Lời khuyên cho Làm việc với Quy tắc MYOB và Nguồn cấp dữ liệu Ngân hàng - những người có núm vú

Một trong những điều tuyệt vời về MYOB AccountRight là bạn có thể thiết lập các quy tắc ngân hàng để tự động phân bổ các giao dịch. Dưới đây là một số mẹo để tạo ra các quy tắc hoạt động chính xác, mọi lúc.

• Giữ các điều kiện quy tắc càng đơn giản càng tốt. Chẳng hạn, có thể một khoản thanh toán gần đây cho thợ máy của bạn là 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Chắc chắn, bạn có thể tạo ra một quy tắc cho MYOB phân bổ bất kỳ giao dịch nào bằng những từ chính xác này cho Chi phí cho Phương tiện Ôtô, nhưng thay vào đó, hãy dành một chút thời gian để đơn giản hóa các điều kiện quy tắc. Ví dụ: tạo một quy tắc cho MYOB phân bổ bất kỳ giao dịch nào bằng từ 'BAY AUTOMOTIVE' sang chi phí cho xe cơ giới. Bằng cách này, nếu bạn thanh toán bằng thẻ tín dụng thay vì EFTPOS lần tiếp theo, hoặc thợ thay đổi cơ sở thương gia của họ sao cho văn bản báo cáo ngân hàng hiển thị khác, quy tắc này có nhiều khả năng vẫn chính xác.

• Giữ tên quy tắc thông tin và dễ nhận diện. MYOB mặc định sử dụng toàn bộ mô tả từ văn bản trên bảng sao kê ngân hàng của bạn dưới dạng tên quy tắc. Sử dụng ví dụ trên, tên quy tắc trở thành 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Không chấp nhận mặc định này, nhưng thay vào đó luôn luôn chỉnh sửa tên quy tắc để làm cho các quy tắc của bạn dễ tìm thấy hơn trong tương lai. Ví dụ: tên quy tắc tốt cho giao dịch này có thể là 'Ô tô sửa chữa ô tô', vì tên này bao gồm cả văn bản báo cáo ngân hàng có liên quan cũng như loại chi phí.

• Khi tạo quy tắc, hãy luôn luôn đi đến Tùy chọn nâng cao và nhập nhà cung cấp hoặc tên khách hàng ở góc dưới bên phải. Mặc dù việc chọn một thẻ không bắt buộc, hãy nhớ rằng trừ khi bạn chọn một thẻ, bạn sẽ không thể tìm kiếm tất cả các giao dịch cho khách hàng hoặc nhà cung cấp này trong tương lai. Việc không có lịch sử giao dịch chi tiết có thể là một nỗi đau thực sự, vì vậy hãy dành thêm thời gian để thêm thông tin này mỗi khi bạn tạo một quy tắc mới.

  Khi sử dụng dịch vụ ngân hàng qua internet để thanh toán điện tử cho nhà cung cấp, hãy suy nghĩ cẩn thận về cách mô tả sẽ xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng của bạn như thế nào. Hãy tự hỏi mình, liệu bạn sẽ có thể tạo một quy tắc dựa trên mô tả này? Câu trả lời cho câu hỏi này phụ thuộc vào ngân hàng của bạn và liệu tên của Người nhận tiền luôn xuất hiện trên bản sao kê của bạn hay không. Một mẹo là để lưu chi tiết nhà cung cấp và mô tả thanh toán trong ngân hàng trực tuyến của bạn sao cho chính xác cùng một văn bản xuất hiện mỗi lần. Bằng cách này, bạn có thể tạo một quy tắc dựa trên văn bản cụ thể đó.

• Lưu ý về quy tắc trùng lặp. Xem qua danh sách các quy tắc của bạn theo thời gian và kiểm tra lại cách bạn đã đặt điều kiện của mình.Nếu bạn có thể thấy hai quy tắc có cùng điều kiện, hoặc xóa một trong các quy tắc hoặc thay đổi các điều kiện quy tắc.

• Nhận MYOB để chia tỷ lệ cá nhân một cách tự động. Đối với các khoản chi thường xuyên chia tách giữa doanh nghiệp và cá nhân (ví dụ: có thể bạn luôn dành 75% xăng cho doanh nghiệp và 25% cho cá nhân), hãy sử dụng các tùy chọn nâng cao để tạo ra một quy tắc thực hiện việc chia tách tự động.

• Khi ở cửa sổ Nguồn cấp dữ liệu của ngân hàng, hãy luôn đặt chuột trên biểu tượng Rule Applied trước khi nhấp vào Approve. Bằng cách này, MYOB sẽ hiển thị tài khoản nào mà giao dịch sẽ được giao cho và bạn có thể kiểm tra xem quy tắc có hoạt động chính xác không

• Không tạo ra một quy tắc với điều kiện là bất kỳ giao dịch nào chứa từ 'BP' được phân bổ cho xăng dầu. Tại sao không? Bởi vì nếu bạn làm như vậy, mọi giao dịch BPAY, cho dù đó là điện, điện thoại hay thuế, sẽ được phân bổ cho xăng dầu, đơn giản bởi vì 'BPAY' chứa các chữ 'BP'.

• Nếu bạn có khối lượng lớn giao dịch, hãy xem xét việc chỉ định tên quy tắc trong trường Ghi nhớ khi tạo quy tắc. Ví dụ: nếu bạn tạo quy tắc với điều kiện mỗi giao dịch chứa từ 'Katoomba Au' được cấp phát cho Sửa chữa xe ô tô (vì Katoomba Au trong trường hợp này là viết tắt của Katoomba Ô tô '), một mẹo là đi đến Tùy chọn Nâng cao và như là Ghi nhớ cho quy tắc này, nhập 'Giao dịch được tạo bằng Quy tắc Ô tô Katoomba'. Bằng cách này, nếu bạn đang xem xét các giao dịch vào cuối quý hoặc cuối năm và bạn nhận thấy rằng các giao dịch đã được phân bổ sai, bạn biết nguyên tắc nào đã gây ra sự cố.

Được sử dụng đúng cách, các quy tắc của ngân hàng có thể tiết kiệm đến 90 phần trăm thời gian nhập dữ liệu và hầu như không cần đến các cuộc đối chiếu ngân hàng tốn nhiều thời gian.