Câu hỏi chính để hỏi Trước khi Phân phối Bảng điều khiển Excel của bạn - núm vú

Trước khi gửi bảng điều khiển Excel đã hoàn thành, bạn cần phải quay lại và hỏi một số câu hỏi chính. Sử dụng các câu hỏi này làm danh sách kiểm tra trước khi phân phối trang tổng quan của bạn.

bảng điều khiển của bạn có cung cấp đúng thông tin không?

Xem thông tin bạn đang trình bày và xác định xem nó có đáp ứng mục đích của bảng điều khiển được xác định trong quá trình thu thập yêu cầu. Đừng ngại khi làm rõ mục đích của bảng điều khiển lại với người dùng chính của bạn. Bạn muốn tránh tạo bảng điều khiển trong chân không. Cho phép một vài người dùng thử nghiệm xem lặp lại khi bạn phát triển nó. Bằng cách này, truyền thông vẫn mở, và bạn sẽ không đi quá xa theo hướng sai.

Mọi thứ trên bảng điều khiển của bạn có mục đích nào?

Hãy xem trung thực số lượng thông tin trên bảng điều khiển của bạn không hỗ trợ mục đích chính của nó. Để giữ bảng tổng hợp của bạn có giá trị nhất có thể, bạn không muốn làm loãng nó bằng những dữ liệu đẹp đẽ thú vị nhưng không thể thực hiện được.

Nếu dữ liệu không hỗ trợ mục đích cốt lõi của bảng điều khiển, hãy bỏ nó ra. Không có gì nói rằng bạn phải lấp đầy từng khoảng trắng trên trang.

Bảng điều khiển của bạn có hiển thị nổi bật thông điệp chính không?

Mỗi bảng điều khiển có một hoặc nhiều thông báo chính. Bạn muốn đảm bảo rằng các thư này được hiển thị nổi bật. Để kiểm tra xem các thông điệp chính trong bảng điều khiển có nổi bật không, hãy đứng lại và nheo mắt trong khi bạn nhìn bảng điều khiển. Nhìn xa và sau đó nhìn vào bảng điều khiển nhiều lần. Những gì bạn nhảy đầu tiên? Nếu đó không phải là các thành phần chính bạn muốn hiển thị, bạn sẽ phải thay đổi một cái gì đó.

Đây là một số hành động bạn có thể thực hiện để đảm bảo rằng các thành phần chính của bạn nổi bật.

• Đặt các thành phần chính của bảng điều khiển của bạn ở phía trên bên trái hoặc giữa bên trái của trang. Các nghiên cứu cho thấy những khu vực này thu hút sự chú ý nhất trong thời gian dài hơn.

• Không nhấn mạnh các đường viền, hình nền, và các yếu tố khác xác định các vùng bảng điều khiển. Hãy thử sử dụng không gian trắng tự nhiên giữa các thành phần của bạn để phân vùng bảng điều khiển của bạn. Nếu biên giới là cần thiết, hãy định dạng chúng với màu sắc nhẹ hơn dữ liệu của bạn.

• Định dạng các nhãn và các văn bản khác thành màu nhẹ hơn dữ liệu của bạn. nhãn màu nhạt mang lại cho người dùng của bạn những thông tin mà họ cần mà không làm phân tâm họ khỏi những thông tin được hiển thị.

Bạn có thể duy trì trang tổng quan này?

Có một sự khác biệt lớn giữa cập nhật bảng điều khiển và xây dựng lại bảng điều khiển.Trước khi bạn hào hứng gửi ra bảng điều khiển đẹp mắt mà bạn vừa xây dựng, hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về việc duy trì bảng điều khiển như vậy. Bạn muốn suy nghĩ về tần suất cập nhật và những quy trình nào bạn cần phải thực hiện mỗi khi cập nhật dữ liệu. Nếu đó là sự kiện báo cáo một lần, hãy đặt kỳ vọng đó với người dùng của bạn. Nếu bạn biết nó sẽ trở thành một báo cáo định kỳ, bạn sẽ muốn thương lượng thời gian phát triển, khoảng thời gian làm mới và phân đoạn trước khi đồng ý với bất kỳ lịch biểu nào.

