ĐặT nền móng cho một đoàn tụ gia đình - những người có đầu

Có một tầm nhìn rõ ràng về sự đoàn tụ gia đình của bạn sẽ như thế nào giúp tránh nhầm lẫn trong quá trình lập kế hoạch đoàn tụ. Sử dụng tầm nhìn của bạn để hướng dẫn bạn lựa chọn ngày tháng, thời gian và địa điểm, và để xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào.

Thiết lập ngày

Hầu hết các cuộc hội ngộ diễn ra trong mùa hè. Thời gian này thường là tốt nhất vì thời tiết thuận lợi, trẻ em đi học, và mọi người nghỉ hè.

Nếu bạn chọn có cuộc hội ngộ của bạn đôi khi khác với những tháng hè, cố gắng sắp xếp thời gian gần ba ngày cuối tuần hoặc trong mùa xuân. Nếu bạn quyết định vào ngày nghỉ xuân, hãy chắc chắn kiểm tra với tất cả các gia đình có trẻ em đi học bởi vì nghỉ xuân có thể thay đổi.

Nếu bạn lên kế hoạch cho một cuộc hội ngộ vào giữa tháng 10, các thành viên gia đình có con ở trường học có lẽ sẽ không thể tham dự.

• Nếu bạn lên lịch cho một cuộc hội ngộ vào mùa đông, cố gắng không lên lịch bất cứ điều gì quá gần những ngày lễ lớn như Giáng sinh hoặc Hanukkah. Đây là những khoảng thời gian bận rộn trong năm cho hầu hết mọi người, và những ưu tiên của họ có thể ở nơi khác. Bên cạnh đó, bạn đã bao giờ nhìn thấy một sân bay bận rộn ngay trước hoặc sau một kỳ nghỉ lớn? Đó là sở thú!

Xác định thời gian hội ngộ của bạn

Bạn có thể xác định thời gian của cuộc hội ngộ bằng cách sử dụng một số ý nghĩa thông thường.

Một ngày đoàn tụ là cách dễ nhất để lên kế hoạch và là tiêu chuẩn cho các gia đình sống trong khoảng cách lái xe của nhau. Những cuộc hội ngộ này thường là những việc đơn giản, chẳng hạn như đi dã ngoại ở công viên hay sân sau nướng.

Tuy nhiên, các cuộc hội ngộ một ngày có vẻ như là một sự lãng phí đối với những người đi khắp đất nước để đến đó. Hãy tưởng tượng bạn phải trả tiền vé máy bay, lên máy bay đông đúc trong một sân bay chật hẹp, thuê một chiếc xe để đi dã ngoại một ngày, và có thể trở lại một khách sạn tồi tàn. Điều đó không thực sự âm thanh như một thùng vui vẻ. Nếu gia đình bạn đến từ xa và rộng, hãy cân nhắc tổ chức một cuộc hội ngộ cuối tuần kéo dài hai ngày.

Nhiều ngày đoàn tụ để có kế hoạch nhiều hơn, dĩ nhiên. Bạn phải tính đến chi phí của một vài đêm ở khách sạn và bạn nên giữ mọi người ở lại trong một buổi chiều. Ví dụ, bạn có thể xem xét hành trình sau:

Tổ chức một đêm hiếu khách cho người dân vào tối thứ sáu với đồ ăn nhẹ và đồ uống hoặc bữa tối nhẹ.

• Tổ chức sự kiện đoàn tụ chính (như bữa tối hoặc bữa ăn ngoài trời) vào thứ bảy.
• Có một ngày bình thường, bất cứ điều gì-đi vào chủ nhật.
• Các cuộc hội ngộ nhiều ngày là những buổi hội ngộ thú vị và đáng nhớ nhất. Chi tiêu hai ngày hoặc nhiều hơn với người thân mà bạn hiếm khi thấy là một điều trị!

Chọn vài lựa chọn - các quy tắc đa số

Khi lên kế hoạch cho ngày tái hợp của bạn, hãy chọn ít nhất ba ngày có thể cách nhau vài tuần. Sau khi chọn một vài ngày có ích, hãy lấy một số phản hồi từ phần còn lại của gia đình bằng cách sử dụng cuộc khảo sát trong Hình 1. Gửi bản khảo sát cho tất cả mọi người trong danh sách khách mời của bạn để tìm ra lựa chọn nào phù hợp nhất cho mỗi thành viên trong gia đình. Làm như vậy sẽ giúp tránh được các vấn đề tiềm ẩn sau đó - chủ yếu là thiếu người tham dự.

Hình 1:

Cuộc điều tra đoàn tụ thu thập thông tin phản hồi từ các thành viên trong gia đình. Bạn có thể sử dụng chương trình hợp nhất thư điện tử để chuẩn bị cho phong bì cuộc khảo sát một nhiệm vụ nhanh chóng và không đau. Hầu hết các máy tính được trang bị phần mềm có một số loại sổ địa chỉ. Tất cả bạn phải làm là chọn địa chỉ và nhấp vào nút và máy tính của bạn in các địa chỉ trên bao thư hoặc nhãn. In địa chỉ trực tiếp lên phong bì là tốn kém hơn một chút so với nhãn vì bạn phải đứng máy in và nạp các bao thư qua từng cái một. Nếu bạn có một thỏa thuận của bao thư để giải quyết, sau đó sử dụng phương pháp nhãn.

