Làm thế nào để Dọn dẹp và Thu hẹp tập tin QuickBooks - núm vú

Quy trình lưu trữ trong QuickBooks 2015 khá đơn giản. Khi bạn dọn dẹp và lưu trữ hệ thống, bạn sẽ cần phải ngưng tụ các tệp. Để ngưng tụ tập tin công ty QuickBooks, hãy làm theo các bước sau:

1Chọn File → Utilities → lệnh Condense Data.

QuickBooks hiển thị hộp thoại Thu thập dữ liệu đầu tiên.

2Chọn các nút giao dịch trước một ngày cụ thể.

Tùy chọn này cho QuickBooks biết rằng bạn muốn làm hai việc: tạo ra một bản lưu trữ của tập tin dữ liệu QuickBooks, và skinny xuống tập tin công ty làm việc để nó không phải là quá lớn. QuickBooks làm giảm kích thước của phiên bản làm việc của tệp dữ liệu của công ty bằng cách loại bỏ các giao dịch cũ và đóng nếu bạn chọn Bước 3 để xóa các giao dịch.

3Chỉ định Hủy bỏ các giao dịch Trước ngày.

Để chỉ định ngày mà các giao dịch bị đóng phải được gỡ bỏ, hãy nhập ngày trong hộp ngày tháng. Ví dụ: nếu bạn muốn ngưng tụ tệp bằng cách xóa các giao dịch vào hoặc trước ngày 31 tháng 12 năm 2012, hãy nhập 1/1/2013 vào hộp ngày. Tuy nhiên, lưu ý rằng bạn không cần cảm thấy cưỡng bức về việc loại bỏ một loạt các giao dịch kín.

Bạn chỉ xóa các giao dịch đã đóng nếu tệp công ty QuickBooks của bạn trở nên quá lớn. Bạn có thể dễ dàng làm việc với tệp công ty QuickBooks có dung lượng 25MB, 50MB hoặc thậm chí 100MB (megabyte). Mặc dù thông thường, bạn ngưng tụ một tập tin QuickBooks bằng cách loại bỏ các giao dịch cũ, đóng cửa, lệnh Condense cũng tạo ra các tệp mà không có giao dịch và tệp tin chỉ với một dải dữ liệu được chỉ định cho các giao dịch. Để tạo tệp giữ danh sách và tùy chọn nhưng không có giao dịch nào, hãy nhấp vào nút radio Tất cả giao dịch. Nhân tiện, bạn có thể sử dụng tùy chọn Tất cả giao dịch để xây dựng tệp gần như trống rỗng mà bạn có thể sử dụng lại (chẳng hạn như đào tạo).

Để tạo một tệp QuickBooks chứa một phạm vi giao dịch được chỉ định, hãy nhấp vào nút radio Giao dịch ngoài phạm vi và sau đó nhập những ngày bookend phạm vi sử dụng các hộp Trước và Sau.

4Click Next khi bạn hoàn thành xác định những giao dịch mà QuickBooks nên loại bỏ.

QuickBooks hiển thị hộp thoại Thu thập Dữ liệu thứ hai.

5Xác định cách thức tóm tắt các giao dịch.

Nếu bạn tóm tắt các giao dịch lịch sử, QuickBooks sẽ sử dụng hộp thoại Thu thập dữ liệu thứ hai để hỏi nó sẽ tóm tắt dữ liệu lịch sử như thế nào: với một mục nhập nhật ký tóm tắt, với các bài báo tóm tắt hàng tháng, hoặc không có tóm tắt.

Chọn nút radio tương ứng với phương pháp tổng hợp mà bạn muốn. (Thông thường, bạn có thể sử dụng tùy chọn thứ hai được liệt kê - việc có QuickBooks tạo nhật ký tóm tắt hàng tháng - vì vậy bạn vẫn có thể tạo các báo cáo hàng tháng có ý nghĩa.

6Click Next khi bạn hoàn thành xác định cách QuickBooks nên tóm tắt các giao dịch.

