Làm thế nào để chuẩn bị một Hoá đơn trong QuickBooks 2016 - núm vú

Sau khi hoàn tất công việc sơ bộ, chuẩn bị một hoá đơn với QuickBooks 2016 chỉ là một bước. Nếu không có thêm chi tiết, dưới đây là cách tạo hóa đơn:

1. Hiển thị cửa sổ Tạo hóa đơn bằng cách chọn Khách hàng → Tạo Hóa đơn.

   Cửa sổ Tạo Hóa đơn xuất hiện.

   

   Cửa sổ Tạo Hóa đơn.

2. Chọn mẫu hoặc biểu mẫu hoá đơn mà bạn muốn sử dụng từ danh sách thả xuống Mẫu ở góc trên bên phải.

   Điều nào xuất hiện mặc định phụ thuộc vào những gì bạn nói với QuickBooks về doanh nghiệp của bạn trong quá trình Thiết lập QuickBooks. Bạn cũng có thể tạo riêng của bạn.

3. Xác định khách hàng và, nếu cần thiết, công việc bằng cách sử dụng danh sách thả xuống của khách hàng: Job.

   Cuộn qua danh sách Khách hàng: Danh sách công việc cho đến khi bạn nhìn thấy khách hàng hoặc tên công việc mà bạn cần; sau đó nhấp vào nó.

4. (Tùy chọn) Gán lớp vào hóa đơn.

   Nếu bạn sử dụng các lớp học để theo dõi chi phí và thu nhập, kích hoạt danh sách thả xuống Lớp và chọn một lớp thích hợp cho các hóa đơn. Để bật hoặc tắt giao dịch theo cách tiện dụng này, hãy chọn Chỉnh sửa → Sở thích, bấm Kế toán ở bên trái, nhấp vào tab Tuỳ chọn Công ty và sau đó chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Use Class Tracking.

5. Cho biết ngày lập hoá đơn.

   Nhấn Tab nhiều lần để di chuyển con trỏ đến hộp văn bản Date. Sau đó nhập đúng ngày theo định dạng MM / DD / YYYY. Bạn cũng có thể sử dụng các mã bí mật sau để thay đổi ngày:

   • Nhấn + (dấu cộng) để di chuyển ngày đến một ngày.

   • Nhấn - (dấu trừ) để di chuyển ngày trở lại một ngày.

   • Nhấn T để thay đổi ngày thành ngày hôm nay.

   • Nhấn M để thay đổi ngày cho ngày đầu tiên của tháng.

   • Nhấn H để thay đổi ngày đến ngày cuối cùng của tháng.

   • Nhấn Y để thay đổi ngày đến ngày đầu tiên của năm.

   • Nhấn R để thay đổi ngày đến ngày cuối cùng của năm.

   Bạn cũng có thể nhấp vào nút ở bên phải của trường Ngày để hiển thị một lịch nhỏ. Để chọn ngày từ lịch, chỉ cần nhấp vào ngày bạn muốn.

6. (Tùy chọn) Nhập số hoá đơn vào hộp văn bản Hoá đơn #.

7. Khắc phục Bill To địa chỉ, nếu cần.

   QuickBooks lấy địa chỉ thanh toán từ danh sách Khách hàng.

8. Sửa chữa tàu Đến địa chỉ, nếu cần.

   QuickBooks cũng lấy địa chỉ giao hàng từ danh sách Khách hàng.

9. (Tùy chọn … sắp xếp) Cung cấp số đơn đặt hàng trong hộp văn bản P. O. Number.

   Nếu khách hàng phát hành đơn đặt hàng (PO), nhập số đơn hàng mua cho phép mua hàng này.

10. Chỉ định các điều khoản thanh toán bằng cách chọn một tuỳ chọn từ danh sách Điều khoản thả xuống.

11. (Tùy chọn) Đặt tên cho đại diện bán hàng.

    Nếu bạn muốn theo dõi bán hàng của đại diện bán hàng, sử dụng danh sách Liên kết thả xuống. Để nhanh chóng thêm đại diện bán hàng, chọn Thêm mới và sau đó sử dụng hộp thoại tiện dụng-dandy mà QuickBooks hiển thị. Để làm việc với danh sách Bán hàng Rep, chọn Danh sách → Danh sách Hồ sơ Khách hàng & Nhà bán → Danh sách Rep Bán hàng.

