Làm thế nào để chia sẻ nguồn lực trong dự án 2013 - núm vú

Khi một tổ chức tham gia vào các dự án có tính chất tương tự cùng một lúc, việc rút ra từ một tài nguyên tập trung có thể tiết kiệm thời gian bởi vì họ không phải tạo ra các tài nguyên đã có hiện hữu. Theo dõi các nguồn lực trên các dự án cũng có thể hữu ích.

Nhiều tổ chức cùng quản lý nhiều dự án. Đôi khi, một dự án là dự án duy nhất thuộc loại hình của nó trong một công ty, chẳng hạn như tổ chức di chuyển văn phòng. Các dự án khác, như dự án thiết kế tòa nhà trong một công ty kiến ​​trúc, xảy ra đồng thời với một số dự án tương tự khác và thu hút nhiều nguồn lực giống nhau, chẳng hạn như kiến ​​trúc sư và người soạn thảo.

Bạn có thể sử dụng một tính năng dự án 2013 dự án tiết kiệm thời gian để kéo tài nguyên hiện có từ sổ địa chỉ công ty hoặc từ Sổ địa chỉ của riêng bạn trong Outlook.

Skim từ các nguồn tài nguyên

Nếu bạn sử dụng Project 2013 trong toàn công ty, bạn có thể có pool tài nguyên, một kho lưu trữ tập trung các tài nguyên thông thường cho phép các nhà quản lý dự án gán các tài nguyên đó cho các dự án khác nhau. Bằng cách sử dụng một pool tài nguyên, bạn có thể hình thành một ý tưởng thực tế hơn về tài nguyên bận rộn trong tất cả các dự án bất cứ lúc nào.

tài nguyên doanh nghiệp, yêu cầu bạn thiết lập Project Professional, Project Server và Microsoft Office Project web App. Một pool tài nguyên chỉ đơn giản là một tệp dự án chỉ chứa một danh sách các tài nguyên trong khung nhìn Tài nguyên và được lưu trên một ổ đĩa mạng chia sẻ cho nhóm làm việc của bạn hoặc trên máy chủ của công ty bạn. Bất kỳ ai có quyền truy cập vào tệp hồ bơi tài nguyên cũng có thể gán các tài nguyên có trong dự án. Một bể tài nguyên tiết kiệm cho mọi người sự cố khi phải tạo ra nhiều tài nguyên này trong các dự án riêng lẻ của họ.

Nếu bạn kết hợp các dự án riêng biệt vào một dự án tổng thể tại bất kỳ thời điểm nào, Dự án 2013 cho phép bạn có tài nguyên trùng lặp. Nếu bạn liên kết các dự án kết hợp và sau đó xóa một tài nguyên trùng lặp trong dự án chính, nó cũng sẽ bị xóa trong tiểu dự án.

Thực tiễn tốt hơn là phải có tất cả các dự án chia sẻ tài nguyên từ một pool tài nguyên để không có nguồn tài nguyên trùng lặp tồn tại khi bạn tạo tệp dự án chính.

Nhập tài nguyên từ Outlook

Dự án cho phép bạn tiết kiệm thời gian dành cho việc nhập thông tin tài nguyên bằng cách cho phép bạn kéo tài nguyên từ Outlook.

Để kéo tài nguyên từ Outlook, bạn phải đặt nó làm chương trình e-mail mặc định của bạn: Mở Outlook, và khi bạn được hỏi liệu bạn có muốn nó là chương trình mặc định của bạn, hãy nói yes.

Khi bạn chèn một hoặc nhiều tài nguyên Outlook vào dự án của bạn, chúng sẽ được thêm vào danh sách dự án của bạn, sử dụng tên tài nguyên và địa chỉ e-mail như chúng đã có trong Outlook Address Book. Mặc định ban đầu chữ cái ban đầu và loại công việc cũng được gán trước. Sau đó bạn có thể thêm vào tài nguyên bất kỳ chi tiết bạn muốn.

Để chèn tài nguyên từ Outlook Address Book của bạn, hãy hiển thị Sheet Tài nguyên và làm theo các bước sau:

Chọn Tài nguyên → Thêm Tài nguyên → Sổ địa chỉ.

1. Hộp thoại Chọn tài nguyên xuất hiện.

   Nhấp vào tên của một tài nguyên trong danh sách Tên.

2. Nhấp Thêm để đặt tên đã chọn vào danh sách Tài nguyên.

3. Lặp lại các bước 2 và 3 để thêm vào dự án của bạn tất cả các tên tài nguyên bạn muốn nhập.

4. Khi bạn hoàn tất, nhấp vào nút OK.

5. Tên hiện giờ xuất hiện trong danh sách tài nguyên dự án, sẵn sàng cho bạn gán cho các tác vụ.