ĐIểm nổi bật trên và dưới của bảng điều khiển trong báo cáo của Excel - núm vú

Dashboarding và báo cáo trong Excel thường là về hiển thị dữ liệu hành động. Bạn thường sẽ thấy rằng các nhà quản lý quan tâm đến đầu và cuối mọi thứ: 50 khách hàng hàng đầu, 5 nhân viên bán hàng dưới cùng, 10 sản phẩm hàng đầu. Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng điều này là bởi vì các nhà quản lý có một khoảng thời gian quan tâm của một đứa trẻ bốn tuổi, có một lý do hợp lý hơn để tập trung vào các ngoại lệ.

Nếu bạn, với tư cách là người quản lý, biết ai là người có mười tài khoản tạo doanh thu, bạn có thể áp dụng nỗ lực và nguồn lực để xây dựng các tài khoản đó. Bởi vì bạn rất có thể sẽ không có tài nguyên để tập trung vào tất cả các tài khoản, xem một tập hợp các tài khoản có thể quản lý được sẽ hữu ích hơn.

May mắn thay, bảng xoay giúp dễ dàng lọc dữ liệu của bạn cho năm đầu, mười dưới cùng, hoặc bất kỳ sự kết hợp nào của các biểu ghi ở trên cùng hoặc dưới cùng. Đây là một ví dụ.

Hãy tưởng tượng rằng trong công ty của bạn, Phân đoạn kinh doanh Phụ kiện là một doanh nghiệp có lợi nhuận cao - bạn kiếm được nhiều lợi nhuận nhất cho mỗi đô la doanh thu trong phân khúc Phụ kiện. Để tăng doanh thu, người quản lý của bạn muốn tập trung vào 50 khách hàng chi tiêu ít nhất một khoản tiền vào phụ kiện. Rõ ràng ông muốn dành thời gian và nguồn lực của mình để thu hút được những khách hàng này để mua thêm phụ kiện. Dưới đây là những việc cần làm:

1. Xây dựng một bảng xoay với phân đoạn kinh doanh trong khu vực bộ lọc, Khách hàng trong khu vực hàng và Số lượng bán hàng trong khu vực giá trị; xem hình. Đối với giá trị mỹ phẩm, hãy thay đổi cách bố trí thành Mẫu bảng.

   

2. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tên khách hàng nào trong trường Customer, chọn Filter, và sau đó là Top 10 - như thể hiện trong hình này.

   

   Đừng để nhãn Top 10 nhầm lẫn bạn. Bạn có thể sử dụng tùy chọn Top 10 để lọc cả các bản ghi ở trên và dưới.

3. Trong hộp thoại Top 10 Filter, như minh họa trong hình này, bạn chỉ cần xác định xem bạn đang tìm kiếm. Trong ví dụ này, bạn muốn 50 mục dưới cùng (khách hàng), như được xác định bởi trường Tổng số tiền bán hàng.

   

4. Nhấn OK để áp dụng bộ lọc.

5. Trong khu vực bộ lọc, nhấp vào nút thả xuống cho trường Phân đoạn kinh doanh và chọn hộp kiểm cho mục lọc Phụ kiện, như thể hiện trong hình này.

   

   Tại thời điểm này, bạn có chính xác những gì người quản lý yêu cầu - 50 khách hàng đã dành ít tiền nhất vào phụ kiện. Bạn có thể đi thêm một bước nữa và định dạng báo cáo một chút bằng cách sắp xếp vào Số tiền bán hàng và áp dụng một định dạng tiền tệ cho các số. Xem hình.

   

Lưu ý rằng bởi vì bạn đã xây dựng chế độ xem này bằng cách sử dụng bảng xoay vòng, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh báo cáo vừa tạo để tạo một chế độ xem hoàn toàn mới.Ví dụ, bạn có thể thêm trường SubRegion - thể hiện trong hình này - vào khu vực bộ lọc để có được 50 khách hàng của Anh Quốc đã chi tiêu ít nhất một khoản tiền vào phụ kiện.

Đây là sức mạnh của việc sử dụng bảng tổng hợp trên cơ sở bảng điều khiển và báo cáo của bạn. Tiếp tục chơi xung quanh với tùy chọn Top 10 filter để xem loại báo cáo nào bạn có thể đưa ra.

Bạn có thể nhận thấy rằng trong hình đó, báo cáo dưới cùng 50 chỉ hiển thị 23 bản ghi. Điều này là do có ít hơn 50 khách hàng trên thị trường Vương quốc Anh có bán phụ tùng. Nếu bạn yêu cầu mức dưới 50, Excel sẽ hiển thị tối đa 50 tài khoản, nhưng ít hơn nếu có dưới 50.

Nếu có cột nào xếp hạng ở cuối 50, Excel sẽ hiển thị tất cả các bản ghi được ràng buộc.

Bạn có thể xóa các bộ lọc đã áp dụng trong các bảng của bạn bằng cách thực hiện các hành động sau:

1. Nhấp vào bất kỳ nơi nào trong bảng xoay để kích hoạt tab ngữ cảnh Công cụ PivotTable trên Ribbon.

2. Chọn tab Tùy chọn trên Ribbon.

3. Nhấp vào biểu tượng Xoá và chọn Xóa Bộ lọc, như thể hiện trong hình này.