10 Quy tắc vàng về quản lý dự án - núm vú

Khi bạn bắt đầu sử dụng Dự án 2016, những câu nói phổ biến (hoặc aphorisms, tiên đề và các giới luật) ở đây có thể giúp bạn nhớ lại các nguyên tắc quản lý dự án cơ bản. Tack chúng trên tường văn phòng của bạn để bạn có thể xem lại chúng trong suốt ngày làm việc.

Roll with it

Lập kế hoạch cán là một cách tuyệt vời để đơn giản hóa việc quản lý một dự án. Kế hoạch không xa hơn trong tương lai hơn bạn có thể nhìn thấy một cách hợp lý - và không có kế hoạch chi tiết hơn là có ý nghĩa. Khi một dự án được thuê trước, bạn chỉ có các ngày mốc. Khi bạn bắt đầu hiểu thêm về dự án, bạn có thể xác định chu kỳ cuộc sống của dự án và các sản phẩm chính sẽ được tạo ra trong từng giai đoạn.

Xây dựng dự án trong các giai đoạn. Bắt đầu với các giai đoạn ban đầu, và điền vào các nhiệm vụ chi tiết, trình tự, tài nguyên, và thời lượng. Để lại các giai đoạn sau ở mức độ chi tiết cao; theo cách đó, bạn sẽ có ít công việc hơn để làm lại các tác vụ sau này mà không thể lường trước được ngay từ khi bắt đầu dự án. Bạn cũng sẽ không cần phải thao túng cơ sở của những công việc sau này: Nếu các nhiệm vụ quá xa trong tương lai, yêu cầu về thời gian của họ sẽ không khớp với các nguồn lực bạn dành cho họ trước tiên.

Khi trò chơi bắt đầu, hãy tránh đi sâu vào chi tiết về những nhiệm vụ tương lai. Dự án có thể giúp bạn lập kế hoạch quy hoạch sóng lăn khi bạn sử dụng các tính năng này của chương trình:

• Xem Sơ đồ Mạng: Giúp bạn hình dung các giai đoạn dự án đồ họa
• Timeline: Hiển thị các cột mốc, các thành phần và giai đoạn Mức cao
• Nhiệm vụ mở rộng và sụp đổ: Cho phép bạn ẩn hoặc hiển thị các giai đoạn dự án

Đặt vịt của bạn trong một hàng

Trước khi bạn bắt đầu tạo dự án, hãy làm bài tập về nhà của bạn. Nếu bạn không có đủ thông tin cần thiết khi ngồi tại máy tính để làm việc với dự án, bạn sẽ liên tục ngừng, midplan và chạy đi tìm thông tin chứ không phải là một cách hiệu quả để làm việc.

Trước khi bạn ngồi xuống để xây dựng lịch biểu dự án, hãy suy nghĩ về các thông tin dự án sau:

• Kiểm tra thực tế các kỳ vọng cơ bản: Dựa vào kinh nghiệm của bạn trong việc quản lý các dự án tương tự theo thời gian, hãy xác định liệu các sản phẩm, và lịch trình sơ bộ là trong lý do. Quyết định có nên thảo luận về những thay đổi trong phạm vi và ngân sách để tránh một dự án không thực tế ngay từ đầu.
• Thông tin tài nguyên: Nếu tài nguyên là của con người, ghi tên đầy đủ của tài nguyên, thông tin liên lạc, kỹ năng, chi phí, tiến độ, xung đột về thời gian, tên người quản lý và thông tin liên lạc của người quản lý.Đối với thiết bị hoặc cơ sở, tìm tính sẵn có và chi phí.
• Cấu trúc nhóm: Xác định xem một thành viên của nhóm có ghi lại tiến bộ của mọi người hay tất cả các nguồn lực theo dõi riêng của họ hay không. Quyết định ai cập nhật lịch trình sau khi thay đổi được thực hiện, người nhận bản sao báo cáo nào và ai có quyền truy cập vào lịch trình chính trực tuyến.
• Kỳ vọng của quản lý: Hỏi xem quản lý có trông đợi xem thường xuyên các báo cáo cơ bản hay một loại báo cáo khác thay thế. Hỏi cách thức và từ ai được phê duyệt ngân sách ở các giai đoạn khác nhau trong việc lập kế hoạch dự án và hỏi liệu bất kỳ lợi ích nào của doanh nghiệp sẽ yêu cầu báo cáo hay sự chấp thuận từ nhiều nguồn khác nhau.
• Các chính sách của công ty: Các tài liệu này có thể chỉ ra giờ làm việc và các chính sách làm thêm giờ, lịch nghỉ lễ, phí cho chi phí đầu vào hoặc đánh dấu dự án, và chia sẻ thông tin với khách hàng và nhà cung cấp.

