QuickBooks 2012 Pro và Premier trong môi trường đa người dùng - những cái đầu

QuickBooks Pro và Premier 2012 cho phép bạn thiết lập một số mật khẩu cho tệp dữ liệu QuickBooks. Điều thực sự gọn gàng về điều này là bạn có thể nói với QuickBooks để hạn chế người dùng nhất định và mật khẩu để làm chỉ những điều nhất định.

Ví dụ chủ doanh nghiệp có thể có mật khẩu cho phép cô ấy làm bất cứ điều gì. Nhưng một nhân viên kế toán mới có thể có một mật khẩu chỉ cho phép anh ta ghi hóa đơn vào hệ thống.

Chọn công ty → Thiết lập người dùng và mật khẩu → Thiết lập người dùng lệnh.

1. QuickBooks hiển thị hộp thoại Danh sách Người dùng, xác định bất kỳ người dùng nào đã được thiết lập truy cập QuickBooks và ai đang đăng nhập vào hệ thống.

   Nói với QuickBooks mà bạn muốn thêm người dùng bằng cách nhấp vào nút Thêm người dùng.

2. QuickBooks hiển thị hộp thoại Set Up User Password and Access đầu tiên.

   Xác định người dùng và cung cấp mật khẩu.

3. Cho mỗi người dùng mà bạn đang thiết lập một mật khẩu tên người dùng bằng cách nhập một tên ngắn - có lẽ là tên người dùng - vào hộp User Name. Sau khi bạn xác định người dùng, bạn nhập mật khẩu của người dùng vào cả hộp văn bản Mật khẩu và hộp văn bản xác nhận mật khẩu.

   Nhấp Tiếp theo để tiếp tục và sau đó cho biết bạn muốn giới hạn quyền truy cập cho người dùng mới.

4. Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Cài đặt Người dùng và Truy cập Thứ hai, cho biết bạn muốn giới hạn quyền truy cập và quyền cho người dùng hay không. Nếu bạn muốn giới hạn quyền truy cập và quyền (quyền chỉ đơn giản là những điều mà người dùng có thể làm), hãy chọn nút radio Chọn các khu vực của QuickBooks. Nếu bạn muốn người dùng có thể làm bất cứ điều gì, hãy chọn nút radio Tất cả các khu vực của QuickBooks. Nếu bạn cho biết rằng người dùng mới nên có quyền truy cập vào tất cả các khu vực của QuickBooks, bạn đã hoàn tất thiết lập mật khẩu người dùng. Bạn có thể bỏ qua các bước còn lại.

   Nhấp Tiếp theo để tiếp tục và sau đó mô tả truy cập vào các thông tin bán hàng và các khoản phải thu và các nhiệm vụ.

5. Sau khi bạn hoàn thành Bước 4, QuickBooks hiển thị hộp thoại Cài đặt Người dùng và Truy cập thứ ba. Đây là hộp thoại đầu tiên trong 10 hộp thoại hướng dẫn bạn qua một cuộc phỏng vấn đặt câu hỏi chi tiết về loại truy cập mà mỗi người dùng nên có đối với một khu vực cụ thể.

   Kích Next và sau đó mô tả các quyền mua và tài khoản phải thanh toán.

6. Sau khi bạn hoàn thành bước 5 bằng cách nhấp vào Tiếp theo, QuickBooks hiển thị hộp thoại Set Up User Password và Access thứ tư, cho phép bạn chỉ định những truy cập nào cho người dùng mới này trong các lĩnh vực mua hàng và thanh toán các khoản phải trả.Bạn có thể chọn nút radio Không Truy cập, Truy cập Toàn bộ hoặc Lựa chọn Truy cập và một trong các nút nhánh phụ Truy cập Trực tiếp.

   Nhấp Tiếp theo và sau đó mô tả quyền người dùng và quyền truy cập còn lại.

7. Khi bạn nhấp vào nút Tiếp theo được hiển thị ở dưới cùng của mỗi phiên bản của hộp thoại Set Up User Password và Access, QuickBooks sẽ hiển thị một số phiên bản khác của hộp thoại mà QuickBooks sử dụng để truy vấn bạn về quyền và quyền truy cập của người dùng.

   Bạn giới hạn quyền trong mỗi lĩnh vực khác trong cùng một cách mà bạn thực hiện đối với việc bán hàng và các khoản phải thu và các khoản mua hàng và các khoản phải trả. Chỉ cần chu đáo khi bạn trải qua và giới hạn khả năng của người dùng. Bạn muốn người dùng có các quyền cần thiết để thực hiện công việc của họ, nhưng bạn không muốn cung cấp cho họ bất kỳ quyền nào hơn họ cần.

   Xác định xem người dùng có thể thay đổi hoặc xóa các giao dịch.

8. Sau khi bạn đã bước qua khoảng một nửa tá phiên bản của hộp thoại Set Up User Password và Access yêu cầu về các lĩnh vực kế toán cụ thể, QuickBooks sẽ hiển thị phiên bản Thay đổi hoặc Xoá Giao dịch của hộp thoại Cài đặt Người dùng Mật khẩu và Truy cập cái hộp. Nói chung, bạn muốn giới hạn khả năng của người dùng thay đổi hoặc xóa các giao dịch.

   Nhấp Tiếp theo và sau đó xem lại các quyết định về quyền của bạn.

9. Sau khi kích Next, QuickBooks hiển thị phiên bản cuối cùng của hộp thoại Set Up User Password and Access. Nó xác định quyền người dùng mà bạn đã chỉ định hoặc cho phép. Bạn có thể sử dụng hộp thoại này để xem lại các quyền mà ai đó có. Nếu bạn nhận thấy mình đã giao quyền không chính xác, hãy nhấp vào nút Quay lại để quay lại qua các hộp thoại đến nơi bạn đã nhầm lẫn.

   Sau khi bạn hoàn thành việc xem lại các quyền và quyền truy cập của người dùng, nhấp vào Kết thúc.

10. Từ thời điểm này, người sử dụng mới sẽ có thể sử dụng QuickBooks; tuy nhiên, các quyền của họ được giới hạn ở những gì bạn chỉ định.