Làm thế nào để Thu gọn Tài liệu Dữ liệu 2014 của QuickBooks của bạn - núm vú

Câu lệnh QuickBooks Condense tạo ra một bản sao vĩnh viễn của tệp dữ liệu QuickBooks. (Bản sao này được gọi là bản lưu trữ của tập tin.) Bản sao lưu trữ hồ sơ của công ty là một bản chụp nhanh của tệp công ty vì nó tồn tại ở một thời điểm cụ thể.

Nếu ai đó sau đó có câu hỏi - có lẽ là kế toán viên của bạn, hoặc kiểm toán viên của liên bang hoặc tiểu bang - bạn có thể sử dụng bản sao lưu trữ của tệp dữ liệu để hiển thị hồ sơ của công ty như thế nào tại một thời điểm cụ thể.

Sau khi bạn hiểu nội dung lưu trữ là gì, quá trình này khá đơn giản. Để ngưng tụ tập tin công ty QuickBooks, hãy làm theo các bước sau:

1Chọn File → Utilities → lệnh Condense Data.

QuickBooks hiển thị hộp thoại Thu thập dữ liệu đầu tiên.

2Chọn các nút giao dịch trước một ngày cụ thể.

3Chỉ định Hủy bỏ các giao dịch Trước ngày.

Để chỉ định ngày mà trước khi kết thúc giao dịch cần xoá, hãy nhập ngày trong hộp ngày. Nếu bạn muốn ngưng tụ các tập tin bằng cách loại bỏ các giao dịch vào hoặc trước ngày 31 tháng 12 năm 2010, ví dụ, nhập 1/1/2011 trong hộp ngày.

Tuy nhiên, lưu ý rằng bạn không cần cảm thấy cưỡng ép về việc loại bỏ một loạt các giao dịch kín. Bạn chỉ xóa các giao dịch đã đóng nếu tệp công ty QuickBooks của bạn đang trở nên quá lớn. Bạn có thể dễ dàng làm việc với tệp công ty QuickBooks có dung lượng 25MB, 50MB hoặc thậm chí 100MB (megabyte).

Mặc dù thường, bạn ngưng tụ một tập tin QuickBooks bằng cách loại bỏ các giao dịch cũ, đóng cửa, lệnh Condense cũng tạo ra các tệp mà không có giao dịch. Để tạo tệp giữ danh sách và tùy chọn nhưng không có giao dịch nào, hãy nhấp vào nút radio Tất cả giao dịch. Nhân tiện, bạn có thể sử dụng tùy chọn Tất cả giao dịch để xây dựng tệp gần như trống rỗng mà bạn có thể sử dụng lại (chẳng hạn như đào tạo).

4Click Next khi bạn hoàn thành xác định những giao dịch mà QuickBooks nên loại bỏ.

QuickBooks hiển thị hộp thoại Thu thập Dữ liệu thứ hai.

5Xác định làm thế nào các giao dịch hàng tồn kho nên được ngưng tụ, và nhấp vào Tiếp theo.

Nếu tệp QuickBooks của bạn bao gồm các giao dịch hàng tồn kho, QuickBooks khuyên bạn nên xóa các giao dịch cũ.Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Tập trung Thu thập dữ liệu thứ hai, bạn có thể cho biết QuickBooks chỉ thực hiện việc này bằng cách chọn nút Tuỳ chỉnh Khoản Đặt hàng Tóm tắt. Nếu bạn không muốn loại bỏ các giao dịch cũ, hãy chọn nút Giữ Các Chi Tiết Giao Dịch Khác)

Khi bạn nhấn Tiếp theo, bạn tiếp tục đến hộp thoại Dữ liệu Thu hẹp thứ ba (không hiển thị), nó sẽ hỏi các giao dịch nào nên được xem là đóng.

6Xác định giao dịch nào cần được loại bỏ, và nhấp vào Tiếp theo.

QuickBooks yêu cầu thêm thông tin về chính xác những gì cấu thành một giao dịch bị đóng hoặc cũ nên được gỡ bỏ. Bạn chọn các hộp kiểm để cho biết liệu các giao dịch trước ngày loại bỏ sẽ được xóa ngay cả khi chúng chưa được đánh dấu, đánh dấu To Be Printed, gắn cờ là Gửi được Gửi, và như vậy.

Khi bạn nhấn Next, bạn chuyển sang hộp thoại Tập trung Thu thập thứ tư.

7Xác định bất kỳ danh sách dọn dẹp nào sẽ xảy ra và nhấp vào Tiếp theo.

Sử dụng hộp thoại Tập trung Thu thập thứ tư để nói với QuickBooks rằng ngoài việc xoá các giao dịch đã đóng cũ, cần dọn sạch một số danh sách. Bạn có thể chọn các hộp kiểm trên hộp thoại Thu thập dữ liệu cho biết QuickBooks để loại bỏ các tài khoản chưa sử dụng, khách hàng không sử dụng, các nhà cung cấp không sử dụng, vân vân.

Bằng cách dọn dẹp danh sách của bạn thông qua việc xóa các mục danh sách không sử dụng, bạn không chỉ làm giảm kích thước của tệp công ty mà còn làm cho mọi người làm việc với danh sách dễ dàng hơn.

Khi bạn kích Next, QuickBooks hiển thị trang thứ năm của hộp thoại Thu thập dữ liệu.

8Xác nhận thao tác ngưng và lưu trữ.

Sau khi bạn mô tả cách bạn muốn QuickBooks lưu trữ và ngưng tụ tập tin công ty, QuickBooks sẽ hiển thị hộp thoại Thu thập Dữ liệu thứ năm. Hộp thoại cho bạn biết rằng quá trình lưu trữ bắt đầu bằng QuickBooks tạo một bản sao của tệp dữ liệu và hoạt động ngưng tụ có thể mất vài phút hoặc thậm chí vài giờ để hoàn thành.

9Nhấp vào Bắt đầu Thu hẹp.

QuickBooks bắt đầu quá trình ngưng kết tệp dữ liệu.

10Bao lưu tệp dữ liệu khi được nhắc.

Ngay khi bắt đầu quá trình ngưng tụ, QuickBooks sẽ nhắc bạn sao lưu tệp công ty QuickBooks. Sao lưu tệp công ty QuickBooks như một phần của hoạt động ngưng tụ hoạt động giống như sao lưu tệp công ty QuickBooks bất kỳ lúc nào.

Sau khi sao lưu tệp công ty QuickBooks, QuickBooks lưu bản sao lưu trữ của tệp công ty và sau đó làm sạch các phiên bản làm việc của tệp công ty bằng cách sử dụng hướng dẫn của bạn. Một lần nữa, như đã lưu ý trong các bước trước, quá trình dọn dẹp chỉ mất vài phút hoặc nếu tệp của bạn rất lớn.