QuickBooks: 4 cách giữ Tài liệu Tài chính Tidy - núm vú

Độ tin cậy và tính hữu ích của dữ liệu năm 2014 của QuickBooks phụ thuộc rất lớn vào cách gọn gàng và gọn gàng của bạn giữ hồ sơ tài chính. Để giúp bạn hoặc nhân viên của bạn làm tốt hơn việc này, hãy xem xét sử dụng bốn kỹ thuật sau.

Kỹ thuật số 1: Duy trì các tài khoản ngân hàng của QuickBooks thường xuyên

Khi bạn dành thời gian để hòa giải một tài khoản ngân hàng, bạn không chỉ cải thiện tính chính xác của hồ sơ tài khoản ngân hàng của bạn (bao gồm số dư tài khoản); nhưng bạn cũng gián tiếp kiểm tra một loạt các giao dịch khác, bao gồm tất cả doanh thu chảy vào một tài khoản ngân hàng cụ thể. Và bạn kiểm tra các chi phí được thanh toán từ một tài khoản cụ thể.

Vì vậy, dòng dưới cùng: Thường xuyên hoán đổi tài khoản ngân hàng của bạn.

Kỹ thuật số 2: Cập nhật số dư tài khoản cho vay

Nếu bạn đã vay tiền từ ngân hàng, bạn nên kiểm tra lại số dư tài khoản đó. Và bạn nên cập nhật số dư tài khoản nếu nó không khớp với hồ sơ cuối năm của người cho vay.

Số dư tài khoản cho vay thường bị "sai" theo thời gian vì sự phân chia thanh toán thành các thành phần chính và lãi suất của họ bị giảm nhẹ. Lỗi này bắt đầu tăng theo thời gian.

Kỹ thuật số 3: Kiểm tra thanh toán trẻ mồ côi

Mọi người thấy dễ dàng nhập các khoản thanh toán của khách hàng một cách đáng ngạc nhiên nhưng sau đó không bao giờ áp dụng thanh toán cho một hóa đơn. Khi sai sót này xảy ra, doanh nghiệp bỏ qua doanh thu từ báo cáo kết quả kinh doanh và lợi nhuận. Vì vậy, đây là một lỗi xấu.

Bạn có thể tìm thấy bất kỳ khoản thanh toán mồ côi nào trong số các khoản thanh toán QuickBooks của mình bằng cách lập bảng cân đối cơ sở tiền mặt. Nếu số dư cơ sở tiền mặt cho biết giá trị âm cho các khoản phải thu, điều đó cho biết bạn đã nhập các khoản thanh toán vào QuickBook nhưng không bao giờ áp dụng khoản thanh toán cho một hoá đơn.

Để khắc phục lỗi này (hoặc sửa lỗi này nhiều lần nếu bạn mắc nhiều lỗi), bạn cần phải trang qua các khoản thanh toán của khách hàng hoặc tạo một bản báo cáo về các giao dịch để khách hàng tìm thấy những gì bạn không áp dụng.

Kỹ thuật số 4: Xem lại bảng cân đối kế toán

Bạn biết lỗi kế toán thường xuất hiện nhiều nhất? Trên bảng cân đối của bạn.

Vì lý do này, có thói quen thường xuyên đưa ra bảng cân đối. Ví dụ, hãy tìm kiếm những số liệu lạ, ví dụ: số tiền không bị xóa mà tổng số là 40.000 đô la (nghĩa là QuickBooks nghĩ rằng bạn có 40 đô la tiền mặt nằm quanh nơi làm văn phòng) hoặc số dư tiền mặt là $ 11.000 (có nghĩa là bạn đã rút tiền vào trương mục chi phiếu của mình thêm 11 lớn).

Bạn có thể nghiên cứu số liệu bảng cân bằng hài hước bằng cách nhấp đúp vào giá trị kỳ lạ trong cửa sổ báo cáo và sau đó tìm kiếm dữ liệu giao dịch cho biết giá trị sai lệch rõ ràng.

Một điểm cuối cùng về kỹ thuật kiểm tra lỗi này: Thông thường, lỗi tạo ra giá trị bảng cân bằng điên rồ không phải là một giao dịch đã nhập sai nhưng một giao dịch đã bị bỏ qua.