QuickBooks 2013 Pro và Premier trong môi trường đa người dùng - những cái đầu

QuickBooks Pro và Premier 2013 cho phép bạn thiết lập một số mật khẩu cho tệp dữ liệu QuickBooks. Điều thực sự gọn gàng về điều này là bạn có thể nói với QuickBooks để cho phép người dùng nhất định và mật khẩu để làm chỉ những điều nhất định.

Ví dụ chủ doanh nghiệp có thể có mật khẩu cho phép cô ấy làm bất cứ điều gì. Nhưng một nhân viên kế toán mới có thể có một mật khẩu cho phép anh ta chỉ ghi lại các hóa đơn vào hệ thống.

Chọn công ty → Thiết lập người dùng và mật khẩu → Thiết lập người dùng.

1. QuickBooks hiển thị hộp thoại Danh sách người dùng. Hộp thoại Người dùng và Vai trò xác định bất kỳ người dùng nào đã được thiết lập QuickBooks và vai trò mà QuickBooks có thể điền khi sử dụng QuickBooks. Danh sách Người dùng, trên tab Danh sách Thành viên của hộp thoại, cũng xác định những người hiện đang đăng nhập vào hệ thống.

   Nói với QuickBooks mà bạn muốn thêm người dùng bằng cách nhấp vào nút Thêm người dùng.

2. QuickBooks hiển thị hộp thoại Set Up User Password and Access đầu tiên.

   Xác định người dùng và cung cấp mật khẩu.

3. Cho mỗi người dùng mà bạn đang thiết lập mật khẩu một tên người dùng. Bạn thực hiện việc này bằng cách nhập một tên ngắn - có lẽ tên người dùng - vào hộp User Name. Sau khi bạn xác định người dùng, hãy nhập mật khẩu của người dùng vào cả hộp văn bản Mật khẩu và hộp kiểm Xác nhận mật khẩu.

   Xác định vai trò của người dùng.

4. Sử dụng hộp danh sách Roles có sẵn để chọn các vai trò (hoặc nhiệm vụ) người dùng điền. Sau đó thêm vai trò đã chọn vào danh sách vai trò được chỉ định của người dùng bằng cách nhấp vào nút Thêm. Để di chuyển vai trò từ người dùng, chọn vai trò từ hộp danh sách Role được gán và sau đó nhấp vào Remove.

   Hộp Mô tả ở dưới cùng của hộp thoại Người dùng mới mô tả vai trò chi tiết hơn, bao gồm loại người dùng QuickBooks, những người thường được gán vai trò đã chọn.

   (Tùy chọn) Sửa đổi vai trò nếu cần.

5. Bạn có thể tinh chỉnh các vai trò mà bạn, với sự giúp đỡ của QuickBooks, chỉ định. Để làm như vậy, hãy chọn tab Vai trò trên hộp thoại Người dùng và Vai trò, nhấp vào vai trò bạn muốn thay đổi và nhấp vào nút Chỉnh sửa. Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Chỉnh sửa Vai trò, hãy chọn một hoạt động kế toán hoặc một khu vực kế toán từ danh sách Diện tích và Hoạt động và sau đó sử dụng các nút Mức Truy cập Vùng để xác định người dùng có vai trò đã chọn có thể làm gì.

   Bạn có thể chỉ ra rằng người sử dụng không nên có quyền truy cập bằng cách chọn nút radio None.Bạn có thể cho biết rằng người dùng phải có quyền truy cập đầy đủ bằng cách chọn nút radio toàn bộ. Nếu người dùng phải có quyền truy cập một phần, bạn chọn nút Một phần và sau đó chọn hoặc bỏ chọn cho phù hợp các hộp Tạo, Sửa, Xóa, In và Xem Tờ. Nhấp OK để lưu lại bất kỳ thay đổi và trở lại hộp thoại Người dùng và Vai trò.

   Bạn có thể xem những gì truy cập vào bất kỳ vai trò nào ban đầu bằng cách chọn một trong các mục trong danh sách Khu vực và Hoạt động. QuickBooks sử dụng nút và hộp Cấp Truy cập Khu vực để hiển thị cài đặt hiện tại cho vai trò.

   (Tùy chọn) Xem lại quyền người dùng của bạn.

6. Sau khi thiết lập một người dùng, bạn nên (chỉ để cẩn thận) xem lại quyền truy cập bạn đã cho người dùng. Để làm điều này, hãy nhấp vào tab Danh sách Thành viên của hộp thoại Người dùng và Vai trò, chọn người dùng, sau đó nhấp vào nút Quyền Xem.

   Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Chế độ xem (không hiển thị), hãy chọn người dùng và sau đó nhấp vào nút Hiển thị để xem cửa sổ Chế độ xem, hiển thị một danh sách rất chi tiết về những gì người dùng có thể và không thể làm được.

   (Tùy chọn) Xem xét sửa đổi vai trò của bạn.

7. Nếu bạn thực hiện thay đổi quyền của vai trò, bạn cũng có thể muốn xem lại những thay đổi đó. Để làm điều đó, hãy nhấp vào tab Danh sách Vai trò của hộp thoại Người dùng và Vai trò, chọn vai trò và nhấp vào nút Quyền Xem. QuickBooks hiển thị một phiên bản khác của hộp thoại Quyền Xem cho phép liệt kê các vai trò mà bạn và QuickBooks đã thiết lập.

   Chọn vai trò mà bạn muốn xem lại và nhấp vào nút Xem quyền. QuickBooks hiển thị một phiên bản khác của cửa sổ View Permissions với một danh sách chi tiết về những gì ai đó có thể làm và không thể làm được.

   Sau khi bạn hoàn thành việc xem lại quyền người dùng và vai trò, nhấp vào Đóng để đóng bất kỳ cửa sổ đang mở nào và sau đó nhấp vào nút Hủy hoặc Đóng để đóng bất kỳ hộp thoại mở nào.

8. Từ thời điểm này, người sử dụng mới có thể sử dụng QuickBooks; tuy nhiên, các quyền của họ được giới hạn ở những gì bạn chỉ định.

   Kế toán thường muốn xem các quyền mà người dùng cụ thể có. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn được kiểm toán bởi CPA của bạn như là một phần của đóng cửa hàng năm. (Ví dụ: bạn có thể được kiểm toán nếu ngân hàng muốn báo cáo tài chính đã được kiểm toán) Cửa sổ quyền truy cập của QuickBooks là một cách dễ dàng để xem dữ liệu trực tuyến và nếu bạn muốn in một bản sao của thông tin cho phép, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào nút In của cửa sổ.