QuickBooks hiển thị hộp thoại Tập trung Thu thập dữ liệu thứ ba.

7Chỉ định làm thế nào để các giao dịch hàng tồn kho phải được ngưng tụ, và nhấn Next.

Nếu tệp QuickBooks của bạn bao gồm các giao dịch hàng tồn kho, QuickBooks khuyên bạn nên xóa các giao dịch cũ. Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Tập trung Thu thập dữ liệu thứ ba, bạn có thể cho biết QuickBooks chỉ thực hiện việc này bằng cách chọn nút Tuỳ chỉnh Khoản Đặt hàng Tóm tắt. Nếu bạn không muốn xóa các giao dịch cũ, hãy chọn nút Keep Inventory Transactions Details.

Khi bạn kích Next, bạn tiếp tục đến hộp thoại Dữ liệu Tích tụ thứ tư (không hiển thị), nó sẽ hỏi các giao dịch nào nên được xem là đóng.

8Xác định giao dịch nào cần được loại bỏ, và nhấn Next.

QuickBooks yêu cầu thêm thông tin về chính xác những gì cấu thành một giao dịch bị đóng hoặc cũ nên được gỡ bỏ. Bạn chọn các hộp kiểm để cho biết liệu các giao dịch trước ngày loại bỏ sẽ được xóa ngay cả khi chúng chưa được đánh dấu, đánh dấu To Be Printed, gắn cờ là Gửi được Gửi, và như vậy.

Khi bạn kích Next, bạn chuyển sang hộp thoại Thu thập dữ liệu thứ năm.

9Xác định bất kỳ danh sách dọn dẹp nào sẽ xảy ra và nhấp vào Tiếp theo.

Sử dụng hộp thoại Tập trung Thu thập thứ năm để nói với QuickBooks rằng ngoài việc xoá các giao dịch đã đóng cũ, cần dọn sạch một số danh sách. Bạn có thể chọn các hộp kiểm trên hộp thoại Thu thập dữ liệu cho biết QuickBooks để loại bỏ các tài khoản chưa sử dụng, khách hàng không sử dụng, các nhà cung cấp không sử dụng, vân vân.

Bằng cách dọn dẹp danh sách của bạn thông qua việc xóa các mục danh sách không sử dụng, bạn không chỉ làm giảm kích thước của tệp công ty mà còn làm cho mọi người làm việc với danh sách dễ dàng hơn.

Khi bạn nhấp vào Tiếp theo, QuickBooks hiển thị trang thứ sáu của hộp thoại Thu thập dữ liệu.

10Xác nhận thao tác ngưng và lưu trữ của bạn.

Sau khi bạn mô tả cách bạn muốn QuickBooks lưu trữ và ngưng tụ tập tin công ty, QuickBooks sẽ hiển thị hộp thoại Thu thập dữ liệu lần thứ sáu. Hộp thoại cho bạn biết rằng quá trình lưu trữ bắt đầu bằng QuickBooks tạo một bản sao của tệp dữ liệu và hoạt động ngưng tụ có thể mất vài phút hoặc thậm chí vài giờ để hoàn thành.

11Nhấp vào Bắt đầu Thu hẹp.

QuickBooks bắt đầu quá trình ngưng kết tệp dữ liệu.

12Backup tệp dữ liệu khi được nhắc.

Ngay khi bắt đầu quá trình ngưng tụ, QuickBooks sẽ nhắc bạn sao lưu tệp công ty QuickBooks. Sao lưu tệp công ty QuickBooks như một phần của hoạt động ngưng tụ hoạt động giống như sao lưu tệp công ty QuickBooks bất kỳ lúc nào.

Sau khi sao lưu tệp công ty QuickBooks, QuickBooks lưu bản sao lưu trữ của tệp công ty và sau đó làm sạch các phiên bản làm việc của tệp công ty bằng cách sử dụng hướng dẫn của bạn. Quy trình dọn dẹp chỉ có thể mất vài phút hoặc có thể mất vài giờ nếu tệp của bạn quá lớn.