Làm thế nào để Thêm Người dùng trong QuickBooks Pro và Premier - Dummies

Bạn không bị hạn chế sử dụng chỉ một mật khẩu để kiểm soát quyền truy cập vào tệp dữ liệu QuickBooks của bạn. QuickBooks cho phép bạn thiết lập một số mật khẩu cho tập tin dữ liệu QuickBooks. Để cài đặt thêm người dùng trong QuickBooks Pro và QuickBooks Premier, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn công ty → Thiết lập người dùng và mật khẩu → Thiết lập người dùng lệnh.

   QuickBooks hiển thị hộp thoại Danh sách người dùng (không hiển thị), xác định bất kỳ người dùng nào đã được thiết lập truy cập QuickBooks và ai đang đăng nhập vào hệ thống.

2. Nói với QuickBooks mà bạn muốn thêm một người dùng bằng cách nhấn vào nút Add User.

   QuickBooks hiển thị hộp thoại Set Up User Password and Access đầu tiên.

3. Xác định người dùng và cung cấp mật khẩu.

   Cho mỗi người dùng mà bạn đang thiết lập một mật khẩu tên người dùng bằng cách nhập một tên ngắn - có lẽ là tên người dùng - trong hộp Tên người dùng. Sau khi bạn xác định người dùng, bạn nhập mật khẩu của người dùng vào cả hộp văn bản Mật khẩu và hộp kiểm Xác nhận mật khẩu.

4. Nhấp Tiếp theo để tiếp tục và sau đó cho biết bạn muốn giới hạn quyền truy cập cho người dùng mới.

   Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Cài đặt Người dùng và Truy cập Thứ hai, cho biết bạn muốn giới hạn quyền truy cập và quyền cho người dùng hay không. Nếu bạn muốn giới hạn quyền truy cập và quyền ( quyền chỉ đơn giản là những điều mà người dùng có thể làm), hãy chọn nút radio Chọn các khu vực của QuickBooks. Nếu bạn muốn người dùng có thể làm bất cứ điều gì, hãy chọn nút radio Tất cả các khu vực của QuickBooks. Nếu bạn chỉ ra rằng người dùng mới nên có quyền truy cập vào tất cả các khu vực của QuickBooks, bạn đã hoàn tất thiết lập mật khẩu người dùng. Bạn có thể bỏ qua các bước còn lại.

5. Nhấp Tiếp theo để tiếp tục và sau đó mô tả truy cập vào các thông tin bán hàng và các khoản phải thu và các nhiệm vụ.

   Sau khi bạn hoàn thành Bước 4, QuickBooks hiển thị hộp thoại Cài đặt Người dùng và Truy cập thứ ba. Đây là lần đầu tiên trong một loạt các hộp thoại đưa bạn qua cuộc phỏng vấn, hỏi những câu hỏi chi tiết về loại truy cập mà mỗi người dùng nên có đối với một khu vực cụ thể.

   Chẳng hạn, liên quan đến hoạt động bán hàng, QuickBooks hỏi về truy cập vào các giao dịch (như hoá đơn, chứng từ thanh toán, và các khoản phải thu). Bạn có thể chỉ ra rằng người sử dụng không nên có quyền truy cập bằng cách chọn nút radio No Access. Bạn có thể chỉ ra rằng người dùng phải có quyền truy cập đầy đủ bằng cách chọn nút radio Full Access. Nếu người dùng phải có quyền truy cập một phần, bạn chọn nút radio Chọn lọc truy cập và sau đó chọn một trong các nút chi nhánh Truy cập Chọn lọc: Tạo Giao dịch chỉ, Tạo và In ấn Giao dịch, hoặc Tạo Giao dịch và Tạo Báo cáo.

6. Kích Next và sau đó mô tả các quyền mua và tài khoản phải thanh toán.

   Sau khi bạn hoàn thành bước 5 bằng cách nhấp vào Tiếp theo, QuickBooks hiển thị hộp thoại Set Up User Password và Access thứ tư, cho phép bạn chỉ định những truy cập nào cho người dùng mới này trong các lĩnh vực mua hàng và thanh toán các khoản phải trả. Bạn có thể chọn nút radio No Access. Bạn có thể chọn nút radio Hoàn toàn Quyền truy cập. Hoặc bạn có thể chọn một số mặt đất trung bình bằng cách chọn nút radio Chọn lọc truy cập và một trong các nút nhánh phụ Truy cập. Các quy tắc tương tự để thiết lập các quyền và quyền truy cập áp dụng cho khu vực mua và phải thanh toán phải áp dụng cho khu vực bán hàng và phải thu.