Bảng điều khiển của bạn có hiển thị rõ ràng phạm vi và thời hạn sử dụng không?

Bảng điều khiển cần nêu rõ phạm vi và thời hạn sử dụng. Tức là, bất cứ ai cũng có thể nhìn vào bảng điều khiển của bạn và biết khoảng thời gian nó có liên quan và phạm vi của thông tin trên bảng điều khiển. Đây là một số điều đơn giản bạn có thể thực hiện để gắn nhãn bảng điều khiển và báo cáo của mình một cách hiệu quả.

• Luôn luôn bao gồm dấu thời gian trên bảng điều khiển của bạn. Điều này giảm thiểu sự nhầm lẫn khi phân phối cùng một bảng điều khiển hoặc báo cáo trong các đợt thanh toán hàng tháng hoặc hàng tuần.

• Luôn luôn bao gồm một số văn bản chỉ ra khi dữ liệu cho các biện pháp đã được lấy ra. Trong nhiều trường hợp, thời gian của dữ liệu là một mảng thông tin quan trọng khi phân tích một biện pháp.

• Sử dụng tiêu đề mô tả cho từng thành phần trên trang tổng quan của bạn. Hãy chắc chắn tránh những tiêu đề khó hiểu với nhiều từ viết tắt và ký tự.

Trang tổng quan của bạn có được ghi lại không?

Điều quan trọng là phải ghi lại trang tổng quan và mô hình dữ liệu của bạn. Bất cứ ai đã từng thừa hưởng một bảng tính Excel đều biết rằng khó có thể dịch được những môđun phân tích khác nhau đi vào báo cáo như thế nào. Nếu bạn may mắn, mô hình dữ liệu sẽ đủ nhỏ để ghép với nhau trong một tuần hoặc lâu hơn. Nếu bạn không may mắn, bạn sẽ phải bỏ toàn bộ mô hình và bắt đầu từ đầu.

Tài liệu thậm chí không phải là những thứ ưa thích của hifalutin. Một vài điều đơn giản có thể giúp ghi lại bảng điều khiển của bạn.

• Thêm tab Bản đồ Mô hình vào mô hình dữ liệu của bạn. Tab Bản đồ Mô hình là một bảng riêng biệt mà bạn có thể sử dụng để tóm tắt các phạm vi chính trong mô hình dữ liệu và chỉ ra cách mỗi phạm vi tương tác với các thành phần báo cáo trong lớp trình bày cuối cùng.

• Sử dụng các nhận xét và nhãn hiệu một cách tự do. Thật ngạc nhiên khi một vài nhận xét và nhãn hiệu giải thích có thể giúp làm rõ mô hình của bạn ngay cả sau khi bạn rời khỏi mô hình dữ liệu trong một thời gian dài.

• Sử dụng màu sắc để xác định phạm vi trong mô hình dữ liệu của bạn. Sử dụng màu sắc trong mô hình dữ liệu của bạn cho phép bạn nhanh chóng xem xét một loạt các ô và nhận được một chỉ dẫn cơ bản về phạm vi đó. Mỗi màu có thể đại diện cho một loại phạm vi. Ví dụ, màu vàng có thể biểu diễn các bảng dàn, màu xám có thể đại diện cho các công thức và màu tía có thể đại diện cho các bảng tham chiếu.

Bảng điều khiển của bạn thân thiện với người dùng?

Trước khi bạn phân phối trang tổng quan của mình, bạn muốn đảm bảo rằng nó thân thiện với người dùng. Không dễ để đoán những gì thân thiện với người sử dụng có nghĩa là:

• Trực quan: Bảng điều khiển của bạn phải trực quan với người chưa bao giờ thấy nó.Kiểm tra nó trên một ai đó và hỏi người đó liệu nó có ý nghĩa hay không. Nếu bạn phải bắt đầu giải thích bảng điều khiển nói gì, có điều gì đó sai. Bảng điều khiển có cần nhiều nhãn hơn, ít biểu đồ phức tạp hơn, bố cục tốt hơn, dữ liệu nhiều hơn, ít dữ liệu hơn? Đó là ý tưởng hay để nhận phản hồi từ nhiều người dùng.

