QuickBooks: 10 Lời khuyên về tài chính cho chủ doanh nghiệp - chủ sở hữu

Các chủ doanh nghiệp nên đóng vai trò tích cực trong lĩnh vực tài chính của doanh nghiệp để ngăn chặn bất cứ nỗ lực biển thủ hoặc giả mạo nào. Xem lại các báo cáo tài chính của QuickBooks, theo dõi chặt chẽ số tiền đi đâu, và biết ai đang xử lý tài chính. Giữ cho công việc kinh doanh của bạn an toàn và theo trật tự tốt bằng cách làm theo 10 mẹo tài chính này.

Đăng ký tất cả các check của bạn

Đây không phải là một slam chống lại nhân viên kế toán. Tuy nhiên, trong một doanh nghiệp nhỏ, mọi người (đặc biệt là nhân viên kế toán đầy đủ) có cơ hội lừa bạn dễ dàng. Bằng cách ký kết tất cả các kiểm tra chính mình, bạn giữ ngón tay của bạn vào dòng chảy của dòng tiền mặt của bạn. Vâng, thực tế này có thể là một rắc rối - bạn phải lội qua các thủ tục giấy tờ mỗi khi bạn ký một ngăn xếp séc - nhưng hãy nhớ sự thay thế.

Đừng ký vào séc sai

Nếu bạn ký nhiều séc, bạn có thể bị cám dỗ sử dụng chữ ký nhanh và giận dữ (chắc chắn không thể đọc được). Mặc dù ghi lại tên của bạn một cách vô nghĩa tạo cảm giác tuyệt vời khi bạn đăng ký bóng chày, đừng làm điều đó khi ký kết séc. Một chữ ký rõ ràng, đặc biệt là một với một cảm giác của phong cách cá nhân, là đặc biệt. Một đường gồ ghề với một thập giá và một vài dấu chấm dễ dàng để giả mạo.

Rà soát kiểm tra bị hủy trước khi nhân viên kế toán của bạn làm

Hãy chắc chắn rằng bạn xem lại các chi phiếu đã hủy (hình kiểm tra xuất hiện trong bảng sao kê ngân hàng của bạn) trước khi ai đó nhìn thấy bảng sao kê ngân hàng hàng tháng.

Thông tin này chắc chắn không phải là về việc làm sổ sách kế cận. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp có thể xác định xem ai đó đang giả mạo chữ ký trên séc chỉ bằng cách là người đầu tiên mở bảng sao kê ngân hàng và xem xét từng chữ ký trên các séc bị hủy.

Kiểm tra lại sự đối chiếu của ngân hàng

Một điểm liên quan nhanh: Nếu bạn không phải là người thực hiện hoà giải ngân hàng, hãy đảm bảo xem lại công việc đối chiếu được thực hiện bởi bất kỳ ai đang thực hiện công việc. (Có lẽ là nhân viên kế toán của bạn?) Đánh giá này không chỉ có nghĩa là một bộ mắt nhìn thấy công việc và bắt lỗi. Đánh giá này cung cấp thêm một cơ hội nữa để đảm bảo rằng không có chuyện kinh doanh hài hước xảy ra.

Và, oh, một điểm khó xử khác: Đừng cảm thấy có xu hướng làm theo các thủ tục trước đây hai hoặc ba?Rồi bạn - không phải ngân hàng - có thể ăn bất kỳ khoản lỗ nào từ những thứ như giả mạo.

Chọn một nhân viên kế toán biết máy tính

Đừng lo lắng, bạn không cần yêu cầu kiểm tra lại FBI khi thuê nhân viên kế toán. Trong thực tế, nếu bạn sử dụng QuickBooks, bạn không cần phải thuê những người quen thuộc với các hệ thống kế toán nhỏ. Nhưng tìm thấy những người biết làm thế nào để giữ một sổ séc và làm việc với một máy tính. Họ không nên có một sự hiểu biết vấn đề QuickBooks.

Tất nhiên, bạn không muốn ai đó vừa rơi khỏi chiếc xe tải củ cải. Nhưng ngay cả khi bạn thuê một người nào đó lái xe vào thị trấn trên một, bạn sẽ không gặp nhiều rắc rối khi nhận được người đó tăng tốc với QuickBooks.

Nếu có thể, tìm một nhân viên kế toán biết việc kế toán kép và biên chế

Dưới đây là một vài lời khuyên về kỹ năng kỹ thuật của ứng viên lý tưởng. Một nhân viên kế toán hiểu rõ kế toán gấp đôi là siêu hữu ích - mặc dù công bằng, kiến ​​thức đó có lẽ không cần thiết.

Ngoài ra, nếu bạn có thể, tìm một người biết làm thế nào để làm bảng lương - và không chỉ các công ty thuế thu nhập liên bang, mà còn kinh doanh thuế khỉ tiểu bang thuế. () Thường xuyên xem lại báo cáo tài chính của bạn

Thường xuyên tạo ra và xem qua báo cáo về lợi nhuận và thiệt hại mà QuickBooks dễ dàng tạo ra. Thói quen xem xét bảng cân đối kế toán với danh mục tài sản và nợ phải trả. Khám phá và tìm thấy một báo cáo khác hoặc hai báo cáo cung cấp cho bạn thông tin chi tiết hữu ích về nhịp điệu và vần điệu của doanh nghiệp của bạn. (Bất kỳ lỗi nào bạn thực hiện có thể sẽ hiển thị như là số liệu ngốc nghếch trên bảng cân đối kế toán, bằng cách này.)

