QuickBooks: 8 Lời khuyên về Tài chính cho Chủ doanh nghiệp - chủ nhân

Các chủ doanh nghiệp nên đóng vai trò tích cực trong lĩnh vực tài chính của doanh nghiệp để ngăn chặn bất kỳ nỗ lực nào về biển thủ hoặc giả mạo. Xem lại các báo cáo tài chính của QuickBooks, theo dõi chặt chẽ số tiền đi đâu, và biết ai đang xử lý tài chính. Giữ cho công việc kinh doanh của bạn an toàn và trật tự tốt bằng cách làm theo tám mẹo tài chính này.

Đăng ký tất cả các check của bạn

Đây không phải là một slam chống lại nhân viên kế toán. Tuy nhiên, trong một doanh nghiệp nhỏ, mọi người (đặc biệt là nhân viên kế toán đầy đủ) có cơ hội lừa bạn dễ dàng. Bằng cách ký kết tất cả các kiểm tra chính mình, bạn giữ ngón tay của bạn vào dòng chảy của dòng tiền mặt của bạn. Vâng, thực tế này có thể là một rắc rối - bạn phải lội qua các thủ tục giấy tờ mỗi khi bạn ký một ngăn xếp séc - nhưng hãy nhớ sự thay thế.

Đừng ký vào séc sai

Nếu bạn ký nhiều séc, bạn có thể bị cám dỗ sử dụng chữ ký nhanh và giận dữ (chắc chắn không thể đọc được). Mặc dù ghi lại tên của bạn một cách vô nghĩa tạo cảm giác tuyệt vời khi bạn đăng ký bóng chày, đừng làm điều đó khi ký kết séc. Một chữ ký rõ ràng, đặc biệt là một với một cảm giác của phong cách cá nhân, là đặc biệt. Một đường gồ ghề với một thập giá và một vài dấu chấm dễ dàng để giả mạo.

Rà soát kiểm tra bị hủy trước khi nhân viên kế toán của bạn làm

Hãy chắc chắn rằng bạn xem lại các chi phiếu đã hủy (hình kiểm tra xuất hiện trong bảng sao kê ngân hàng của bạn) trước khi ai đó nhìn thấy bảng sao kê ngân hàng hàng tháng.

Thông tin này chắc chắn không phải là về việc làm sổ sách kế cận. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp có thể xác định xem ai đó đang giả mạo chữ ký trên séc chỉ bằng cách là người đầu tiên mở bảng sao kê ngân hàng và xem xét từng chữ ký trên các séc bị hủy.

Bạn không cảm thấy có khuynh hướng làm theo các quy trình này? Rồi bạn - không phải ngân hàng - có lẽ sẽ ăn thua lỗ.

Chọn một nhân viên kế toán biết máy tính và thủ tục biên chế

Đừng lo lắng, bạn không cần yêu cầu kiểm tra lại FBI khi thuê nhân viên kế toán. Trong thực tế, nếu bạn sử dụng QuickBooks, bạn không cần phải thuê những người quen thuộc với các hệ thống kế toán nhỏ. Chỉ cần tìm những người biết làm thế nào để giữ một sổ séc và làm việc với một máy tính.Họ không nên có một sự hiểu biết vấn đề QuickBooks.

Tất nhiên, bạn không muốn ai đó vừa rơi khỏi chiếc xe tải củ cải. Nhưng ngay cả khi bạn thuê một người nào đó lái xe vào thị trấn trên một, bạn sẽ không gặp rắc rối gì khi nhận được người đó theo kịp tốc độ với QuickBooks.

Một nhân viên kế toán hiểu biết sổ sách kế toán đôi là siêu hữu ích. Nhưng để công bằng, kiến ​​thức như vậy có lẽ không cần thiết. Nhưng hãy nhớ: Khi bạn đang thuê, hãy tìm một người biết làm thế nào để làm bảng lương - chứ không chỉ là công việc thuế thu nhập của liên bang, mà còn là kinh doanh khỉ lương của tiểu bang.

Thường xuyên xem lại báo cáo tài chính của bạn

Thường xuyên tạo ra và xem qua báo cáo về khoản lãi và lỗ mà QuickBooks tạo ra một cách dễ dàng. Thói quen xem xét bảng cân đối kế toán với danh mục tài sản và nợ phải trả. Khám phá và tìm thấy một báo cáo khác hoặc hai báo cáo cung cấp cho bạn thông tin chi tiết hữu ích về nhịp điệu và vần điệu của doanh nghiệp của bạn. (Bất kỳ lỗi nào bạn thực hiện có thể sẽ hiển thị như là số liệu ngốc nghếch trên bảng cân đối kế toán, bằng cách này.)