• Dễ dàng điều hướng: Nếu bảng điều khiển của bạn năng động, cho phép tương tác với macro hoặc bảng xoay, đảm bảo rằng điều hướng hoạt động tốt. Người dùng có phải nhấp vào một vài nơi để truy cập vào dữ liệu của cô ấy không? Số lượng giếng khoan có phù hợp không? Phải mất quá lâu để chuyển từ chế độ xem này sang chế độ xem khác? Một lần nữa, kiểm tra bảng điều khiển của bạn trên một số người dùng. Và chắc chắn để kiểm tra bất kỳ tính năng bảng điều khiển tương tác trên một số máy tính khác của bạn.

• In chính xác: Không có gì gây phiền nhiễu hơn là in trang tổng quan chỉ để thấy người tạo bảng điều khiển đã không mất thời gian để đảm bảo rằng nó in chính xác. Hãy chắc chắn đặt các tùy chọn in trên các tệp Excel của bạn để bảng điều khiển của bạn in chính xác.

Trang tổng quan của bạn có chính xác không?

Không có gì giết chết bảng điều khiển hoặc báo cáo nhanh hơn nhận thức rằng dữ liệu trong đó không chính xác. Nó không nằm trong khả năng của tôi để cho bạn biết làm thế nào để xác định liệu dữ liệu của bạn là chính xác hay không. Tuy nhiên, bạn có thể làm nổi bật ba yếu tố tạo nên nhận thức rằng bảng điều khiển chính xác:

• Tính nhất quán với các nguồn có thẩm quyền: Rõ ràng là nếu dữ liệu của bạn không khớp với các nguồn báo cáo khác, bạn sẽ có một vấn đề về độ tin cậy - đặc biệt là nếu những nguồn khác được coi là nguồn có thẩm quyền. Nhận thức được các nguồn dữ liệu được coi là phúc âm trong tổ chức của bạn. Nếu trang tổng quan của bạn chứa dữ liệu được liên kết với nguồn có thẩm quyền, hãy so sánh dữ liệu của bạn với nguồn đó để đảm bảo tính nhất quán.

• Sự nhất quán nội bộ: Không có gì vui khi giải thích tại sao một phần của trang tổng quan của bạn không liên quan đến các phần khác của cùng một bảng điều khiển. Bạn muốn đảm bảo một mức độ nhất quán nội bộ trong bảng điều khiển của bạn. Đảm bảo rằng các thành phần có thể so sánh trong các khu vực khác nhau của trang tổng quan của bạn phù hợp với nhau. Nếu có lý do không thống nhất, hãy ghi rõ những lý do đó. Thật tuyệt vời khi một ký pháp đơn giản xóa câu hỏi về dữ liệu.

• Kinh nghiệm cá nhân: Đã bao giờ bạn nhìn thấy ai đó nhìn vào một báo cáo và nói "Điều đó không đúng? "Họ đang sử dụng cái mà một số người gọi là" ruột cảm thấy "để đánh giá tính lành mạnh của dữ liệu. Không ai nhìn vào con số trong chân không. Khi bạn nhìn vào bất kỳ phân tích nào, bạn mang theo với bạn nhiều năm kiến ​​thức, tương tác và kinh nghiệm cá nhân. Bạn sử dụng tiềm thức những kinh nghiệm này trong việc đánh giá thông tin của bạn. Khi xác định tính chính xác của bảng điều khiển của bạn, hãy xem xét kiến ​​thức về giai cấp của tổ chức. "Nếu có thể, hãy hiển thị bảng điều khiển của bạn cho một số chuyên gia về nội dung trong công ty của bạn.