QuickBooks 2008 For Dummies Cheat Sheet - núm vú

Stephen L. Nelson

Your tài sản kinh doanh có thể bao gồm khả năng làm việc với phần mềm kế toán QuickBooks. Cheat Sheet hữu ích giúp bạn xây dựng bí quyết làm sổ sách kế toán của bạn - từ quản lý tập tin dữ liệu để chuẩn bị bảng lương, liệt kê danh sách các mặt hàng để theo dõi đơn đặt hàng với QuickBooks 2008.

Làm thế nào để Đặt một Ngày Đóng và Mật khẩu trong QuickBooks

QuickBooks doesn 'yêu cầu bạn hoặc thậm chí để cho bạn "đóng" tháng và năm, cách cũ hệ thống kế toán sử dụng đã làm. (Khi bạn "đóng" một kỳ kế toán cũ, bạn đã thực sự loại trừ ra khỏi tài khoản thu và chi phí, và chuyển số tiền ròng vào tài khoản vốn chủ sở hữu).

Tuy nhiên, QuickBooks cho phép bạn sử dụng ngày kết thúc và mật khẩu. Loại ngày kết thúc ngăn không cho ai đó nhập các giao dịch sớm hơn ngày được chỉ định. Ví dụ: nếu bạn đặt mật khẩu đóng, ai đó cần cung cấp mật khẩu đó trước khi thực hiện giao dịch hoặc thay đổi giao dịch trước ngày đóng. Nếu bạn không đặt mật khẩu đóng, một người đang cố gắng nhập hoặc thay đổi giao dịch trước ngày đóng được cảnh báo, nhưng người đó vẫn có thể tạo hoặc thay đổi mục nhập.

Để thiết lập ngày đóng, chọn Chỉnh sửa → Sở thích, nhấp vào biểu tượng Kế toán, nhấp vào tab Tùy chọn Công ty và sau đó nhập ngày kết thúc (có thể là ngày kết thúc năm vừa hoàn thành gần nhất) trong Ngày thông qua những cuốn sách nào được đóng hộp. Để sử dụng mật khẩu đóng, nhấn vào nút Đặt mật khẩu, và sử dụng hộp thoại mà QuickBooks hiển thị để tạo mật khẩu đóng.

Sẵn sàng làm bảng lương với QuickBooks 2008

Để thiết lập một tùy chọn dịch vụ tính lương, sẵn sàng để nhảy trên Internet. Thực hiện theo các bước sau:

Trong QuickBooks, chọn Employees → Payroll → Order Payroll Service.

1. QuickBooks kết nối Internet và hiển thị trang đầu tiên của một trang web nhiều trang cho phép bạn đăng nhập và thiết lập dịch vụ QuickBooks Payroll.

   Thực hiện theo các hướng dẫn trên màn hình.

2. Lưu ý:

   Việc thiết lập dịch vụ Tính lương QuickBooks yêu cầu bạn phải có chính xác thông tin tính lương từ đầu năm cho tất cả nhân viên của mình cũng như thông tin về khoản khấu trừ của tiểu bang. Bạn sẽ muốn thu thập tất cả thông tin này trước khi bắt đầu. Quá trình thiết lập biên chế - giả định rằng bạn có thông tin hiện tại và bạn chỉ có một số ít nhân viên - không nên mất nhiều hơn nửa giờ. Lập lịch biểu biên chế của bạn.

3. Sau khi bạn đăng ký (và gián tiếp thiết lập) dịch vụ Tính lương QuickBooks, bạn cần phải lên kế hoạch cho các hoạt động biên chế sắp tới của mình. Để thực hiện việc này, hãy chọn lệnh Employees → Add or Edit Payroll Schedules.

   Khi QuickBooks hiển thị cửa sổ Danh sách Lịch biểu Trả phí, hãy nhấp vào nút Lịch Biểu Trả Tiền và sau đó Mới. Khi được nhắc bằng QuickBooks, hãy mô tả biên chế mà bạn lập kế hoạch. Ví dụ: nếu bạn đang lập bảng lương hàng tuần, hãy đặt tên bảng lương như

   biên chế vào Thứ Sáu. Hơn nữa, hãy mô tả tần suất theo tuần, hai tuần một lần, hàng tháng, v.v … Mô tả nhân viên của bạn.

