ĐIều gì xảy ra khi bạn làm giảm tập tin công ty QuickBooks - núm vú

Quá trình ngưng tụ QuickBooks làm hai việc: Câu lệnh QuickBooks Condense tạo ra một bản sao vĩnh viễn của tệp dữ liệu QuickBooks (được gọi là bản sao của tập tin); quá trình nén tập tin làm cho các tập tin dữ liệu nhỏ hơn bằng cách tóm tắt nhiều đóng cũ, chi tiết các giao dịch sử dụng các mục nhật ký lớn quái vật.

Bởi vì việc ngưng tụ và lưu trữ có thể hơi khó hiểu một chút, đây là một bản tóm tắt nhanh về chính xác điều gì sẽ xảy ra khi bạn ngưng tụ tập tin công ty QuickBooks. Dưới đây là những gì QuickBooks thường làm trong quá trình:

• Lưu bản sao lưu trữ của các tệp công ty của bạn: Khi bạn ngưng tụ tập tin công ty QuickBooks, QuickBooks sẽ lưu bản sao lưu của tệp đó.

• Loại bỏ giao dịch đã đóng cũ: Là một phần của quá trình ngưng tụ, QuickBooks cung cấp cho bạn cơ hội xóa các giao dịch cũ và đóng từ phiên bản hiện tại, làm việc của tệp công ty QuickBooks. Hãy nhớ rằng lưu trữ tạo ra một bản lưu trữ của tập tin công ty QuickBooks.

  Các giao dịch đã đóng là các giao dịch mà QuickBooks không cần phải theo dõi chi tiết. Ví dụ: hoá đơn khách hàng cũ - sau khi đã thanh toán - là một giao dịch khép kín. Một tờ séc cũ viết cho một số nhà cung cấp - sau khi đã thanh toán ngân hàng - là một giao dịch khép kín.

  Các tạp chí hàng tháng tóm tắt này cho phép bạn tiếp tục chuẩn bị báo cáo tài chính hàng tháng. Ví dụ: mặc dù lưu trữ loại bỏ tất cả các giao dịch cũ, đóng cửa, ví dụ như tháng 1 năm 2011, bạn vẫn có thể xuất bản báo cáo tài chính cho tháng 1 năm 2011 vào năm 2014. Để tạo báo cáo tài chính hàng tháng cho tháng 1 năm 2011, QuickBooks sử dụng tóm tắt hàng tháng.

• Xóa đường mòn kiểm toán: QuickBooks duy trì một đường mòn kiểm toán cho thấy ai đã nhập những giao dịch nào. Một hiệu ứng gần như ẩn của việc dọn dẹp các tập tin dữ liệu QuickBooks liên quan đến đường mòn kiểm toán. Nếu bạn làm sạch một tệp công ty và chỉ ra rằng tệp công ty nên được ngưng tụ, QuickBooks sẽ xóa dấu vết kiểm toán trước khi "xóa các giao dịch đã đóng trong hoặc trước ngày".

  Nói cách khác, trong khoảng thời gian mà QuickBooks loại bỏ các giao dịch cũ, đóng cửa, nó cũng loại bỏ các dấu vết kiểm toán của những giao dịch đó.

• Quá trình tệp tổng hợp thường có nghĩa là tạo một bản sao của tệp dữ liệu QuickBooks mà bạn lưu và đặt đi một nơi nào đó và sau đó tạo ra một phiên bản được thu nhỏ của tệp công ty làm việc. Lệnh mà bạn sử dụng để ngưng tụ tập tin công ty QuickBooks, tuy nhiên, cũng cho phép bạn tạo các tệp công ty gần như trống rỗng.

  Hầu hết mọi người không bao giờ phải sử dụng tùy chọn này. Chỉ một loại người dùng QuickBooks có thể muốn tạo các tệp công ty gần như trống rỗng: CPA và chuyên gia tư vấn (những người muốn sử dụng lại tệp công ty cho một đơn vị kinh doanh hoặc khách hàng khác) có thể muốn sử dụng lệnh này để tạo các tệp dữ liệu công ty có nhiều các danh sách đã được thiết lập.