Làm thế nào để Ước lượng Nỗ lực và Thời gian trong Dự án 2013

Phát triển các ước tính chính xác - cho dù tài nguyên, thời lượng, hoặc chi phí - là một trong những phần khó khăn và gây tranh cãi nhất trong việc quản lý một dự án. Bạn nên hiểu bản chất của ước tính và sự khác biệt giữa nỗ lực cần thiết để hoàn thành công việc và thời gian, cho biết số lượng thời gian làm việc bắt buộc (thời gian hoạt động) trong dự án 2013.

Có một số kỹ thuật giúp bạn phát triển ước tính, tùy thuộc vào tính chất của tác phẩm. Bạn có thể bắt đầu bằng cách nhìn vào sự khác nhau giữa nỗ lực và thời gian và sau đó là kỹ năng bạn cần để phát triển ước tính chính xác.

Nỗ lực là số đơn vị lao động được yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ. Nỗ lực thường được thể hiện bằng giờ nhân viên, ngày nhân viên, hoặc nhân viên tuần.

Thời gian là tổng số thời gian làm việc (không bao gồm các ngày nghỉ hoặc những khoảng thời gian không làm việc khác) được yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ. Thời lượng thường được biểu diễn dưới dạng ngày làm việc hoặc tuần làm việc.

Đôi khi, người ta dường như ước tính thời lượng bằng cách lấy chúng ra khỏi không khí hoặc tham khảo một phép thuật 8 Ball. Ước tính chắc chắn là nghệ thuật và khoa học.

Nghệ thuật bắt nguồn từ sự đánh giá chuyên gia rằng các thành viên trong nhóm và người ước lượng mang đến quá trình này. Kinh nghiệm và sự khôn ngoan của họ từ các dự án trong quá khứ là vô giá trong việc phát triển ước tính, xác định phương pháp đánh giá tốt nhất và đánh giá ước tính (hoặc giả định đằng sau chúng) để đánh giá tính hợp lệ của chúng. Bên cạnh sự đóng góp khéo léo của các chuyên gia, các thành viên trong nhóm và các nhà ước tính, một số phương pháp bao gồm khoa học về ước tính.

Ước lượng tương tự là phương pháp ước tính phổ biến nhất. Các chuyên gia nói trên thường thực hiện mẫu ước lượng này. Trong hình thức cơ bản nhất, phương pháp này so sánh các dự án trong quá khứ với dự án hiện tại, xác định các khu vực tương tự và các khu vực khác nhau, và sau đó phát triển ước tính cho phù hợp.

Một ứng dụng mạnh mẽ hơn xác định trình điều khiển thời gian và phân tích mối quan hệ giữa các dự án tương tự trong quá khứ với dự án hiện tại. Các trình điều khiển thời gian có thể bao gồm kích thước, độ phức tạp, rủi ro, số lượng tài nguyên, trọng lượng hoặc bất kỳ khía cạnh nào khác của thời gian tác động của dự án.

Nếu bạn muốn sử dụng ước tính tương tự một cách hiệu quả, các dự án của bạn phải giống nhau trên thực tế, không đơn giản chỉ là sự xuất hiện. Nâng cấp phần mềm có thể tương tự như những người không quen thuộc với phần mềm, nhưng có sự khác biệt lớn trong việc nâng cấp phần mềm, vì vậy một nâng cấp phần mềm không nhất thiết phải giống với các phần mềm khác.

Ước lượng tham số sử dụng một mô hình toán học để xác định thời lượng của dự án. Mặc dù không phải tất cả công việc có thể được ước lượng bằng cách sử dụng phương pháp này, nó là nhanh chóng và đơn giản: Nhân số lượng công việc theo số giờ cần thiết để hoàn thành nó.

Ví dụ: nếu một họa sĩ vẽ được 100 feet vuông mỗi giờ và bạn có 6,000 feet vuông để sơn, bạn có thể giả định 60 giờ nỗ lực. Nếu ba người đang sơn (60 ÷ 3), nhiệm vụ nên mất 20 giờ, hoặc tương đương với 2. 5 ngày.

Khi có nhiều yếu tố không chắc chắn, rủi ro hoặc chưa biết bao quanh một hoạt động hoặc một gói công việc, bạn có thể sử dụng ba điểm ước tính để tạo ra phạm vi và thời gian dự kiến. Trong phương pháp này, bạn thu thập ba ước tính dựa trên các loại kịch bản sau:

• Trường hợp tốt nhất: Trong kịch bản lạc quan (được thể hiện bằng chữ O ) tất cả các tài nguyên cần thiết đều có sẵn, sai, và mọi thứ hoạt động chính xác lần đầu tiên.

• Nhiều khả năng: Thực tế của cuộc sống dự án được tính vào dự toán, chẳng hạn như việc không thể mở rộng nguồn lực, gián đoạn công việc, hoặc lỗi gây ra sự chậm trễ. Đây là kịch bản m có khả năng xảy ra (hoặc M). Trường hợp tồi tệ nhất:

• Dự toán ước tính p này giả định nguồn lực không có tay nghề hoặc không đủ nguồn lực, rất nhiều công việc cần thiết và sự chậm trễ. Cách đơn giản nhất để phát triển thời gian dự kiến ​​là tổng hợp ba ước lượng và chia cho 3. Tuy nhiên, kỹ thuật này không phải là một trong những chính xác nhất vì nó giả định - phi thực tế - một xác suất bằng nhau là tốt nhất, khả năng và trường hợp xấu nhất sẽ xảy ra.

Trong thực tế, ước tính có thể có nhiều khả năng xảy ra hơn cả kịch bản tốt nhất hoặc kịch bản trường hợp xấu. Vì vậy, hãy cân nhắc kịch bản có khả năng xảy ra nhiều nhất và xác định mức bình quân gia quyền.