Video: Phương thức Dropshipping 2025
Khi một hóa đơn được đưa ra, điều đầu tiên cần làm là ghi lại. Bạn có thể ghi lại các hóa đơn thông qua cửa sổ Nhập Khoản hoặc Tài khoản Payable đăng ký. Nếu bạn có kế hoạch để theo dõi các hóa đơn theo chi phí và mục, bạn cần phải sử dụng cửa sổ Nhập Kho tiền.
Để ghi một hóa đơn qua hộp thoại Nhập Khoản, hãy làm theo các bước sau:
1. Chọn Nhà cung cấp -> Nhập Bills.
Hoặc, cách khác, chọn Nhà cung cấp từ danh sách Điều hướng và sau đó nhấp vào biểu tượng Nhập Bills. Bạn không nghi ngờ gì nữa rằng nửa trên của cửa sổ này trông rất giống với séc - bởi vì phần lớn thông tin mà bạn đặt ở đây kết thúc trên séc mà bạn viết để thanh toán hóa đơn của bạn. (Nếu bạn thấy từ Tín dụng ở trên cùng của biểu mẫu chứ không phải Bill, hãy nhấp vào nút Tùy chọn Bill ở góc trên cùng bên trái. Bạn cũng có thể sử dụng màn hình này để nhập tín dụng từ nhà cung cấp)
2. Chọn tên của nhà cung cấp mà bạn đang trả.
Nếu bạn muốn thanh toán hóa đơn này cho nhà cung cấp đã có trong danh sách Nhà cung cấp, chỉ cần nhấp vào mũi tên xuống ở cuối dòng Người bán hàng và chọn nhà cung cấp. (QuickBooks sau đó sẽ tự động điền vào cửa sổ Nhập Khoản với càng nhiều thông tin mà nó có thể nhớ được) Nhưng nếu nhà cung cấp này là mới, QuickBooks yêu cầu bạn Thêm Nhanh chóng hoặc Thiết lập một số thông tin về nhà cung cấp - địa chỉ, giới hạn tín dụng, các điều khoản thanh toán, và như vậy. Bạn cung cấp thông tin này trong cửa sổ Nhà cung cấp Mới.
Nếu bạn có một hoặc nhiều đơn đặt hàng không hoàn thành với nhà cung cấp mà bạn chọn, QuickBooks sẽ hỏi xem bạn có muốn nhận được lệnh mua hàng không. Nhấp Có nếu bạn làm hoặc Không nếu bạn không. Nếu bạn chọn nhận đơn đặt hàng, QuickBooks sẽ hiển thị hộp thoại Mở đơn mua hàng. Đơn giản chỉ liệt kê các đơn hàng mua mở bạn đã ghi lại. Khi bạn chọn một hoặc nhiều đơn đặt hàng để nhận, QuickBooks sẽ điền vào các mục và số tiền từ các đơn đặt hàng này cho bạn, bạn có thể sửa đổi nếu cần.
Để tạo đơn đặt hàng, đây chỉ là bản ghi của các mặt hàng mà bạn đặt hàng từ nhà cung cấp, hãy chọn Nhà cung cấp -> Tạo đơn hàng mua. Khi QuickBooks hiển thị cửa sổ Tạo đơn mua hàng, mô tả đơn hàng của bạn. Bạn in và chỉnh sửa đơn đặt hàng theo cách tương tự như khi bạn in hóa đơn và bản ghi nhớ tín dụng.
3. Chọn các điều khoản thanh toán mô tả khi đến hạn thanh toán.
Trong dòng Thuật ngữ, mở danh sách thả xuống và chọn các điều khoản thanh toán (nếu thông tin chưa có từ khi bạn thiết lập nhà cung cấp).
4. (Tùy chọn) Nhập ghi nhớ để mô tả hoá đơn.
Bạn có thể nhập một ghi chú trong hộp Ghi nhớ. Ghi chú bạn nhập xuất hiện trên sổ đăng ký A / P.
5. Di chuyển con trỏ xuống cột Tài khoản của tab Chi phí và nhập tên tài khoản chi phí.
Rất có thể bạn muốn nhập tên tài khoản chi phí đã có trên biểu đồ tài khoản. Nếu đúng như vậy, nhấp vào mũi tên xuống để xem danh sách tất cả các tài khoản của bạn. Có thể bạn phải cuộn xuống danh sách để truy cập vào tài khoản chi phí (cách nhanh nhất để di chuyển xuống danh sách là bắt đầu nhập tên tài khoản - bạn hãy thẳng xuống danh sách). Nhấp vào tài khoản mà hóa đơn này đại diện (rất có thể đó là Vật tư hoặc một cái gì đó tương tự).