Có thể bạn có thể giữ một công việc khá vững chắc về hoạt động bằng cách nhìn vào hai hoặc ba báo cáo dễ hiểu. Và thường xuyên nhìn vào những báo cáo tài chính này - hãy nói một hoặc hai lần một tuần - bạn biến hệ thống kế toán của bạn thành một công cụ hữu ích cho việc tìm ra những cơ hội hấp dẫn và để tránh những cái bẫy nguy hiểm.

Dưới đây là cách để điều hành doanh nghiệp của bạn bằng cách xem ba báo cáo của QuickBooks:

Báo cáo lợi nhuận và lỗ

so sánh số năm hiện tại và năm trước của năm (để bạn có thể xem cách bạn " trong năm hiện tại so với năm trước)

Tóm tắt khoản phải thu tóm tắt

• lão hóa (để bạn có thể biết khách hàng và khách hàng nào đã đến hạn) Bảng cân đối

• (vì vậy bạn có thể theo dõi tiền mặt và vốn lưu động của bạn và phát hiện ra bất kỳ nội dung vui nhộn nào) Chọn một hệ thống kế toán thích hợp

• Khi bạn sử dụng QuickBooks, bạn sử dụng kế toán cơ sở tiền mặt hoặc kế toán cơ sở d. Kế toán tiền mặt là tốt khi dòng tiền của doanh nghiệp phản ánh doanh thu và dòng tiền ra của nó phản ánh chi phí của nó. Tình huống này không phải là trường hợp, tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp. Ví dụ, người xây dựng hợp đồng nhà ở một gia đình có thể có tiền mặt (bằng vay mượn từ ngân hàng) nhưng không thể kiếm được tiền. Ngoài ra, một chủ sở hữu cầm đồ cho vay 22 phần trăm lãi suất có thể làm cho scads tiền, ngay cả khi tiền mặt đổ ra khỏi kinh doanh hàng ngày. Theo nguyên tắc chung, khi bạn mua và bán khoảng không quảng cáo, tính kế toán hoán đổi cơ bản hoạt động tốt hơn kế toán tiền mặt. Tuy nhiên, kế toán cơ bản thường loại trừ thuế thu nhập.

Nếu QuickBooks không hoạt động cho doanh nghiệp của bạn

QuickBooks là một chương trình kế toán doanh nghiệp nhỏ. Nhưng nếu QuickBooks dường như không phù hợp với nhu cầu của bạn - ví dụ như nếu bạn cần một chương trình hoạt động tốt hơn cho nhà sản xuất hoặc bao gồm một số tính năng cụ thể theo ngành cụ thể - bạn có thể muốn một trong những phức tạp hơn (nhưng cũng mạnh hơn) các gói kế toán doanh nghiệp nhỏ.

Trước khi bạn chuyển từ QuickBooks Pro hoặc QuickBooks Premier, hãy chắc chắn kiểm tra phiên bản Giải pháp doanh nghiệp của QuickBooks, giá này cao hơn nhưng cũng có hiệu quả cho các doanh nghiệp lớn hơn. Phiên bản Enterprise của QuickBooks trông và hoạt động hầu như giống hệt với các phiên bản "thông thường". Nếu bạn biết QuickBooks Pro hoặc QuickBooks Premier, phù hợp, bạn đã biết (hoặc chủ yếu biết) QuickBooks Enterprise.

Nếu phiên bản Enterprise của QuickBooks không hoạt động, bạn có thể muốn nói chuyện với kế toán của mình về các gói cụ thể theo ngành. (Ví dụ: nếu bạn là một máy in thương mại, một số nhà cung cấp có thể đã phát triển một gói phần mềm kế toán đặc biệt chỉ dành cho máy in thương mại.)

Giữ mọi thứ đơn giản

Khi quản lý các vấn đề tài chính doanh nghiệp nhỏ, hãy giữ mọi thứ đơn giản nhất có thể. Trên thực tế, giữ cho công việc kinh doanh của bạn thật đơn giản đủ để bạn có thể dễ dàng nói được liệu bạn đang kiếm tiền và liệu doanh nghiệp có khỏe mạnh hay không.

Lời khuyên về tính đơn giản này có thể nghe có vẻ kỳ lạ nhưng đôi khi rất sáng tạo có thể xây dựng các cấu trúc tài chính phức tạp phức tạp cho các hoạt động kinh doanh của họ, bao gồm hợp đồng thuê phức tạp, quan hệ đối tác mê cung và cấu trúc doanh nghiệp, chia sẻ lợi nhuận và chia sẻ chi phí với các doanh nghiệp khác. Những sắp xếp tài chính siêu tinh vi này không đem lại lợi nhuận khi bạn tính đến tất cả các chi phí. Hơn nữa, sắp xếp phức tạp như vậy hầu như luôn luôn biến thành quản lý và lưu giữ kỷ lục nhức đầu.