QuickBooks 2014 Đặt hàng Mẹo và Tricks - núm vú

Bạn nên biết một số mặt hàng khi tạo một đơn đặt hàng trong QuickBooks 2013. Nhiều doanh nghiệp nhỏ không sử dụng đơn đặt hàng. Nhưng khi chúng phát triển đến một quy mô nhất định, nhiều doanh nghiệp quyết định sử dụng chúng vì đơn đặt hàng trở thành bản ghi vĩnh viễn các mặt hàng mà họ đã đặt hàng. Hơn nữa, việc sử dụng đơn đặt hàng thường chính thức hóa quy trình mua hàng trong công ty.

Ví dụ: bạn có thể quyết định rằng không ai trong công ty của bạn có thể mua bất cứ thứ gì có giá hơn 100 đô la trừ khi họ nhận được đơn mua hàng. Nếu chỉ có bạn có thể phát hành đơn đặt hàng, bạn đã kiểm soát hiệu quả hoạt động mua hàng thông qua thủ tục này.

Dưới đây là một vài điều bạn nên biết về đơn đặt hàng:

• Không phải mỗi lần mua hàng đều xứng đáng với đơn đặt hàng. Nếu bạn không quen làm việc với các đơn đặt hàng, bạn có thể dễ dàng bỏ qua khi bắt đầu sử dụng công cụ tiện dụng này. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng không phải tất cả các mua hàng đều có quyền mua đơn đặt hàng.

• Sử dụng đơn đặt hàng để quản lý mua hàng. Thông thường, doanh nghiệp sử dụng đơn đặt hàng như là một cách để kiểm soát và tài liệu mua hàng. Trên thực tế, nhiều lần mua hàng thực sự không yêu cầu đơn đặt hàng.

  Số tiền mà bạn đã đồng ý mua được ghi lại thông qua các hợp đồng tiêu chuẩn - chẳng hạn như hóa đơn từ công ty điện thoại, công ty khí đốt và chủ nhà - không cần lệnh mua, rõ ràng. Ngoài ra, mua sắm khiêm tốn như đồ dùng văn phòng thường không cần đơn đặt hàng. Bạn chắc chắn cần một cách để kiểm soát các khoản chi tiêu này, nhưng đơn đặt hàng có lẽ không phải là cách để đi.

• Xem xét các công cụ kiểm soát bổ sung khác. Các biện pháp kiểm soát ngân sách khác, chẳng hạn như "sự chấp thuận của người giám sát" hoặc một ngân sách đơn giản, cũng chỉ hoạt động tốt.