Nếu bạn cần tạo danh mục tài khoản chi phí mới cho dự án này, hãy chọn từ đầu danh sách. Bạn thấy hộp thoại Tài khoản Mới. Điền vào thông tin và nhấp OK.
Điều gì sẽ xảy ra nếu số tiền bạn thanh toán do hóa đơn này có thể được chia ra giữa hai, ba, hoặc bốn tài khoản chi phí? Chỉ cần nhấp vào bên dưới tài khoản mà bạn vừa nhập. Mũi tên xuống xuất hiện. Nhấp vào nó để vào một tài khoản chi phí khác, và một, khác, nếu bạn muốn.
6. Tab qua cột Số tiền, nếu cần và thay đổi số.
Nếu bạn chia tách hóa đơn này giữa nhiều tài khoản, đảm bảo rằng các con số trong cột Số tiền cộng với tổng số hóa đơn.
7. (Tùy chọn) Nhập từ giải thích hoặc trí tuệ vào cột Ghi nhớ.
8. (Tùy chọn) Chỉ định chi phí cho Khách hàng: Việc làm.
Nếu bạn dự định được hoàn trả cho những chi phí này, hoặc nếu bạn chỉ muốn theo dõi chi phí của bạn theo công việc, hãy nhập vào khách hàng sẽ thanh toán cho bạn. Nhập số tiền cho mỗi tài khoản, nếu cần. Bạn có thể sử dụng mũi tên xuống để tìm khách hàng và sau đó nhấp vào chúng.
9. (Tùy chọn) Chỉ định chi phí cho một lớp.
Bạn cũng có thể theo dõi chi phí theo từng lớp bằng cách nhập các cột vào cột Class. Lưu ý mũi tên xuống thông thường và nhấp vào nó để xem danh sách các lớp. (Bạn không nhìn thấy một cột Class trừ khi bạn đã nói với QuickBooks rằng bạn muốn sử dụng các lớp học.)
Nếu bạn muốn có QuickBooks theo dõi chi phí theo lớp, bạn có thể thiết lập nó để làm như vậy. Để thiết lập QuickBooks để theo dõi chi phí, hãy chọn Edit -> Preferences. Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Preferences, hãy nhấp vào biểu tượng Kế toán, nhấp vào tab Tùy chọn Công ty, sau đó đánh dấu hộp kiểm Use Class Tracking.
Nếu bạn muốn, bấm vào nút Tính lại để tổng chi phí.
10. Sử dụng tab Mục để ghi các mục khác nhau mà hóa đơn đại diện.
Nhấp vào tab Mục. Nhập các mặt hàng bạn đã mua và giá bạn trả cho họ.
Nếu bạn nhận thấy sau khi hoàn thành một phần hóa đơn mà hóa đơn thực sự trả lệnh mua, hãy nhấp vào nút Chọn PO, xuất hiện trên tab Tìm của cửa sổ Nhập Khoản.
Từ danh sách Người bán hàng thả xuống, nhấp vào tên của nhà cung cấp đã gửi cho bạn hóa đơn. Trong danh sách đơn đặt hàng mở, nhấp vào cột bên trái để đặt séc bên cạnh đơn đặt hàng (hoặc đơn đặt hàng) mà bạn đang thanh toán. Vừa đủ dễ? Nhấp vào OK khi bạn hoàn tất, và QuickBooks điền vào tab Mục cho bạn một cách tự động.
11. Di chuyển đến cột Item và nhập tên cho mục.
Lưu ý mũi tên xuống trong cột này. Nhấp vào nó để xem danh sách Item. Mục bạn trả tiền có xuất hiện trong danh sách này không? Nếu có, hãy nhấp vào mục đó. Nếu không, hãy chọn từ đầu danh sách và điền vào cửa sổ Mục Mới.
12. Điền vào các hàng còn lại của các mục trên tab Mục.
Bạn có thể nhập tất cả các mặt hàng bạn đang mua ở đây. Đảm bảo rằng mục Tìm thấy chính xác các mặt hàng bạn đang mua, chi phí và số lượng của chúng. Nếu bạn muốn, nhấp vào nút Tính lại để tổng số các mục.
13. Lưu hóa đơn.
Nhấp vào Lưu & Mới để lưu hồ sơ của bạn về hóa đơn và sau đó nhập một hóa đơn khác. Hoặc nhấp vào Lưu & Đóng để ghi lại hóa đơn nhưng không thanh toán hóa đơn khác.
