Làm thế nào để Thu hẹp QuickBooks của bạn 2012 File Dữ liệu - núm vú

Lệnh Quickense 2012 Condense tạo một bản sao vĩnh viễn, được gọi là bản sao lưu trữ của tệp dữ liệu QuickBooks. Bản sao lưu trữ hồ sơ của công ty là một bản chụp nhanh của tệp công ty vì nó tồn tại ở một thời điểm cụ thể.

Nếu ai đó sau đó có câu hỏi - có lẽ là kế toán viên của bạn, hoặc kiểm toán viên liên bang hoặc tiểu bang - bạn có thể sử dụng bản sao lưu trữ của tệp dữ liệu để cho thấy tệp tin công ty trông như thế nào vào một thời điểm cụ thể trong thời gian

Sau khi bạn hiểu nội dung lưu trữ là gì, nó khá đơn giản. Để Thu gọn tệp công ty QuickBooks, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn tệp → tiện ích → lệnh Thu gọn dữ liệu.

   QuickBooks hiển thị hộp thoại Thu thập dữ liệu đầu tiên, như thể hiện trong minh hoạ dưới đây.

   

2. Chọn nút Giao dịch trước một nút radio Ngày cụ thể.

   Xác định loại bỏ các giao dịch Trước ngày.

3. Để chỉ định ngày mà các giao dịch bị đóng phải được gỡ bỏ, hãy nhập ngày vào hộp ngày được cung cấp. Ví dụ: nếu bạn muốn ngưng tụ tệp bằng cách xóa các giao dịch vào hoặc trước ngày 31 tháng 12 năm 2009, nhập

   12/31/2009 vào hộp ngày. Tuy nhiên, lưu ý rằng bạn không cần phải cảm thấy cưỡng ép về việc xoá một loạt các giao dịch kín. Bạn chỉ xóa các giao dịch đã đóng nếu tệp công ty QuickBooks của bạn đang trở nên quá lớn. Bạn có thể dễ dàng làm việc với tệp công ty QuickBooks có kích thước 25, 50, hoặc thậm chí 100MB (megabyte).

   Nhấp Tiếp theo khi bạn hoàn thành xác định giao dịch mà QuickBooks nên xóa. QuickBooks hiển thị hộp thoại Thu lại dữ liệu thứ hai, như thể hiện trong minh hoạ sau.

   Xác định như thế nào và nếu QuickBooks nên tóm tắt các giao dịch nó sẽ loại bỏ.

   

4. Sử dụng hộp thoại Thu thập Dữ liệu thứ hai để chỉ ra cách QuickBooks nên tóm tắt các giao dịch nó sẽ xóa. Bạn có thể có QuickBooks tóm tắt các giao dịch với một mục nhập nhật ký hoặc mục nhập nhật ký hàng tháng - một lựa chọn mà bạn thực hiện bằng cách chọn nút thích hợp.

   Hoặc bạn có thể chọn nút Tuỳ chọn Không tạo bản tóm tắt để cho biết rằng bạn không muốn QuickBooks tạo mục nhập tạp chí tóm tắt để thay thế các giao dịch mà nó xoá.Nhấp vào Tiếp theo khi bạn kết thúc. QuickBooks hiển thị hộp thoại Dữ liệu Thu hẹp thứ ba (không hiển thị), yêu cầu các giao dịch hàng tồn kho phải được làm đặc.

   Xác định cách thức Tóm tắt các giao dịch hàng tồn kho.

5. Nếu tệp QuickBooks của bạn bao gồm các giao dịch hàng tồn kho, QuickBooks khuyên bạn nên xóa các giao dịch cũ. Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Tập trung Thu thập dữ liệu thứ ba, bạn có thể cho biết QuickBooks làm điều này bằng cách chọn nút Tùy chọn Xóa Giao dịch Kho hàng. Nhấn Next để tiếp tục hộp thoại Thu thập dữ liệu thứ tư (không được hiển thị), nó sẽ hỏi xem các giao dịch nào nên được coi là đóng.

   Xác định giao dịch nào nên được coi là đóng.

6. Khi bạn nhấp vào Tiếp theo để di chuyển qua hộp thoại Thu thập dữ liệu hỏi về các giao dịch hàng tồn kho, QuickBooks sẽ hỏi thêm một chút thông tin về việc giao dịch "đóng" hoặc "cũ" chính xác là gì nên được gỡ bỏ.

   Bạn đánh dấu vào hộp để cho biết liệu các giao dịch trước ngày xoá sẽ được xóa ngay cả khi chúng chưa được đánh dấu, đánh dấu là To Be Printed, gắn cờ là Gửi được Gửi, và như vậy. Và sau đó bạn nhấn Tiếp theo để chuyển sang hộp thoại Thu thập Dữ liệu thứ năm.

   Chỉ định bất kỳ danh sách dọn dẹp nào sẽ xảy ra.

   

7. Sử dụng hộp thoại Tập trung Thu thập thứ tư để nói với QuickBooks cũng nên dọn sạch một số danh sách. Bạn có thể chọn các hộp kiểm trên hộp thoại Thu thập dữ liệu, Bằng cách dọn dẹp danh sách của bạn thông qua việc loại bỏ các mục danh sách không sử dụng, bạn không chỉ làm giảm kích thước của tệp công ty, bạn cũng làm cho nó dễ dàng hơn cho mọi người làm việc với danh sách.

   Nhấp Tiếp theo.

8. QuickBooks hiển thị trang thứ năm của hộp thoại Thu thập dữ liệu, như thể hiện trong minh hoạ sau.

   Xác nhận hoạt động lưu trữ và lưu trữ.

   

9. Sau khi bạn mô tả cách bạn muốn QuickBooks lưu trữ và ngưng tụ tập tin công ty, QuickBooks sẽ hiển thị hộp thoại Thu thập Dữ liệu thứ năm. Hộp thoại này yêu cầu bạn xác nhận quyết định của bạn để lưu trữ và ngưng tụ các tập tin dữ liệu. Sử dụng hộp thoại này để xác nhận thực tế là bạn muốn lưu trữ và ngưng tụ dữ liệu.

   Nhấp Bắt đầu Thu hẹp.

10. QuickBooks bắt đầu quá trình ngưng kết tệp dữ liệu.

    Sao lưu tệp dữ liệu khi được nhắc.

11. Ngay khi bắt đầu quá trình ngưng tụ, QuickBooks sẽ nhắc bạn sao lưu tệp công ty QuickBooks. Sao lưu tệp công ty QuickBooks như một phần của hoạt động ngưng tụ hoạt động giống như sao lưu tệp công ty QuickBooks bất kỳ lúc nào.

    Sau khi sao lưu tệp công ty QuickBooks, QuickBooks lưu bản sao lưu trữ của tệp công ty và sau đó làm sạch tệp phiên làm việc của tệp công ty bằng cách sử dụng hướng dẫn của bạn. Một lần nữa, như đã lưu ý trong các bước trước đó, quá trình làm sạch có thể mất vài phút hoặc nếu tệp của bạn rất lớn.