Lập kế hoạch Giai đoạn thực hiện văn phòng 365 - núm vú

Giai đoạn quy hoạch của việc triển khai Office 365 rất nhiều phụ thuộc vào nhiều bao gồm cả việc bạn đang sử dụng kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp và nhỏ hay kế hoạch doanh nghiệp. Bất kể bạn đang sử dụng kế hoạch nào, bạn muốn có được tài nguyên và vai trò cần thiết cho việc triển khai cũng như các nhiệm vụ như:

• Đồng bộ hóa cuộc họp

• Theo dõi vấn đề

• Cung cấp tài khoản và cấp phép

• Xem băng thông Internet

• Kiểm kê phần mềm và phần cứng

• Quản trị viên và đào tạo người dùng cuối

• Lập kế hoạch truyền thông

• Các cuộc họp đồng bộ cho việc triển khai Office 365

Với bất kỳ việc áp dụng phần mềm doanh nghiệp, việc duy trì các đường truyền thông mở là rất quan trọng. Nếu mọi người ở cùng một trang, thì dễ dàng điều hướng các vấn đề khi chúng phát sinh hơn là vào cuối dự án.

Kéo một trang từ phương pháp luận của SCRUM, nên có những điểm nổi bật hàng ngày khi các nhóm đứng trong vòng tròn và nhanh chóng công bố những gì họ đang làm và những trở ngại nào cản trở họ tiếp tục công việc của họ.

Phương pháp phát triển phần mềm được gọi là SCRUM là một quá trình để hoàn thành chu kỳ phát triển phần mềm phức tạp. Thuật ngữ này đến từ môn thể thao bóng bầu dục Úc, nơi toàn bộ đội di chuyển xuống lĩnh vực này như một đơn vị chứ không phải là các cầu thủ cá nhân. Nếu bạn không quen thuộc với SCRUM, hãy kiểm tra trang web Scrum Alliance.

Theo dõi vấn đề cho việc triển khai Office 365

Theo dõi các vấn đề khi chúng phát sinh là rất quan trọng, và bạn cần một quy trình tại chỗ. SharePoint là lý tưởng khi theo dõi vấn đề, vì vậy bạn có thể muốn sử dụng triển khai thí điểm Office 365 bao gồm SharePoint Online để theo dõi các vấn đề của bạn cho việc triển khai Office 365 của bạn. Liệu đó có phải là chiến thuật của một kẻ nghịch ngợm?

Các chiến lược e-mail cho việc triển khai Office 365

E-mail đóng một vai trò rất quan trọng trong hầu hết các tổ chức. Khi chuyển sang Office 365, bạn sẽ chuyển hệ thống e-mail của mình. E-mail có thể được lan truyền rộng rãi và tích hợp vào nhiều nooks khác nhau và crannies của cơ sở hạ tầng của bạn.

Bạn muốn đảm bảo rằng bạn kiểm tra kỹ lưỡng để biết hệ thống và ứng dụng nào đang sử dụng e-mail và bạn muốn chuyển sang Office 365. Ngoài ra, kích thước hộp thư điện tử của người dùng sẽ là đã hiểu và số lượng e-mail sẽ được di chuyển sang Exchange Online (đó là phần e-mail của Office 365).

Đặc biệt, lưu ý đến cách bạn đang sử dụng SharePoint và cách SharePoint đang sử dụng e-mail. Nếu bạn là người mới sử dụng SharePoint, bạn sẽ phải đối mặt với một điều trị bởi vì bạn hiểu rõ cách thức sản phẩm tích hợp với e-mail.

Việc cấp phép và cấp phép tài khoản cho việc triển khai Office 365

Tin tốt lành là Office 365 rất linh hoạt trong việc cấp giấy phép, cung cấp người dùng và quản trị. Tuy nhiên, với điều đó, bạn muốn lập kế hoạch cho số lượng người dùng và yêu cầu về giấy phép mà bạn cần cho tổ chức của bạn.

Bạn có thể chọn sử dụng Office 365 cùng một lúc hoặc theo cách tiếp cận theo từng giai đoạn bằng cách di chuyển một nhóm tới Office 365 làm thí điểm. Trong cả hai trường hợp, bạn cần phải hiểu yêu cầu cấp phép của mình để có thể lập kế hoạch các nguồn lực và chi phí phù hợp.

Xem băng thông Internet cho việc triển khai Office 365

Vì Office 365 sống trong đám mây và được truy cập qua Internet, kết nối của bạn phải ở mức cao nhất. Quản trị viên mạng hoặc nhân viên tư vấn CNTT của bạn có thể sử dụng một số công cụ kiểm tra băng thông mạng khác nhau để bạn có báo cáo trực tiếp về băng thông hiện tại bạn đang sử dụng trong tổ chức của bạn và cách di chuyển đến đám mây sẽ ảnh hưởng đến người dùng.

Kiểm kê phần mềm và phần cứng cho việc triển khai Office 365

Thực hiện kiểm toán phần mềm và phần mềm hiện tại của bạn rất quan trọng. May mắn thay, Microsoft có một công cụ có sẵn cho nhiệm vụ như vậy. Nó được gọi là Bộ công cụ Đánh giá và Lập kế hoạch của Microsoft (MAP), và nó có thể được tải về bằng cách tìm kiếm nó trong Trung tâm Tải Xuống của Microsoft.

Đào tạo quản trị viên và người dùng cuối cho việc triển khai Office 365

Cũng như bất kỳ hệ thống mới nào, đào tạo là một yếu tố bắt buộc. Office 365 đã được thiết kế với giao diện người dùng trực quan cho cả quản trị viên và người dùng cuối, nhưng nếu không có kế hoạch đào tạo, bạn đang xoay con xúc xắc.

Một cách tiếp cận phổ biến và thành công để đào tạo khi nói đến thiết kế trực quan được gọi là đào tạo huấn luyện viên. Ý tưởng là bạn đầu tư vào đào tạo chính thức cho một người sử dụng điện và sau đó người dùng đào tạo phần còn lại của công ty. Chiến lược này rất mạnh ngay cả đối với các tổ chức lớn bởi vì quá trình đào tạo theo cấp số nhân. Khi người ta được huấn luyện, họ đào tạo những người khác.

Nhu cầu di chuyển cho việc triển khai Office 365

Một trong những khía cạnh lớn nhất của việc chuyển sang Office 365 sẽ là di chuyển nội dung, bao gồm hộp thư và các nội dung khác. Tình huống lý tưởng là tổ chức của bạn đã sống dưới đá và không có hệ thống quản lý tài liệu ở vị trí hoặc chức năng cổng tùy chỉnh.

Trong trường hợp này, bạn chỉ cần bắt đầu sử dụng SharePoint trong tất cả sự vinh quang và tắm rửa của mình trong hiệu quả và tăng năng suất của một môi trường cổng thông tin hiện đại.

Tuy nhiên, cơ hội là bạn đã có một số hệ thống tại chỗ. Các hệ thống này có thể là SharePoint, hoặc chúng có thể là một giải pháp phát triển tuỳ chỉnh. Trong bất kỳ trường hợp nào, bạn cần phải di chuyển nội dung và chức năng của các hệ thống này vào Office 365.Tin tốt là Office 365 chắc chắn là một sản phẩm có giá trị dành thời gian, nỗ lực và các nguồn lực để áp dụng.