4. Bạn cần phải mô tả từng nhân viên của mình, và bạn cần phải xác định lịch biểu thanh toán mà họ thuộc về. Chọn nhân viên → Trung tâm nhân viên. Nhấp vào nút Nhân viên Mới. Sau đó, sử dụng các tab của cửa sổ mà QuickBooks hiển thị để cung cấp tên, địa chỉ, số An sinh Xã hội của nhân viên, v.v. Lưu ý rằng bạn sử dụng tab Biên chế và Trả lương để chỉ định mức lương hoặc tiền lương của nhân viên và chỉ định nhân viên đó cho một bảng lương dự kiến.

   Kích hoạt Danh sách các Mục trong QuickBooks 2008

Một trong những tính năng gọn trong QuickBooks là nó cho phép bạn đơn giản hóa danh sách của bạn bằng cách giấu các mục không còn hoạt động, bao gồm những mục bạn mong muốn sẽ được kích hoạt lại sau đó. Nếu bạn có nhân viên theo mùa, bạn có thể ẩn họ khỏi danh sách nhân viên của bạn trong những khoảng thời gian trong năm khi họ không làm việc. Hoặc nếu bạn bán dây chuyền kỷ niệm chỉ mỗi năm năm, bạn có thể giữ chúng khỏi cluttering Danh mục hàng trong những năm off. Bạn cũng có thể vô hiệu hoá khách hàng và nhà cung cấp từ danh sách tương ứng.

Để hủy kích hoạt một cái gì đó từ một danh sách, tất cả những gì bạn phải làm là mở danh sách và nhấp đúp vào mục đó. Khi QuickBooks mở mục, nhân viên, khách hàng hoặc nhà cung cấp mà bạn muốn vô hiệu hoá, chọn hộp kiểm Item Is Inactive. (Tên của hộp kiểm thay đổi, tùy thuộc vào những gì bạn đang cố kích hoạt.) Sau đó nhấp OK. QuickBooks ẩn thành viên này khỏi danh sách của bạn. Lần tiếp theo bạn hiển thị danh sách, hộp Include Inactive sẽ xuất hiện.

Để xem và chỉnh sửa các thành viên ẩn danh trong danh sách của bạn, chỉ cần nhấp vào hộp Bao gồm Không hoạt động. Bất kỳ thành viên không hoạt động nào xuất hiện với các biểu tượng X bên cạnh họ. Nếu bạn muốn kích hoạt lại thành viên, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào biểu tượng X và thành viên đó được kích hoạt lại.

QuickBooks Giữ Theo Đơn đặt hàng

Bạn có thể tạo QuickBooks PO ngay cả khi bạn đặt hàng bằng điện thoại hoặc qua World Wide Web - nghĩa là bất cứ khi nào bạn không yêu cầu hàng hoá bằng văn bản. Điền vào đơn đặt hàng cho phép bạn xác định những món hàng bạn đặt hàng và khi hàng sẽ đến. Tất cả những gì bạn phải làm là yêu cầu QuickBooks, "Điều gì đã được đặt hàng, và khi nào nó đến, dù sao? "Không bao giờ nữa bạn sẽ phải nhốt bộ não của bạn để nhớ liệu bạn đã ra lệnh cho những thứ đó hay không.

Và khi hóa đơn đến, bạn đã có nó được chia thành từng hình thức PO. Sau khi viết ra tất cả các mục trên PO của bạn, bạn không phải điền vào một mục Các thẻ trên séc của bạn khi bạn thanh toán hóa đơn.Hoặc nếu bạn thanh toán hóa đơn với phương thức phải trả tài khoản, bạn không phải điền vào mục Tài khoản trong cửa sổ Nhập Khoản. Khi các mục đến, tất cả những gì bạn phải làm là để cho QuickBooks biết; các mục được ngay lập tức được thêm vào danh sách kiểm kê của bạn.

Sử dụng PO cho các mặt hàng mà bạn đặt hàng - nghĩa là các mặt hàng bạn sẽ nhận và thanh toán trong tương lai. Nếu bạn mua đồ vật trên quầy hoặc nhận các món hàng mà bạn không đặt hàng, rõ ràng bạn không cần PO. Những gì bạn cần làm là chỉ phải thanh toán hoá đơn và kiểm kê những mặt hàng bạn vừa mua.