Làm thế nào để tạo một lệnh mua hàng trong QuickBooks 2010 - những con cần

Bạn có thể sử dụng QuickBooks để tạo một đơn đặt hàng cho doanh nghiệp của bạn. Đơn đặt hàng nói với nhà cung cấp mà bạn muốn mua một số mặt hàng. Trên thực tế, một đơn đặt hàng là hợp đồng mua.

1Chọn Nhà cung cấp → Tạo đơn mua hàng.

QuickBooks hiển thị cửa sổ Tạo đơn mua hàng.

2Trong danh sách thả xuống của Người bán hàng, chọn nhà cung cấp mà bạn muốn mua mặt hàng đó.

Danh sách thả xuống của Người bán hàng bao gồm mỗi nhà cung cấp trong Danh sách nhà cung cấp của bạn.

3 (Tùy chọn) Phân loại việc mua hàng bằng cách sử dụng danh sách thả xuống Lớp.

Bạn có thể sử dụng các lớp học để chỉ định phần kinh doanh của bạn mà việc mua hàng được áp dụng.

4 (Tùy chọn) Thay đổi địa chỉ bằng cách chọn một tên từ danh sách thả xuống Ship To.

Danh sách thả xuống Ship To hiển thị danh sách tất cả khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên của bạn. Sau khi bạn chọn một mục nhập từ danh sách Gửi đến, QuickBooks điền vào hộp Gửi đến địa chỉ với thông tin thích hợp.

5Xác nhận ngày đặt hàng.

Ban đầu, QuickBooks đưa ngày hệ thống hiện tại vào hộp Date. Tuy nhiên, bạn nên xác nhận rằng ngày mà QuickBooks nhập như ngày đặt hàng mua hàng là chính xác.

6 Xác nhận số đơn đặt hàng.

Đơn đặt hàng, hoặc P. O., số nhận dạng duy nhất tài liệu đơn đặt hàng. QuickBooks tuần tự số lệnh mua cho bạn và đặt số thích hợp vào hộp P. O.. Việc đoán rằng QuickBooks tạo ra số đơn đặt hàng đúng là đúng. Nếu nó không đúng, bạn có thể nhập một số thay thế.

7Xác nhận nhà cung cấp và gửi thông tin.

Khối Nhà cung cấp và khối Vận chuyển để xác định nhà cung cấp mà bạn đang mua mặt hàng và địa chỉ mà bạn muốn nhà cung cấp gửi lô hàng. Nếu thông tin không đúng, tất nhiên, sửa chữa nó. Bạn có thể chỉnh sửa thông tin chặn địa chỉ bằng cách chọn thông tin không chính xác và sau đó đánh lại bất cứ điều gì cần được hiển thị.

8Trong cột Item, ghi số thứ tự duy nhất cho mặt hàng mà bạn muốn mua.

Hãy nhớ rằng các mục cần phải được nhập, hoặc được mô tả, trong Danh sách. Điều chính cần biết về Danh sách mục là bất kỳ thứ gì bạn muốn hiển thị trên hóa đơn - hoặc, đối với vấn đề đó, theo thứ tự mua hàng - phải được mô tả trong tệp mục.

9Trong cột Mô tả, nhập một số chi tiết cụ thể về mục mà bạn chọn.

Bạn cũng có thể chỉnh sửa trường Mô tả để nó có ý nghĩa đối với khách hàng hoặc nhà cung cấp.

10Xác định số lượng mặt hàng bạn muốn trong cột Số lượng.

Rõ ràng, bạn nhập vào số mục đó mà bạn muốn.

11Trong cột Giá, nhập giá cho mỗi đơn vị hoặc tỷ lệ mỗi đơn vị cho mặt hàng đó.

QuickBooks sử dụng các nhãn khác nhau cho cột này tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà bạn đã thiết lập.

12Nhập tên khách hàng vào cột Khách hàng.

Trong mẫu này, khách hàng là người mua hàng.

13 (Tùy chọn) Trong cột Số tiền, hãy điều chỉnh tổng chi phí cho mặt hàng đó.

QuickBooks tính giá trị Số tiền cho bạn bằng cách nhân số lượng theo tỷ lệ (hoặc giá). Nếu bạn điều chỉnh tổng số này, QuickBooks sẽ điều chỉnh tỷ lệ (hoặc giá) để tỷ lệ số lượng thời gian luôn bằng với số tiền đó.

14Trong cột Lớp, phân loại các đơn đặt hàng mua ở cấp mục, chứ không phải ở cấp đơn đặt hàng.

Bạn nhập một mô tả của mỗi mục cần được bao gồm trong đơn đặt hàng. Ví dụ: nếu bạn muốn đặt hàng sáu mặt hàng từ nhà cung cấp, đơn đặt hàng của bạn sẽ bao gồm sáu dòng thông tin.

15Nhấp vào nút In để in lệnh mua hàng.

Bạn cũng có thể in lệnh mua hàng sau đó trong một đợt; để làm như vậy, lưu tất cả các đơn đặt hàng mà bạn muốn tạo, và sau đó chọn File → Print Forms → Purchase Orders.

16Nhấp vào nút Save & Close hoặc Save & New.

Nếu bạn nhấp vào nút Lưu & Mới, QuickBooks sẽ lưu lại đơn đặt hàng đó và hiển thị lại phiên bản trống của cửa sổ Tạo đơn đặt hàng mua hàng để bạn có thể ghi lại một đơn đặt hàng khác.