Bí mật truy cập 2013 Thiết kế cơ sở dữ liệu - những cái núm vú

Một phần của Access 2013 All-In-One For Dummies Cheat Sheet

Dưới đây là Năm Răn thiết kế cơ sở dữ liệu, cho dù bạn sử dụng Access 2013 hoặc một chương trình cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt giúp duy trì dữ liệu của bạn dễ dàng hơn.

• Lưu trữ thông tin ở đâu, chứ không phải nơi xuất hiện. Nơi bạn lưu trữ thông tin không liên quan đến nơi nó xuất hiện. Trong bảng tính, bạn nhập thông tin vào nơi bạn muốn nó xuất hiện khi bạn in bảng tính, nhưng cơ sở dữ liệu hoạt động khác. Trong cơ sở dữ liệu, bạn lưu trữ thông tin trong các bảng dựa trên cấu trúc của thông tin. Một mẩu thông tin có thể xuất hiện trong rất nhiều báo cáo, nhưng bạn lưu trữ nó chỉ trong một trường trong một bảng.

• Lưu trữ thông tin như nó thực sự tồn tại, không phải như bạn muốn nó xuất hiện trong một báo cáo cụ thể. Quy tắc này là kết quả của quy tắc đầu tiên. Nếu bạn muốn sách xuất hiện ở tất cả các chữ hoa (vốn) trong đơn đặt hàng của bạn, Access có thể sử dụng các tiêu đề cho bạn. Lưu trữ các tiêu đề sách với cách viết hoa chính xác để bạn không bị mắc kẹt với việc có tất cả các chữ trên mỗi báo cáo. Truy cập có nhiều chức năng được tích hợp sẵn có thể điều chỉnh cách văn bản, số và ngày được định dạng.

• Tránh rác rưởi, rác thải (GIGO). Nếu bạn không bận tâm để tạo ra một thiết kế tốt, hợp lý cho cơ sở dữ liệu của bạn - và nếu bạn không cẩn thận để nhập chính xác, dữ liệu sạch - cơ sở dữ liệu của bạn sẽ kết thúc đầy rác. Cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt dễ duy trì hơn so với thiết kế đã được thiết kế tồi bởi vì mỗi phần thông tin chỉ được lưu trữ một lần trong một trường có tên rõ ràng trong một bảng được đặt tên rõ ràng, với các quy tắc xác nhận phù hợp tại chỗ. Vâng, có vẻ như rất nhiều công việc, nhưng việc dọn dẹp cơ sở dữ liệu của 10 000 bản ghi không chính xác là (tha thứ cho việc nói) thậm chí làm việc nhiều hơn.

• Phân tách dữ liệu của bạn khỏi các chương trình của bạn. Nếu bạn tạo một cơ sở dữ liệu để chia sẻ với hoặc phân phối cho người khác, lưu trữ tất cả các bảng trong một cơ sở dữ liệu (phía sau) và tất cả các đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu khác (phía trước). Sau đó, bạn có thể liên kết hai cơ sở dữ liệu này để làm cho mọi thứ hoạt động. Tách các bảng khỏi mọi thứ khác hợp lý hóa toàn bộ nội dung của việc cập nhật truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và các công cụ khác mà không làm phiền các dữ liệu trong các bảng.

• Sao lưu sớm và thường xuyên. Được rồi, mẹo này không phải về thiết kế, nhưng quá quan trọng để bỏ qua: Thực hiện sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn mỗi ngày. Với vận may, văn phòng của bạn đã có một hệ thống sao lưu thường xuyên (có thể là ban đêm) bao gồm cơ sở dữ liệu của bạn.Nếu không, hãy sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn một cách thường xuyên và chắc chắn tạo một bản sao lưu trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào. Giữ một số sao lưu, không chỉ là bản sao gần đây nhất, trong trường hợp phải mất một thời gian để phát hiện ra vấn đề.