Sử dụng QuickBooks để quản lý khoảng không quảng cáo trong một công ty sản xuất - núm vú

Theo dõi hàng tồn kho trong một công ty sản xuất khó khăn hơn trong các loại hình doanh nghiệp khác. Khi bạn đun sôi tất cả mọi thứ cho bản chất của nó trong QuickBooks, vấn đề xuất phát từ một vài yêu cầu về kế toán khắt khe:

• Trong môi trường sản xuất, nhà sản xuất kết hợp các nguyên vật liệu vào các mặt hàng thành phẩm. Điều này có nghĩa là - và đây là một phần đầy thách thức - quá trình sản xuất làm giảm số lượng hàng tồn kho và giá trị cho một số mặt hàng (nguyên vật liệu hoặc các thành phần) và đồng thời làm tăng số lượng và giá trị của các sản phẩm khác, mặt hàng.
• Trong môi trường sản xuất, các quy tắc nói rằng bạn không chỉ đếm giá trị của các mặt hàng trong giá trị hàng tồn kho thành phẩm. Bạn cũng tính chi phí lao động và chi phí sản xuất của nhà máy được sử dụng để sản xuất các mặt hàng.

QuickBooks giải quyết vấn đề đầu tiên liên quan đến việc kiểm kê sản phẩm, nhưng nó không giải quyết hoặc giải quyết vấn đề thứ hai. May mắn thay, miễn là bạn là một nhà sản xuất nhỏ, có lẽ bạn không cần phải lo lắng quá nhiều về vấn đề thứ hai. Bạn nên hỏi CPA của bạn về việc này. Nhưng đừng lo lắng - Quốc hội và Internal Revenue Service đã cung cấp một loạt các sơ hở mà làm cho kế toán dễ dàng hơn cho những kẻ nhỏ.

Xử lý hàng tồn kho được sản xuất một cách đơn giản

Nếu bạn đang sử dụng QuickBooks Pro hoặc một số phiên bản QuickBooks Premier trước đó, bạn không có khả năng tạo tài khoản cho QuickBooks. Điều tốt nhất bạn có thể làm là nhóm các mục để kết hợp thành các mục riêng lẻ trong hoá đơn của khách hàng.

Cách tiếp cận này nghe có vẻ lúng túng, nhưng nó không phải là khá tệ như bạn nghĩ lúc đầu đỏ mặt. Bạn có thể chọn chỉ hiển thị mục nhóm trong hóa đơn của khách hàng. Điều này có nghĩa là trở lại ví dụ của người bán hoa bán hoa hồng đỏ và lọ - người bán hoa có thể "sản xuất" một chiếc bình pha lê của một tá hồng đỏ và sau đó cho thấy mặt hàng đã được chế tạo như một nhóm trong hóa đơn của khách hàng.

Một điều có vấn đề về cách tiếp cận "chỉ sử dụng nhóm mục" là nó không cho bạn cách để theo dõi giá trị hàng tồn kho của hàng hoá thành phẩm.

Thực hiện kế toán hàng tồn kho trong QuickBooks

Để tính toán cho việc sản xuất hàng tồn kho trong QuickBooks Premier hay QuickBooks Enterprise Solutions, bạn thêm các bộ phận kiểm kê hàng tồn kho vào danh mục Sản phẩm cho những mặt hàng bạn sản xuất. Bạn cũng ghi lại việc sản xuất các mặt hàng như bạn … tốt, sản xuất chúng.

Giả sử Sứ Hồ chủ yếu chỉ mua và bán lại các cốc cà phê và các loại khác doodads bằng sứ. Nhưng cũng có thể giả định rằng mỗi năm một lần, Đồ sứ Sông Đồng lắp ráp một bộ sưu tập các cốc cà phê màu đỏ vào bộ quà tặng Ngày Lễ tình nhân đóng hộp. Trong trường hợp này, QuickBooks có thể ghi lại việc lắp ráp một bộ quà tặng đóng hộp kết hợp, ví dụ như bốn cốc cà phê màu đỏ, một hộp các tông và một số bao giấy bằng khăn giấy.

Thêm các bộ phận lắp ráp hàng tồn kho

Để mô tả sản phẩm được sản xuất, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn Danh sách → Danh mục.

   QuickBooks hiển thị cửa sổ danh mục khoản mục.

2. Nhấp vào nút Item trong cửa sổ Danh sách mục, và chọn New từ danh sách thả xuống.

   QuickBooks hiển thị cửa sổ New Item.

3. Chọn mục Hàng tồn kho từ danh sách Loại thả xuống.

   QuickBooks hiển thị phiên bản Kho kiểm kê của cửa sổ Danh mục Mới.

4. Chỉ định tài khoản để sử dụng để theo dõi chi phí của mặt hàng này khi bạn bán nó.

   QuickBooks đề xuất tài khoản Chi phí Hàng bán. Nếu bạn đã tạo các tài khoản khác cho COGS của mình, hãy chọn tài khoản thích hợp khác.

5. Mô tả sản phẩm được sản xuất.

   Nhập mô tả mục mà bạn muốn xuất hiện trong tài liệu mà khách hàng của bạn thấy, chẳng hạn như các hoá đơn. (QuickBooks gợi ý mô tả tương tự mà bạn sử dụng trong hộp văn bản Description on Purchase Transactions như là một mặc định.)

