Làm thế nào để Thêm Người dùng trong QuickBooks Giải pháp Doanh nghiệp - núm vú

Nếu có nhiều người sử dụng QuickBooks, bạn muốn thiết lập thêm người dùng. Để thêm người dùng vào QuickBooks Enterprise Solutions, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn Công ty → Người dùng → Thiết lập Người dùng và Vai trò.

   QuickBooks hiển thị hộp thoại Người dùng và Vai trò. Hộp thoại Người dùng và Vai trò xác định bất kỳ người dùng nào đã được thiết lập QuickBooks và vai trò mà QuickBooks có thể điền khi sử dụng QuickBooks. Danh sách Người dùng, hiển thị trên tab Danh sách Người dùng của Hộp thoại, cũng xác định những người hiện đang đăng nhập vào hệ thống.

2. Nói với QuickBooks mà bạn muốn thêm một người dùng bằng cách nhấn nút New.

   Khi bạn nhấp vào nút này, QuickBooks hiển thị hộp thoại Người dùng mới.

3. Xác định người dùng và cung cấp mật khẩu.

   Bạn cần cung cấp cho mỗi người dùng mà bạn đang thiết lập một tên người dùng. Bạn thực hiện việc này bằng cách nhập một tên ngắn - có lẽ tên người dùng - trong hộp Tên người dùng. Sau khi bạn xác định người dùng, bạn nhập mật khẩu của người dùng vào cả hộp văn bản Mật khẩu và hộp kiểm Xác nhận mật khẩu.

4. Xác định vai trò của người dùng.

   Sử dụng hộp danh sách Roles có sẵn để chọn các vai trò (hoặc nhiệm vụ) người dùng điền. Sau đó thêm vai trò đã chọn vào danh sách vai trò được chỉ định của người dùng bằng cách nhấp vào nút Thêm. Để loại bỏ một vai trò từ một người dùng, chọn vai trò trong hộp danh sách Role được gán và sau đó nhấp vào Remove.

   Hộp Mô tả ở dưới cùng của hộp thoại Người dùng mới mô tả vai trò chi tiết hơn, bao gồm loại người dùng QuickBooks, những người thường được gán vai trò đã chọn.

5. (Tùy chọn) Sửa đổi vai trò khi cần thiết.

   Bạn có thể tinh chỉnh các vai trò mà bạn (với sự giúp đỡ của QuickBooks) chỉ định. Để làm như vậy, hãy chọn tab Vai trò của hộp thoại Người dùng và Vai trò, nhấp vào vai trò bạn muốn thay đổi, sau đó nhấp vào nút Chỉnh sửa.

   Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Chỉnh sửa Vai trò, hãy chọn hoạt động kế toán hoặc khu vực trong danh sách Vùng và Hoạt động và sau đó sử dụng các nút Mức Truy cập Khu vực để chỉ định người dùng có vai trò đã chọn có thể làm gì. Bạn có thể chỉ ra rằng người dùng không nên truy cập bằng cách chọn nút radio None.

   Bạn có thể chỉ ra rằng người dùng phải có quyền truy cập đầy đủ bằng cách chọn nút radio toàn bộ. Nếu người dùng phải có quyền truy cập một phần, bạn chọn nút Một phần và sau đó kiểm tra hoặc xóa (khi thích hợp) hộp Tạo, Sửa đổi, Xóa, In và Xem Tờ. Nhấp vào OK để lưu bất kỳ thay đổi nào cho vai trò và trở lại hộp thoại Người dùng và Vai trò.

   Bạn có thể xem những gì truy cập vào bất kỳ vai trò nào ban đầu bằng cách chọn một trong các mục trong danh sách Khu vực và Hoạt động. QuickBooks sử dụng nút và hộp Cấp Truy cập Khu vực để hiển thị cài đặt hiện tại cho vai trò.

   Theo nguyên tắc chung, khi nói đến kiểm soát kế toán, bạn muốn cung cấp một lượng truy cập tối thiểu. Nếu ai đó không cần truy cập vào tệp dữ liệu QuickBooks cho các nhiệm vụ hàng ngày, bạn nên chọn nút Không.

   Nếu ai đó cần một chút truy cập - có lẽ để chuẩn bị dự toán công việc hoặc hóa đơn - bạn chỉ cho phép truy cập và không có gì nhiều hơn.

   Khả năng cung cấp cho nhân viên, nhà thầu phụ hoặc kế toán viên nhiều hơn về noodle trong hệ thống kế toán của bạn, càng có nhiều nguy cơ rằng người nào đó có thể vô tình hoặc cố ý đưa ra các lỗi vào hệ thống. Ngoài ra, bạn càng có nhiều quyền và quyền truy cập, bạn càng dễ dàng lấy nó để lấy cắp thông tin từ bạn.

6. (Tùy chọn) Xem lại quyền người dùng của bạn.

   Sau khi thiết lập một người dùng, bạn nên (chỉ để cẩn thận) xem lại quyền truy cập bạn đã cho người dùng. Để làm điều này, hãy nhấp vào tab Danh sách Thành viên của hộp thoại Người dùng và Vai trò, chọn người dùng, sau đó nhấp vào nút Quyền Xem.

   Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Xem quyền, hãy chọn người dùng và sau đó nhấp vào nút Hiển thị để xem cửa sổ Quyền Xem, hiển thị một danh sách rất chi tiết về những gì Người dùng có thể và không thể làm được.

7. (Tùy chọn) Xem xét sửa đổi vai trò của bạn.

   Nếu bạn thực hiện thay đổi quyền của vai trò, bạn cũng có thể muốn xem lại những thay đổi đó. Để làm điều đó, hãy nhấp vào tab Danh sách Vai trò của hộp thoại Người sử dụng và Vai trò, chọn vai trò, và sau đó nhấp vào nút Quyền Xem. QuickBooks hiển thị một phiên bản khác của hộp thoại Quyền Xem cho phép liệt kê các vai trò mà bạn và QuickBooks đã thiết lập.

   Chọn vai trò mà bạn muốn xem lại và nhấp vào nút Xem quyền. QuickBooks hiển thị một phiên bản khác của cửa sổ View Permissions, với một danh sách chi tiết về những gì ai đó có thể làm và không thể làm được.

8. Sau khi bạn hoàn tất kiểm tra quyền người dùng và vai trò, nhấp vào Đóng để đóng bất kỳ cửa sổ đang mở nào và sau đó nhấp vào nút Hủy hoặc Đóng để đóng bất kỳ hộp thoại mở nào.

   Từ thời điểm này, người sử dụng mới có thể sử dụng QuickBooks; tuy nhiên, các quyền của họ được giới hạn ở những gì bạn chỉ định.

   Kế toán thường muốn xem các quyền mà người dùng cụ thể có. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn được kiểm toán bởi CPA của bạn như là một phần của đóng cửa hàng năm. (Bạn có thể được kiểm toán nếu ngân hàng muốn báo cáo tài chính được kiểm toán, ví dụ.)

   Cửa sổ quyền của Chế độ xem QuickBooks là một cách để xem dữ liệu này trực tuyến và nếu bạn muốn in một bản sao của thông tin cho phép, tất cả những gì bạn cần phải làm là nhấn vào nút Print của cửa sổ.