Cách nhập công việc từ Microsoft Outlook - núm vú

Microsoft cung cấp một tính năng nhập dễ sử dụng chuyển các tác vụ bạn tạo ra trong Outlook to Project 2013. Sau khi bạn bắt đầu suy nghĩ về những gì cần phải hoàn thành trong một dự án, bắt đầu giống giống thỏ; những gì có thể bắt đầu như là một loạt các nhiệm vụ đơn giản để làm trong Outlook thường trở thành một dự án đầy đủ. Đó là nơi nhập khẩu nhập

Tính năng Import Outlook Tasks chủ yếu là một bản đồ nhập khẩu được cài sẵn để làm việc với các lĩnh vực công việc của Outlook. Thực hiện theo các bước sau để nhập các tác vụ Outlook vào Dự án:

1. Mở kế hoạch mà bạn muốn chèn các tác vụ vào, hoặc mở một dự án mới (chọn File → New, bấm Blank Project, và nhấn Create).

2. Nhấp vào tab Tác vụ trên Ribbon, nhấp vào phần dưới cùng (với mũi tên xuống) của nút tác vụ trong nhóm Chèn và nhấp vào Nhập các tác vụ Outlook.

3. Nếu một thông báo cảnh báo Microsoft Outlook xuất hiện, nhấp Cho phép.

   Hộp thoại Import Outlook Tasks xuất hiện.

   

4. Chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi tác vụ bạn muốn nhập vào hoặc nhấp vào nút Chọn Tất cả để nhập tất cả các tác vụ Outlook.

   Theo mặc định, Outlook lưu các tác vụ trong thư mục Tasks. Chọn hộp kiểm Thư mục: Tasks là một cách khác để chọn tất cả các tác vụ trong Outlook.

5. Nhấp vào nút OK.

   Các nhiệm vụ được nhập khẩu và sau đó xuất hiện ở cuối danh sách các tác vụ với sự thay đổi làm nổi bật được áp dụng.

Khi bạn nhập một tác vụ từ Outlook, tên, thời gian và ghi chú (nếu có) cũng được nhập. Nếu một tác vụ trong Outlook không có thời lượng và bạn đã đặt Lịch tự động làm chế độ công việc dự án, dự án sẽ tạo công việc với một khung thời gian ước tính một ngày.

Chèn siêu liên kết

Bạn có thể chèn các siêu liên kết trong một phác thảo dự án, cung cấp một cách tiện dụng để nhanh chóng mở một dự án khác, một tệp tin bất kỳ loại nào hoặc một trang web.

Bạn có thể chèn một liên kết và tạo một nhiệm vụ mà bạn có thể sử dụng để thể hiện thời gian hoặc chi phí của một dự án hoặc tiểu dự án khác trong kế hoạch bởi vì thông tin về thời gian và chi phí không được vận chuyển từ dự án có liên kết. Các siêu liên kết thường được sử dụng để liên kết tới tài liệu cho một tác vụ hiện tại, chẳng hạn như tài liệu kỹ thuật, giả định, hoặc thông tin bên ngoài.

Để chèn một siêu liên kết vào một dự án khác trong dự án, hãy làm theo các bước sau:

1. Nhập tên của nhiệm vụ mới vào ô tên của nhiệm vụ trống.

2. Nhấp chuột phải vào ô tên tác vụ mới mà bạn muốn tác vụ siêu liên kết xuất hiện.

3. Chọn liên kết.

   Hộp thoại Insert Hyperlink xuất hiện.

   

4. Trong hộp văn bản để hiển thị, nhập văn bản mà bạn muốn xuất hiện cho liên kết.

   Đảm bảo rằng văn bản này nêu rõ những thông tin nào đang được tóm tắt.

5. Trong khu vực Liên kết đến, nhấp vào biểu tượng Hiện tại Tệp hoặc Trang web.

   Bạn có thể liên kết đến một tài liệu bất kỳ loại nào hoặc tới một trang web.

6. Trong danh sách Tìm Trong, hãy tìm và chọn tệp mà bạn muốn chèn một siêu liên kết.

7. Nhấp vào nút OK.

   Văn bản liên kết được chèn vào và một biểu tượng siêu liên kết xuất hiện trong trường Indicator. Bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng liên kết đó để mở tệp khác.

Chèn một dự án vào một

Bạn cũng có thể chèn công việc từ một dự án vào một dự án khác. Bạn thực hiện việc này bằng cách chèn một dự án hiện có vào một dự án khác. Dự án được đưa vào là một tiểu dự án . Phương pháp này hữu ích khi các thành viên nhóm dự án khác nhau quản lý các giai đoạn khác nhau của một dự án lớn hơn.

Khả năng lắp ráp các tiểu dự án ở một nơi cho phép bạn tạo lịch biểu tổng thể từ đó bạn có thể xem, tất cả ở một nơi, tất cả các phần của một dự án lớn hơn và phức tạp hơn.

Nếu bạn chèn nhiều tiểu dự án, hãy tạo ra một tập hợp các tài nguyên mà bạn cung cấp cho tất cả các tiểu dự án để đảm bảo tính nhất quán về phân bổ nguồn lực.

Thực hiện theo các bước sau để chèn một tệp dự án khác vào lịch trình:

1. Trong chế độ xem Gantt Chart, chọn nhiệm vụ trong danh sách tác vụ phía trên mà bạn muốn chèn thêm dự án khác.

2. Chọn dự án → Tiểu dự án.

   Lệnh Subproject nằm trong nhóm Chèn.

   

3. Sử dụng ngăn điều hướng và danh sách tập tin, định vị tệp bạn muốn chèn, và nhấp vào nó để chọn nó.

4. Nếu bạn muốn liên kết đến tệp tin khác để bất kỳ cập nhật nào được phản ánh trong bản sao của dự án mà bạn đang chèn, đảm bảo rằng hộp kiểm Liên kết tới dự án được chọn.

5. Nhấp vào nút Chèn để chèn tệp.

   Dự án được chèn xuất hiện phía trên tác vụ bạn đã chọn khi bạn bắt đầu quá trình chèn.

Nhiệm vụ cấp cao nhất của dự án được chèn xuất hiện ở mức công việc bạn đã chọn khi bạn chèn dự án với tất cả các nhiệm vụ khác dưới nó theo thứ tự phác thảo. Nếu cần, sử dụng các công cụ Outdent và Indent trên thanh công cụ Formatting để đặt các tác vụ chèn vào ở mức thích hợp trong dự án.