Sau khi bạn suy ngẫm về các vấn đề trong danh sách này, bạn đã sẵn sàng ngồi xuống và bắt đầu nhập thông tin vào một dự án Dự án. (Bạn có nghe thấy tiếng vang ở đây không?)

Mong đợi điều bất ngờ

Bạn biết anh ta ở đó - Murphy và luật của anh ta quy định rằng bất cứ điều gì có thể sai sẽ sai. Hầu hết các dự án, đặc biệt là các dự án dài hơn và phức tạp hơn, không hoàn thành đúng thời gian hoặc theo ngân sách. Công việc của bạn là người quản lý dự án là lên kế hoạch chính xác nhất có thể và sau đó thực hiện các điều chỉnh thận trọng bất cứ khi nào ai đó ném một chìa khoá vào công trình - và dự án cung cấp cho bạn rất nhiều công cụ để làm điều đó. Nhưng ngoài tất cả các tính năng tự động của Dự án, bạn có thể dự đoán thay đổi bằng cách lập kế hoạch cho nó.

Đường dẫn quan trọng xác định thời gian của dự án. Mỗi người quản lý dự án khôn ngoan tạo ra thời gian dự phòng ngẫu nhiên và các khoản tiền vào các dự án của mình. Khi một dự án kết thúc tuần một lần và $ 5, 000 về ngân sách, chỉ có người quản lý dự án biết rằng đã là bốn tuần sau đó và $ 25 000 tốn kém hơn kế hoạch ban đầu, không có dự phòng dự phòng.

Thêm khoản dự phòng trước các sản phẩm chủ yếu hoặc kết thúc giai đoạn để tính các sự kiện bất ngờ. Bạn thậm chí có thể thêm một nhiệm vụ Khắc phục và nguồn nó với Murphy.

Sử dụng loại tài nguyên chi phí (thay vì làm việc hoặc tài nguyên vật chất) để thêm một khoản dự phòng dự phòng cho một nhiệm vụ hoặc giai đoạn. Mặc dù phần mềm quản lý dự án có thể đơn giản hóa nhiều khía cạnh trong cuộc đời làm việc của bạn, nhưng hầu hết mọi người sử dụng dự án lần đầu tiên trở nên bị choáng ngợp bởi khoảng thời gian họ dành để nhập và cập nhật dữ liệu. Những nhiệm vụ này chắc chắn có thể trở nên cồng kềnh, nhưng phần thưởng từ việc làm chủ các tính năng cập nhật và báo cáo tự động trong Dự án hơn là bù đắp cho bất kỳ công việc nào họ phải chịu đựng trước.

Bất cứ khi nào có thể, nhập các tác vụ từ Outlook hoặc Excel vào Dự án để giúp tốc độ nhập dữ liệu trong giai đoạn lập kế hoạch.

Theo dõi thường xuyên bạn có thể - ít nhất mỗi tuần một lần. Nếu bạn không có khuynh hướng theo dõi tiến bộ của dự án, bạn có thể sẽ phải đứng sau quả bóng tám.Chiến lược này không chỉ giúp bạn tránh phải nhập một dãy núi dữ liệu theo dõi mà còn cho phép bạn và nhóm của bạn xem trạng thái của dự án bất cứ lúc nào. Bằng cách đó, bạn có thể ngay lập tức nhận ra thiên tai tiếp cận và thực hiện các điều chỉnh phòng ngừa.