7. Nhấp Tiếp theo và sau đó mô tả quyền người dùng và quyền truy cập còn lại.

   Khi bạn nhấp vào nút Tiếp theo được hiển thị ở cuối mỗi phiên bản của hộp thoại Set Up User Password và Access, QuickBooks sẽ hiển thị một số phiên bản khác của hộp thoại mà nó sử dụng để truy vấn bạn về quyền và quyền truy cập của người dùng. Ví dụ: sau khi bạn mô tả những quyền nào thích hợp cho người dùng trong khu vực mua và tài khoản phải thanh toán, QuickBooks sẽ hỏi về vùng kiểm tra và thẻ tín dụng. Sau đó, nó hỏi về khu vực kiểm kê. Tiếp theo, nó hỏi về biên chế. Sau đó, nó hỏi về hoạt động kế toán tổng hợp, nhạy cảm. Cuối cùng, QuickBooks hỏi về khả năng truy cập vào báo cáo tài chính.

   Bạn giới hạn quyền trong mỗi lĩnh vực khác theo cùng cách mà bạn thực hiện đối với việc bán hàng và các khoản phải thu và đối với các khoản mua hàng và các khoản phải trả. Chỉ cần chu đáo khi bạn đi qua màn hình và giới hạn khả năng của người dùng. Bạn muốn người dùng có các quyền cần thiết để thực hiện công việc của họ, nhưng bạn không muốn cung cấp cho họ bất kỳ quyền nào hơn họ cần.

8. Xác định xem người dùng có thể thay đổi hoặc xóa các giao dịch.

   Sau khi bạn đã bước qua khoảng một nửa tá phiên bản của hộp thoại Thiết lập Người dùng Mật khẩu và Truy cập yêu cầu về các lĩnh vực kế toán cụ thể, QuickBooks sẽ hiển thị trang Thay đổi hoặc Xoá Giao dịch của hộp thoại Cài đặt Người dùng Mật khẩu và Truy cập cái hộp. Trang Thay đổi hoặc Xóa các giao dịch cho phép bạn chỉ ra rằng người dùng có thể hoặc không thể thay đổi các giao dịch được ghi lại trước ngày đóng. Nói chung, bạn muốn giới hạn khả năng của người dùng thay đổi hoặc xóa các giao dịch.

9. Nhấp Tiếp theo và sau đó xem lại các quyết định về quyền của bạn.

   Khi bạn nhấp vào Tiếp theo, QuickBooks hiển thị phiên bản cuối cùng của hộp thoại Cài đặt Người dùng Mật khẩu và Truy cập, xác định quyền người dùng mà bạn đã chỉ định hoặc cho phép. Bạn có thể sử dụng hộp thoại này để xem lại các quyền mà ai đó có. Nếu bạn nhận ra rằng bạn đã gán các quyền không chính xác, hãy nhấp vào nút Quay lại để di chuyển trở lại qua các hộp thoại đến hộp thoại mà bạn đã nhầm lẫn. Thay đổi chuyển nhượng quyền và nhấp vào nút Tiếp theo để trở lại cửa sổ cuối cùng của hộp thoại Cài đặt Người dùng Mật khẩu và Truy cập.

10. Khi bạn kết thúc với việc xem xét các quyền và quyền truy cập của người dùng, hãy nhấp vào Kết thúc.

    Từ thời điểm này, người sử dụng mới sẽ có thể sử dụng QuickBooks; tuy nhiên, các quyền của họ được giới hạn ở những gì bạn chỉ định.

    Kế toán thường muốn xem các quyền mà người dùng cụ thể có. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn được kiểm toán bởi CPA của bạn như là một phần của đóng cửa hàng năm. (Bạn có thể được kiểm toán nếu ngân hàng muốn báo cáo tài chính đã kiểm toán). QuickBooks không cung cấp một cách để bạn in các thông tin được hiển thị trong hộp thoại Set Up User Password and Access. Tuy nhiên, Windows cho phép bạn sử dụng phím Print Screen để chụp màn hình của cửa sổ chương trình QuickBooks và hộp thoại Set Up User Password and Access.

    Nhấn Alt + Print Scrn để chụp một ảnh chụp màn hình của hộp thoại. Điều này sao chép một hình ảnh của màn hình của bạn vào Windows Clipboard. Tiếp theo, mở Paint bằng cách chọn Start → Programs → Accessories → Paint. Dán hình ảnh vào Paint bằng cách nhấn Ctrl + V. Bạn có thể thấy một thông báo lỗi rằng hình ảnh trong Clipboard lớn hơn bitmap. Bạn có muốn phóng to bitmap? Nhấp vào Có. Lưu ảnh chụp màn hình bằng cách chọn File → Save As. Bạn có thể muốn chụp hình ảnh màn hình theo cách này để ghi lại quyền truy cập của người dùng và quyền cho nhân viên.