6. Nhập số tiền mà bạn tính cho mục này trong hộp Giá bán.
7. Cho biết mục sản xuất có phải chịu thuế bán hàng hay không bằng cách sử dụng danh sách thả xuống Mã thuế.
8. Sử dụng danh sách thả xuống Tài khoản Thu nhập để chỉ định tài khoản mà bạn muốn QuickBooks sử dụng để theo dõi thu nhập từ việc bán hàng.
9. Xác định các thành phần đi vào mục đã hoàn thành.

   Sử dụng danh mục Hóa đơn để xác định từng hạng mục và số lượng cần thiết để lắp ráp hàng tồn kho. Mỗi thành phần đi trên một dòng riêng biệt trong danh sách. Không quá dư thừa, nhưng lưu ý rằng bạn xác định cả mục thành phần và số mục thành phần cần thiết.

10. Xác định tài khoản tài sản.

    Chỉ định tài khoản nội dung hiện tại khác mà bạn muốn QuickBooks sử dụng để theo dõi giá trị của mục khoảng không quảng cáo này.

11. Chọn một điểm xây dựng.

    Sử dụng các ô Xây dựng Điểm để xác định số lượng hàng tồn kho thấp nhất của mặt hàng này có thể tồn tại trước khi bạn sản xuất nhiều hơn. Khi cấp độ khoảng không quảng cáo giảm xuống số lượng này, QuickBooks sẽ thêm lời nhắc vào danh sách Nhắc nhở, thông báo cho bạn rằng bạn cần phải thực hiện nhiều mục hơn.

12. Bỏ qua ô On Hand và Total Value.

    Xem hộp Trên tay? Để nó đặt bằng không. Để nhập số bây giờ là ghi lại một giao dịch chưa được phân loại, và bạn không muốn làm điều đó. Đi trước và để trường Total Value được thiết lập bằng 0.

13. Rời hộp As Of trống, hoặc nhập ngày hiện tại.

    Không quan trọng.

Phiên bản Bản kiểm kê của cửa sổ Khoản mục Mới.

Sản xuất ghi hoặc lắp ráp các mặt hàng

Để xây dựng một số lắp ráp, hãy chọn lệnh Nhà cung cấp → Hoạt động kiểm kê → Xây dựng các bản cam kết.QuickBooks hiển thị cửa sổ Build Assemblies. Tất cả bạn chọn là chọn vật bạn muốn xây dựng từ danh sách thả xuống Hợp đồng và sau đó nhập số lượng mà bạn (hoặc một số đồng nghiệp không may) được xây dựng trong hộp Số lượng để xây dựng ở góc dưới bên phải. Sau đó, bạn nhấp vào nút Build & Close hoặc Build & New. (Nhấn vào nút Build & New nếu bạn muốn ghi lại các thành phần khác)

Phiên bản Build Assemblies của cửa sổ New Item.

Dưới đây là một số điều cần nhớ về lệnh Build Assemblies:

• Ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ, QuickBooks cho thấy số lượng lắp ráp bạn có trong tay và số lượng khách hàng đã đặt hàng. Đó là thông tin hữu ích để có, vì vậy hãy nhớ rằng nó ở đó.
• Một bảng trong cửa sổ Build Assemblies hiển thị cho bạn những gì được đưa vào sản phẩm của bạn. Không phải là bạn quan tâm, nhưng đây là một hóa đơn các tài liệu.
• Ở cuối danh sách tài liệu, QuickBooks cho bạn thấy số lượng hội đồng tối đa mà bạn có thể thực hiện, với trữ lượng tồn kho hiện tại của bạn.
• Khi bạn xây dựng một mục, QuickBooks sẽ điều chỉnh số lượng mục hàng tồn kho. Nếu bạn mua các bộ quà tặng đóng hộp, mỗi chiếc có bốn chiếc cốc màu đỏ và hai gói giấy, QuickBooks sẽ giảm số lượng mặt hàng của những chiếc cốc màu đỏ và gói giấy, và tăng số lượng mặt hàng của bộ quà tặng đóng hộp khi bạn ghi lại việc xây dựng lắp ráp.

Một số thành phần được sử dụng trong lắp ráp có thể không phải là hàng tồn kho. Bạn có thể sử dụng các bộ phận noninventory trong một assembly.

Quản lý nhiều vị trí hàng tồn kho

QuickBooks Enterprise Solutions cho phép bạn đối phó với thách thức ghi lại lưu trữ hàng tồn kho ở nhiều địa điểm. Để bật tính năng này, được gọi là Theo dõi khoảng không quảng cáo nâng cao, hãy chọn lệnh Chỉnh sửa → Preferences, nhấp vào Mục và Khoảng không quảng cáo, nhấp vào tab Tùy chọn Công ty, sau đó nhấp vào nút Cài đặt Khoảng không quảng cáo Nâng cao.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Giải pháp doanh nghiệp của QuickBooks, QuickBooks sẽ hiển thị các hộp thoại cho phép bạn xây dựng danh sách các trang web khoảng không quảng cáo cũng như thêm các trường vào cửa sổ và hộp thoại thích hợp để bạn có thể theo dõi các mục hàng tồn kho theo trang web. Nếu bạn không sử dụng phiên bản Giải pháp doanh nghiệp của QuickBooks, QuickBooks sẽ hiển thị thông tin về cách bạn có thể nâng cấp lên Giải pháp Doanh nghiệp.