12. Chỉ định ngày vận chuyển nếu đó là thứ khác với ngày lập hoá đơn.

13. Xác định phương thức vận chuyển.

14. Chỉ định điểm FOB bằng cách sử dụng hộp văn bản F. O. B.

    FOB là viết tắt của free-on-board. Điểm FOB quan trọng hơn lần đầu tiên có vẻ như bởi vì điểm FOB xác định khi nào việc chuyển giao quyền sở hữu xảy ra, người trả tiền cước, và những người chịu rủi ro thiệt hại cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển.

    Nếu lô hàng được vận chuyển miễn phí tại điểm vận chuyển, thì quyền sở hữu hàng hoá được chuyển bán cho người mua ngay khi hàng rời bến tàu của người bán. Trong trường hợp này, người mua trả tiền cước vận chuyển và chịu rủi ro về vận chuyển.

    Nếu lô hàng được vận chuyển miễn phí tại điểm đến, quyền sở hữu hàng hoá đang được chuyển nhượng chuyển cho người mua ngay khi hàng đến nơi đậu tàu của người mua. Người bán trả tiền cước vận chuyển và chịu rủi ro thiệt hại vận chuyển.

15. Nhập mỗi mục mà bạn đang bán.

    Di chuyển con trỏ đến hàng đầu tiên của Mã Số lượng / Mã hàng / Mô tả / Giá Mỗi hộp / Số tiền / Thuế. Sau khi bạn di chuyển con trỏ đến một hàng trong hộp danh sách, QuickBooks biến trường Mã sản phẩm thành danh sách thả xuống. Kích hoạt danh sách thả xuống Mã sản phẩm của hàng trống đầu tiên trong hộp danh sách, sau đó chọn mục đó.

    Nếu bạn cần các mặt hàng khác trên hóa đơn, hãy sử dụng các hàng rỗng còn lại của hộp danh sách để nhập mỗi hàng.

16. Nhập bất kỳ mục đặc biệt nào mà hóa đơn phải bao gồm.

    Để mô tả bất kỳ mục đặc biệt nào, hãy kích hoạt danh sách thả xuống Mã sản phẩm của hàng trống tiếp theo và sau đó chọn mục đặc biệt.

    Nếu bạn muốn bao gồm mặt hàng Giảm giá và áp dụng cho nhiều mặt hàng, bạn cần phải dán một mục Subtotal trên hóa đơn sau khi hàng tồn kho hoặc các mặt hàng khác bạn muốn chiết khấu. Sau đó dán một mục Giảm giá trực tiếp sau mục Subtotal. QuickBooks tính chiết khấu theo phần trăm của tổng số phụ.

17. (Tùy chọn) Thêm tin nhắn của khách hàng.

    Nhấp vào hộp Tin nhắn Khách hàng, kích hoạt danh sách thả xuống của nó, và chọn thông điệp thông minh của khách hàng. Để thêm các thông điệp của khách hàng vào danh sách tin nhắn khách hàng, hãy chọn tùy chọn Thêm mới và điền vào hộp thoại mà QuickBooks hiển thị.

18. Chỉ định thuế bán hàng.

    Nếu không chính xác, di chuyển con trỏ vào hộp danh sách thuế, kích hoạt danh sách thả xuống, và chọn thuế doanh thu chính xác.

19. (Tùy chọn thực sự) Thêm một bản ghi nhớ.

    Bạn có thể thêm mô tả ghi nhớ vào hóa đơn nếu bạn muốn. Bản ghi nhớ này không in trên hoá đơn - chỉ trên Bản sao kê của Khách hàng.

    

    Cửa sổ Tạo hóa đơn đầy đủ.

20. Nếu bạn muốn trì hoãn in hóa đơn này, hãy chọn hộp kiểm Print Later xuất hiện với ribbon các nút và hộp bên trên phần chính của cửa sổ Tạo hóa đơn.

21. Lưu hóa đơn bằng cách nhấp vào nút Lưu & Mới hoặc nút Lưu & Đóng ở cuối cửa sổ.

    QuickBooks lưu lại hóa đơn trên màn hình.