Cải tiến Các Báo cáo Excel của Bạn với Định dạng Số Hiệu quả - núm vú

Làm thế nào một bảng được thiết kế có ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ khán giả hấp thụ và giải thích dữ liệu trong đó bàn. Trong Excel báo cáo, mọi mẩu thông tin trong bảng của bạn phải có lý do để ở đó. Trong một nỗ lực để làm rõ, các bảng thường làm ngập khán giả với mực không cần thiết mà không làm tăng thêm giá trị cho thông tin.

Ví dụ: bạn thường thấy các bảng hiển thị một số như $ 145. 57 khi một đơn giản 145 sẽ tốt.

Tại sao lại thêm các vị trí thập phân, chỉ phục vụ cho số lượng mà khán giả của bạn phải trải qua?

Dưới đây là một số hướng dẫn cần ghi nhớ khi áp dụng các định dạng cho các số trong bảng của bạn:

• Chỉ sử dụng các vị trí thập phân nếu độ chính xác đó là bắt buộc.

• Theo phần trăm, chỉ sử dụng số thập phân tối thiểu cần thiết để đại diện cho dữ liệu có hiệu quả.

• Thay vì sử dụng các biểu tượng tiền tệ (như $ hoặc £), hãy để nhãn của bạn làm rõ rằng bạn đang đề cập đến các giá trị tiền tệ.

• Định dạng số lượng rất lớn cho hàng ngàn hoặc hàng triệu địa điểm.

• Số thứ tự đúng để chúng dễ đọc và so sánh hơn.

Hình này cho thấy một bảng được thiết kế kém.

Hình này cho thấy cùng một bảng với định dạng số thích hợp được áp dụng. Lưu ý rằng doanh thu lớn và số tiền ký quỹ đã được chuyển đổi sang hàng nghìn. Ngoài ra, các nhãn trên các con số bây giờ rõ ràng như vậy như vậy.

Tỷ lệ phần trăm đã được cắt ngắn để không có vị trí thập phân. Ngoài ra, màu mã hóa thu hút sự chú ý đến cột Margin%, số liệu quan trọng trong bảng này.

Thật ngạc nhiên, tất cả những cải tiến này đều được thực hiện đơn giản với định dạng số. Đúng rồi; không có công thức nào được sử dụng để chuyển đổi số lượng lớn đến hàng nghìn vị trí, không có định dạng có điều kiện nào được sử dụng để mã màu cho trường Margin% và không có bất kỳ thủ thuật ngoại vi nào khác.