Thời gian Các hoạt động đơn lẻ để tính thời gian trong QuickBooks 2014 - núm vú

Hầu hết thời gian, chi tiết đơn hàng xuất hiện trên một hoá đơn là những mục mà bạn mô tả trong Danh mục mặt hàng và sau đó định lượng trực tiếp trong hoá đơn. Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp dịch vụ, bạn có thể bán nhiều đơn vị cùng mặt hàng. Nếu bạn muốn ghi lại các hoạt động dịch vụ khi xảy ra, hãy chọn lệnh Khách hàng → Nhập Thời gian → Thời gian / Nhập Hoạt động Đơn.

QuickBooks hiển thị cửa sổ Thời gian Nhập một Hoạt động.

Để ghi thời gian hoặc ghi lại một hoạt động, hãy ghi lại ngày hoạt động trong hộp Date. Sử dụng hộp Tên để xác định người thực hiện dịch vụ. Trong ô Customer: Job, xác định khách hàng hoặc công việc mà dịch vụ đang được thực hiện.

Chọn mục dịch vụ thích hợp từ danh sách thả xuống Dịch vụ và (nếu bạn đang theo dõi một nhân viên) một mục biên chế thích hợp từ danh sách thả xuống Danh sách Trả tiền. Nếu bạn theo dõi các lớp học, dự đoán, bạn cũng có thể sử dụng danh sách thả xuống Lớp để phân loại hoạt động.

Sử dụng hộp Ghi chú để ghi lại bản mô tả ngắn gọn và thích hợp của dịch vụ. Mô tả này sẽ xuất hiện trong hóa đơn, vì vậy hãy tư duy về những gì bạn viết.

Sau khi mô tả hoặc cung cấp thông tin tổng quát về dịch vụ này, bạn có hai cách để ghi lại thời gian sử dụng dịch vụ:

Thời gian ghi bằng tay: Bạn có thể tự ghi lại thời gian dành cho một hoạt động bằng cách sử dụng hộp Thời lượng để nhập thời gian. Ví dụ: nếu bạn dành 10 phút, hãy nhập 0: 10 vào hộp Thời lượng. Nếu bạn dành 3 giờ 40 phút, hãy nhập 3: 40 vào hộp Thời lượng.

• Có QuickBooks ghi lại thời gian: Bạn cũng có thể có QuickBooks ghi lại thời gian bạn dành cho hoạt động. Chỉ cần nhấp vào nút Bắt đầu trong hộp Thời lượng khi bạn bắt đầu hoạt động, và nhấp vào nút Dừng khi bạn ngừng hoạt động. Nếu bạn muốn tạm dừng bộ đếm thời gian (trong khi bạn gọi điện thoại, ví dụ), hãy nhấp vào nút Tạm dừng.

• Sau khi bạn mô tả hoạt động mà bạn đang thực hiện trong cửa sổ Thời gian / Nhập một Hoạt động, hãy nhấp vào nút Lưu & Mới hoặc Lưu & Đóng để lưu thông tin hoạt động.

Xác minh rằng hộp kiểm Billable (ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ Time / Enter Single Activity) được chọn. Bằng cách chọn hộp Billable, bạn nói với QuickBooks rằng nó nên giữ hồ sơ của một hoạt động có thể lập hóa đơn để đưa vào hóa đơn.

Bạn có thể sử dụng các nút Trước và Tiếp theo, xuất hiện ở đầu cửa sổ Thời gian / Nhập một Hoạt động, để chuyển trang qua lại thông qua hồ sơ thời gian hoạt động của bạn.Cũng lưu ý rằng một nút Spelling cũng có sẵn. Nhấp vào nút Chính tả để kiểm tra chính tả mô tả ghi chú mà bạn nhập - đó là một ý tưởng hay bởi vì thông tin này sẽ xuất hiện trong một hoá đơn sau đó.

Để thêm thời gian có tính phí và chi phí cho một hoá đơn, hãy tạo hóa đơn theo cách thông thường. Sau khi bạn xác định khách hàng (và nếu bạn đã nhập thời gian cho khách hàng) và nếu bạn theo dõi thời gian hoặc chi phí cho khách hàng, QuickBooks sẽ hiển thị hộp thư hỏi xem bạn có muốn lập hóa đơn cho bất kỳ thời gian hay chi phí nào.

Nếu bạn chỉ ra "có", QuickBooks sẽ hiển thị hộp thoại Choose Billable Time and Costs.

Tab Thời gian của hộp thoại Choose Billable Time and Costs cho biết mỗi lần bạn đã ghi lại cho khách hàng. Để thêm lần này vào hóa đơn, nhấp vào cột Sử dụng cho thời gian. (Cột Sử dụng là cột bên trái, hiển thị dấu kiểm).

Hoặc, nếu bạn muốn chọn tất cả các lần, nhấp vào nút Chọn Tất cả. Sau đó nhấn OK. QuickBooks cho biết mỗi lần lập hóa đơn này là các dòng riêng biệt. Hình dưới đây cho biết thông tin về thời gian có thể lập hoá đơn xuất hiện như thế nào trong cửa sổ Tạo hóa đơn.