Word 2007 Hợp nhất Thư - Bước 3: Xây dựng hồ sơ - núm vú

Sau khi xác định các lĩnh vực bạn cần cho Word 2007 của bạn hợp nhất thư, bước tiếp theo là hoàn thành danh sách địa chỉ. Để làm điều đó, bạn tạo một danh sách các bản ghi, bằng cách nhập dữ liệu cho mỗi trường trong mỗi bản ghi. Điều này xảy ra trong hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới. Hãy nhớ rằng các trường là các cột, và các bản ghi là hàng.

1. Nhập dữ liệu của trường đầu tiên.

2. Nhấn Tab để nhập trường kế tiếp.

   Tiếp tục điền vào dữ liệu và nhấn Tab để di chuyển giữa các trường.

3. Bắt đầu một bản ghi mới.

   Khi bạn nhấn Tab trên trường cuối cùng trong một bản ghi, một bản ghi mới sẽ được tự động tạo và thêm vào dòng tiếp theo. Tiếp tục điền vào dữ liệu!

4. Xem lại công việc của bạn khi bạn hoàn tất.

   Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ trường nào trong bất kỳ bản ghi nào bằng cách chọn nó bằng chuột.

   Nếu bạn vô tình thêm một trường trống vào cuối, nhấp để chọn nó và sau đó nhấp vào nút Xóa Mục nhập. (Các bản ghi trống vẫn được xử lý trong một kết hợp thư, kết quả là giấy bị lãng phí.)

5. Nhấp vào OK.

   

   Một hộp thoại Save As đặc biệt bật lên, cho phép bạn lưu danh sách địa chỉ của bạn vào đĩa.

6. Gõ tên cho danh sách địa chỉ.

   Tên ngắn và mô tả tốt nhất. Bạn cũng nên sử dụng thư mục mà Word đã chọn cho bạn.

7. Nhấp vào Lưu.

   Danh sách địa chỉ bây giờ được lưu vào đĩa. Điều này cho phép bạn sử dụng lại nó trong các hoạt động hợp nhất thư trong tương lai.

Giờ đây bạn có thể tiếp tục với "Word Merge Mail Merge - Bước 4: Chèn các trường vào Tài liệu Chính. "