Video: Hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu trong Excel - Excel cơ bản 2025
Bạn có thể cải thiện tính dễ đọc của các báo cáo Excel của bạn bằng cách sử dụng nhãn và tiêu đề. Không ai tranh luận rằng các nhãn và các tiêu đề của một bảng không quan trọng. Ngược lại, chúng cung cấp cho khán giả của bạn hướng dẫn và cấu trúc cần thiết để hiểu được dữ liệu bên trong.
Tuy nhiên, nhiều người có thói quen nhấn mạnh đến nhãn và tiêu đề đến mức chúng che phủ các dữ liệu bên trong bảng.
Bao nhiêu lần bạn đã thấy phông chữ đậm hoặc quá khổ được áp dụng cho tiêu đề? Thực tế là khán giả của bạn sẽ được hưởng lợi nhiều hơn với các nhãn hiệu cộc cằn.
Việc không nhấn mạnh các nhãn bằng cách định dạng chúng sang màu sắc nhẹ hơn thực sự làm cho bảng dễ đọc hơn và thu hút nhiều sự chú ý hơn đến dữ liệu trong bảng. Các nhãn màu nhạt cho người dùng của bạn những thông tin mà họ cần mà không làm phiền họ khỏi những thông tin được trình bày. Màu sắc lý tưởng để sử dụng cho nhãn là màu xám mềm, nâu nhạt, màu xanh mềm, và màu lục.
Kích thước phông chữ và căn lề cũng là yếu tố trong việc hiển thị hiệu quả các bảng. Căn chỉnh các tiêu đề cột với cùng một liên kết như các số bên dưới giúp tăng cường các cấu trúc cột trong bảng của bạn. Giữ kích thước phông chữ của nhãn của bạn gần với dữ liệu trong bảng giúp giữ cho đôi mắt của bạn tập trung vào dữ liệu chứ không phải nhãn.
Hình này cho thấy một bảng được thiết kế kém.
Hình này minh hoạ bảng này trông như thế nào với các tiêu đề và nhãn mờ. Lưu ý làm thế nào các dữ liệu bây giờ trở thành trọng tâm, trong khi các nhãn âm thanh làm việc trong nền.
Sắp xếp là một yếu tố quan trọng khác trong khả năng đọc dữ liệu của bạn. Nhiều bảng phân loại dựa trên nhãn (theo thứ tự chữ cái theo tuyến đường chẳng hạn). Sắp xếp bảng dựa trên một điểm dữ liệu quan trọng trong dữ liệu giúp thiết lập một mẫu khán giả của bạn có thể sử dụng để nhanh chóng phân tích các giá trị trên cùng và dưới cùng.
Lưu ý trong hình này rằng dữ liệu đã được sắp xếp theo đô la doanh thu. Điều này một lần nữa cho biết thêm một lớp phân tích, cung cấp một cái nhìn nhanh vào các tuyến đường tạo ra trên và dưới.
Nếu có thể, hãy cân nhắc sử dụng phông chữ hiện đại như Calibri và Segoe UI trong báo cáo và bảng điều khiển của bạn. Các phông chữ như Times New Roman hoặc Arial có thể làm cho các báo cáo của bạn trở nên cũ kỹ hơn so với các cạnh được làm tròn của phông chữ hợp thời được sử dụng ngay bây giờ. Sự thay đổi nhận thức font chủ yếu là do các trang web trực tuyến phổ biến thường sử dụng các phông có cạnh tròn.
