tin hiện có hơn là tạo ra một tập tin mới. Thay vì buộc bạn nhấp vào tab Tệp mỗi lần và tìm lệnh Mở, chỉ cần nhấn Ctrl + O. Thao tác này sẽ hiển thị ngay cửa sổ Mở để bạn có thể chọn một tệp để mở.
Tạo một tệp mới (Ctrl + N)
Thông thường, nếu bạn muốn tạo một tệp mới trong Office 2016, bạn phải nhấp vào tab Tệp và nhấp vào Mới. Sau đó, bạn phải quyết định xem bạn có muốn tạo một tài liệu trống hoặc sử dụng mẫu hay không.
Đây là một cách nhanh chóng để tạo một tài liệu trống: Chỉ cần nhấn Ctrl + N. Office 2016 ngay lập tức tạo ra một tệp tin trống mà không làm bạn lội qua bất kỳ cửa sổ nào.
Nhấn Ctrl + N trong Outlook 2016 tạo ra một mục khác, chẳng hạn như tạo một thư điện tử hoặc công việc mới, tùy thuộc vào những gì bạn đang làm với Outlook vào thời điểm đó.
Tìm văn bản (Ctrl + F)
Lệnh Tìm cho phép bạn tìm kiếm từ hoặc cụm từ được chôn ở đâu đó trong tệp của bạn. Để sử dụng lệnh Find, chỉ cần nhấn Ctrl + F. Thao tác này mở một hộp thoại cho phép bạn nhập văn bản bạn muốn tìm.
Tìm và thay thế văn bản (Ctrl + H)
Đôi khi bạn cần phải tìm và thay thế văn bản bằng một cái gì đó khác, chẳng hạn như thay thế tên của người anh họ của bạn bằng tên riêng của bạn (đặc biệt hữu ích cho việc thay đổi di chúc trong một di sản phong phú). Để tìm và thay thế văn bản, nhấn Ctrl + H. Khi hộp thoại xuất hiện, gõ văn bản bạn muốn tìm và văn bản bạn muốn thay thế.
Khi thay thế văn bản, bạn có thể lựa chọn sử dụng lệnh Thay thế hoặc Thay thế tất cả. Lệnh Thay thế cho phép bạn xem lại từng từ trước khi bạn thay thế nó để đảm bảo rằng đó là những gì bạn thực sự muốn làm. Lệnh Thay thế tất cả thay thế văn bản mà không cho bạn cơ hội để xem nó có chính xác hay không. Khi sử dụng lệnh Thay thế tất cả, hãy lưu ý rằng Office 2016 có thể thay thế các từ không chính xác. Ví dụ, ngoài việc thay thế
Bob
với Frank, Office 2016 cũng có thể thay thế tất cả các lần xuất hiện Bobcat với Frankcat, cái gì bạn không muốn làm. Đóng cửa sổ (Ctrl + W) hoặc chương trình (Alt + F4) Để đóng cửa sổ, bạn có thể nhấp vào hộp Đóng cửa sổ đó hoặc nhấp vào tab Tệp và sau đó nhấp vào Đóng. Để thay thế nhanh hơn, chỉ cần nhấn Ctrl + W để đóng cửa sổ hiện tại ngay lập tức.
Nếu bạn không lưu nội dung của cửa sổ hiện tại, Office 2016 sẽ hiển thị một hộp thoại yêu cầu bạn có muốn lưu dữ liệu của bạn trước khi nó đóng cửa sổ không.
Trong trường hợp bạn muốn tắt chương trình đang chạy hiện tại, chỉ cần nhấn Alt + F4. Nếu bạn có bất kỳ tệp tin mở, chưa lưu, Office 2016 trước tiên sẽ hỏi nếu bạn muốn lưu chúng trước khi đóng các tệp và tắt chương trình.