Có thể bạn có thể giữ một công việc khá vững chắc về hoạt động bằng cách nhìn vào hai hoặc ba báo cáo dễ hiểu. Và thường xuyên nhìn vào những báo cáo tài chính này - hãy nói một hoặc hai lần một tuần - bạn biến hệ thống kế toán của bạn thành một công cụ hữu ích cho việc tìm ra những cơ hội hấp dẫn và để tránh những cái bẫy nguy hiểm.

Dưới đây là cách để điều hành doanh nghiệp của bạn bằng cách xem ba báo cáo của QuickBooks:

Báo cáo lợi nhuận và lỗ

so sánh số năm hiện tại và năm trước của năm (để bạn có thể xem cách bạn " trong năm hiện tại so với năm trước)

• Tóm tắt khoản phải thu tóm tắt lão hóa (để bạn có thể biết khách hàng và khách hàng nào đã đến hạn)

• Bảng cân đối (vì vậy bạn có thể theo dõi tiền mặt và vốn lưu động của bạn và phát hiện ra những thứ thú vị).

• Chọn một hệ thống kế toán thích hợp Khi bạn sử dụng QuickBooks, bạn sử dụng kế toán cơ sở tiền mặt hoặc hạch toán kế toán hưu bổng. Kế toán tiền mặt là tốt khi dòng tiền của doanh nghiệp phản ánh doanh thu và dòng tiền ra của nó phản ánh chi phí của nó. Tình huống này không phải là trường hợp, tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp. Ví dụ, người xây dựng hợp đồng nhà ở một gia đình có thể có tiền mặt (bằng vay mượn từ ngân hàng) nhưng không thể kiếm được tiền. Ngoài ra, một chủ sở hữu cầm đồ cho vay 22 phần trăm lãi suất có thể làm cho scads tiền, ngay cả khi tiền mặt đổ ra khỏi kinh doanh hàng ngày.

Theo nguyên tắc chung, khi bạn mua và bán khoảng không quảng cáo, tính kế toán hoán đổi cơ bản hoạt động tốt hơn kế toán tiền mặt. Tuy nhiên, kế toán cơ bản thường loại trừ thuế thu nhập.

Nếu QuickBooks không hoạt động cho doanh nghiệp của bạn …

QuickBooks là một chương trình kế toán doanh nghiệp nhỏ. Nhưng nếu QuickBooks dường như không phù hợp với nhu cầu của bạn - ví dụ như nếu bạn cần một chương trình hoạt động tốt hơn cho nhà sản xuất hoặc bao gồm một số tính năng cụ thể theo ngành cụ thể - bạn có thể muốn một trong những phức tạp hơn (nhưng cũng mạnh hơn) các gói kế toán doanh nghiệp nhỏ.

Trước khi bạn khởi động từ QuickBooks Simple Start hoặc QuickBooks Pro, hãy nhớ xem phiên bản QuickBooks của Enterprise Solutions có chi phí cao hơn nhưng cũng hoạt động cho các doanh nghiệp lớn hơn. Phiên bản Enterprise của QuickBooks trông và hoạt động hầu như giống hệt với các phiên bản "thông thường". Nếu bạn biết QuickBooks Pro, theo đó, bạn đã biết (hoặc chủ yếu biết) Doanh nghiệp QuickBooks.

Nếu phiên bản Enterprise của QuickBooks không hoạt động, bạn có thể muốn nói chuyện với kế toán của mình về các gói cụ thể theo ngành. (Ví dụ: nếu bạn là một máy in thương mại, một số nhà cung cấp có thể đã phát triển một gói phần mềm kế toán đặc biệt chỉ dành cho máy in thương mại.)

Giữ mọi thứ đơn giản

Khi quản lý các vấn đề tài chính doanh nghiệp nhỏ, hãy giữ mọi thứ đơn giản nhất có thể. Trên thực tế, giữ cho công việc kinh doanh của bạn thật đơn giản đủ để bạn có thể dễ dàng nói được liệu bạn đang kiếm tiền và liệu doanh nghiệp có khỏe mạnh hay không.