Ủy quyền, uỷ nhiệm, uỷ nhiệm

Tránh sự thôi thúc cố gắng tự làm tất cả mọi thứ trong dự án. Mặc dù việc tự tạo và duy trì tệp Dự án có thể sẽ giúp bạn kiểm soát được kết quả tốt hơn, việc bay một mình trong một dự án lớn hơn gần như là không thể (và có thể là một công việc toàn thời gian). Tất nhiên, bạn không thể cho phép hàng chục người thay đổi kế hoạch, bởi vì bạn sẽ có nguy cơ bị mất theo dõi những người đã làm gì và khi nào. Tuy nhiên, theo các cách thực hành đơn giản sau đây, có thể chuyển một vài ngón tay trong ô của dự án từ những thứ có hại thành hữu ích:

Chỉ định một người để xử lý tất cả dữ liệu.

Nhiệm vụ của người này là nhập tất cả dữ liệu theo dõi vào tệp tin chính.

• Chia dự án thành một vài tiểu dự án, và chỉ định những người mà bạn tin tưởng để làm người quản lý các tiểu dự án. Hãy để họ quản lý việc theo dõi và điều chỉnh riêng của họ, sau đó lắp ráp các dự án này vào một dự án tổng thể để bạn có thể giám sát tình trạng chung.
• Thiết lập các thủ tục thống nhất cho đội lên phía trước. Đừng để một thành viên nhóm báo cáo thời gian trên một bản ghi nhớ, một bản khác gửi cho bạn tiến bộ của bạn bằng email, và những người khác ghi lại giờ làm việc của họ trong bảng thời gian Willy-nilly. Xây dựng một chiến lược sử dụng các tính năng của Dự án để truyền thông liên tục.
• Bạn có thể theo dõi sự tiến bộ ở mức cao, chẳng hạn như 25 phần trăm, 50 phần trăm, 75 phần trăm và 100 phần trăm hoàn thành. Tài liệu

Hầu hết mọi người đã nghe cảnh báo quản lý dự án "Che đậy các giả định của bạn", và Dự án giúp bạn làm điều đó một cách dễ dàng. Sử dụng các tính năng này để ghi lại các chi tiết của dự án:

Ghi chú:

Sử dụng nó cho cả nhiệm vụ và tài nguyên để ghi lại những thông tin cơ bản, thay đổi, hoặc các vấn đề đặc biệt.

• Báo cáo: Tùy chỉnh chúng để kết hợp tất cả các thông tin thích hợp và giúp cải tiến tài liệu và thay đổi.
• Báo cáo Trực quan: Sử dụng tính năng mới này để vẽ hình ảnh về tình trạng dự án cho các bên có liên quan trực quan.
• Lưu nhiều phiên bản của dự án, đặc biệt nếu bạn thay đổi đường cơ sở trong các phiên bản sau. Bằng cách này, bạn có một bản ghi của từng bước trong dự án quy hoạch để tham khảo khi có vấn đề phát sinh trên đường. Giữ đội trong vòng lặp

Làm theo các phương pháp giữ kênh truyền thông mở:

Sử dụng các tính năng của Dự án tích hợp với Outlook hoặc các chương trình email khác.

Sử dụng chúng để gửi tệp Dự án hoặc các loại truyền thông khác.

• Cập nhật kế hoạch quản lý truyền thông. Tài liệu cần biết thông tin, khi nào, và mức độ thường xuyên.
• Xem lại tiến độ với các thành viên trong nhóm bằng cách gặp mặt thường xuyên với người, qua điện thoại hoặc qua phần mềm họp. Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm có phiên bản mới nhất của lịch trình dự án để tham khảo trong các cuộc họp này.
• Hiển thị mã cấu trúc phân tích công việc (WBS) trên báo cáo. Sau đó, bạn có thể dễ dàng tham khảo các nhiệm vụ cụ thể trong các dự án lớn mà không có sự nhầm lẫn.
• Đo lường sự thành công Khi bạn bắt đầu dự án, bạn cần phải biết ý tưởng thành công là gì, và bạn nên biết cách đo lường sự thành công đó. Bạn đã nghe điều này: "Bạn có thể có được deliverable về thời gian, ngân sách, hoặc thực hiện đúng. Chọn hai. " Sự hài lòng của khách hàng

Quản lý sự hài lòng

Gặp khó khăn về ngân sách

• Đúng thời gian
• Để xác định bạn sẽ đo lường thành công như thế nào, hãy hỏi những câu hỏi dưới đây: > Thành công trong lập ngân sách có nghĩa là không vượt quá các ước lượng ban đầu của hơn 10 phần trăm?
• Dự án sẽ được xem xét đúng thời gian nếu bạn tính số tuần dự kiến ​​trừ đi khoảng thời gian hai tháng khi bạn bị đình công vì công đoàn hoặc tổng thời gian làm việc ít quan trọng hơn so với thời hạn cụ thể?
• Làm thế nào bạn sẽ đo sự hài lòng của khách hàng?

Việc tung ra sản phẩm thành công có bao gồm số liệu bán hàng cao sau khi tung ra hay dự án thành công chỉ vì bạn đã chuyển nó ra khỏi cửa?

• Đặt cột mốc trong dự án phản ánh thành tích của mỗi loại thành công. Khi bạn đạt được một, bạn có thể pat đội của bạn ở mặt sau. Biết được thành công của bạn sẽ giúp bạn thúc đẩy nhóm của bạn đến đó.
• Duy trì chiến lược linh hoạt
• Sự việc xảy ra. Không bao giờ có được một dự án mà không yêu cầu phải có chỗ cho bất ngờ trên đường đi. Dấu hiệu của một người quản lý dự án tốt là cô ấy cảnh giác với những thay đổi này và điều chỉnh để đối phó với họ một cách nhanh chóng.
• Việc điều chỉnh để chứa tin xấu là không dễ dàng; trên thực tế, có thể thật sự khó để cung cấp tin xấu. Tuy nhiên, tránh một vấn đề trong dự án và hy vọng rằng nó sẽ biến mất chỉ đơn giản là có một thói quen khó chịu của snowballing vào một vấn đề thậm chí tồi tệ hơn. Các công cụ sau đây có thể giúp bạn luôn cảnh giác với những thay đổi và thực hiện các điều chỉnh:

Tùy chọn đường viền công trình có thể giúp bạn thay đổi đường viền của công trình lên phía trước, tải lại hoặc thay đổi sự lan truyền của công việc trong khoảng thời gian nhiệm vụ.

Sử dụng Thanh tra Tác vụ để xem điều gì đang thúc đẩy nhiệm vụ. Bạn có thể tìm các tùy chọn như thêm tài nguyên, sửa đổi mối quan hệ phụ thuộc nhiệm vụ, và sử dụng dự trữ.

Bật định dạng đường dẫn quan trọng để xem đường dẫn quan trọng của dự án và theo dõi mức độ dư thừa vẫn còn. Điều chỉnh các nhiệm vụ để sử dụng hiệu quả mức độ lún của chúng có thể giúp bạn lên kế hoạch trong một cuộc khủng hoảng.

Học từ những sai lầm của bạn

• Một món quà tuyệt vời mà dự án cung cấp là khả năng nhìn lại sau khi hoàn thành dự án để bạn có thể học hỏi từ những sai lầm của mình. Bạn có thể xem lại lịch biểu gốc, và mỗi phiên bản sau đó, để xem bạn đánh giá thời gian và tiền bạc ra sao, và sau đó tìm ra cách làm tốt hơn.
• Bằng cách sử dụng hồ sơ của dự án, bạn có thể phát hiện các xu hướng để tìm ra, ví dụ, nơi mà bạn luôn bỏ lỡ thời gian, hoặc tại sao bạn luôn cho phép quá ít thời gian để nghiên cứu thị trường và có quá nhiều thời gian cho các câu hỏi và câu trả lời.Có lẽ bạn luôn quên ngân sách để được giúp đỡ tạm thời trong những giai đoạn vội vàng, hoặc bạn quá sức trước, khi bạn chỉ cần một vài người.
• Sử dụng sự giàu có của thông tin trong lịch trình của Dự án để giáo dục mình về những điểm mạnh và điểm yếu của bạn như là một người lập kế hoạch và quản lý dự án và để nâng cao kỹ năng của bạn với từng dự án mà bạn tiếp nhận.