Ngoài việc yêu cầu thông tin cơ bản - chẳng hạn như số người tham dự và ngày ưu tiên của họ - bạn cũng nên hỏi những câu hỏi sau:

Loại thực phẩm nào họ đề nghị?

• Những loại trò chơi và hoạt động nào họ muốn?
• Họ có muốn giúp lên kế hoạch đoàn tụ không?
• Họ thích cuộc hội ngộ một ngày hay nhiều ngày?
• Bạn sẽ nhận được một loạt các câu trả lời cho cuộc khảo sát của bạn. Chọn những mục có phần lớn. Đôi khi, điều này không bao gồm sự lựa chọn hàng đầu của bạn, vì vậy hãy linh hoạt. Mục đích là để đảm bảo rằng càng nhiều người càng tốt có thể gặp gỡ và tận hưởng bản thân, kể cả bạn.

Khi bạn quyết định về một ngày, hãy kiên nhẫn với nó. Không thay đổi ngày để phù hợp với bất cứ ai, bởi vì ngày mới sẽ gây bất tiện cho một số người khác đã sắp xếp. Hãy nhớ câu châm ngôn cũ: Nếu nó không phải là vỡ, đừng sửa nó!

Địa điểm gần như mọi thứ

Hầu hết các cuộc đoàn tụ gia đình nhỏ (khoảng 20 người) đều có xu hướng xảy ra ở sân sau của gia đình hoặc trong công viên gần đó. Các cuộc hội ngộ lớn hơn có xu hướng diễn ra tại các hội trường cho thuê, khu vực dành riêng cho công viên và các tiện nghi khách sạn.

Trên thực tế, nhiều yếu tố quyết định vị trí đoàn tụ của bạn. Ví dụ:

Số người dự định tham dự và nơi họ đang đi từ

• Ngày và thời điểm đoàn tụ
• Chủ đề hội họp của bạn
• Bạn bắt đầu tìm kiếm một vị trí sớm như thế nào < Các loại hoạt động
• Ngân sách của bạn
• Tìm địa điểm và tham gia tour du lịch lớn
• Tìm địa điểm - hoặc nơi tổ chức cuộc tụ họp của bạn - thật đơn giản. Bạn mở sổ điện thoại và gọi điện thoại, tìm hiểu về lệ phí, và ghé thăm các trang web.

Trước khi bạn quyết định địa điểm đoàn tụ, hãy nhìn vào nơi này.Yêu cầu các tour du lịch lớn và ghi chép. Theo dõi tất cả các thông tin bạn thu thập được trong chuyến đi vị trí của bạn bằng cách sử dụng nhật ký nghiên cứu vị trí, như thể hiện trong hình 2.

Hình 2:

Một nhật ký nghiên cứu vị trí giúp giữ cho thông tin của bạn được tổ chức.

Kiểm tra các phương tiện kỹ lưỡng. Có phải mọi thứ đều sạch sẽ hay có mùi hôi như người ta đang lau cá trong sảnh chính không? Có một nhà bếp mà bạn có thể sử dụng, và liệu cơ sở cung cấp các thiết bị nhỏ, chẳng hạn như các nhà sản xuất cà phê? Có phải trả phí sử dụng các thiết bị này? Phòng vệ sinh ở đâu? Trang web có bất kỳ cơ sở giải trí nào không? Có quyền truy cập cho người khuyết tật không? Trang web có cho phép phục vụ rượu không? Còn bảo hiểm thì sao? Có chỗ đậu xe thích hợp không? Đây là những vấn đề quan trọng mà bạn cần làm rõ trước khi bạn chọn trang web.

Đặt sớm hoặc mãi mãi giữ hòa bình của bạn

Đặt chỗ tại bất kỳ nơi công cộng nào, cho dù đó là công viên, cắm trại, hoặc sảnh, yêu cầu đặt chỗ lên đến một năm trước - hoặc đôi khi lâu hơn, nếu địa điểm được phổ biến. Cho dù trang web bạn chọn, bạn hãy chắc chắn hỏi về yêu cầu đặt phòng. Bắt đầu với những câu hỏi sau:

Tôi cần phải đặt trước bao lâu?

Lệ phí là gì?

• Bạn có cần tiền đặt cọc không? cái này giá bao nhiêu?
• Chính sách hủy của bạn là gì?
• Luôn bắt đầu lập kế hoạch sớm! Mười tám tháng là tối thiểu cho một cuộc hội ngộ lớn; một năm trước là trung bình. Nhưng nếu bạn là người trì hoãn, hãy dành ít nhất sáu tháng để lập kế hoạch và dự trữ địa điểm. Nếu bạn chờ đợi lâu hơn, bạn đang đẩy các giới hạn.
• Một gia đình bận rộn là một gia đình hạnh phúc

Bạn muốn có nhiều hoạt động tại buổi họp mặt của bạn để mọi người có thể tìm hiểu những khuôn mặt mới cũng như hòa mình vào những người mà họ không nhìn thấy trong nhiều năm. Khi chọn vị trí, hãy kiểm tra để xem loại hoạt động nào khả dụng vì bạn có thể muốn thêm chúng vào danh sách hoạt động của mình. Ví dụ: một số cơ sở trong nhà cung cấp hồ bơi, sân bóng rổ, sân bóng chuyền, bida và các hoạt động tiện ích khác.

Tương tự như vậy, các trang ngoài trời có thể có sân tennis và sân bóng rổ hoặc các khu vực cho các trò chơi bóng chày sôi động hoặc chạm bóng đá. Các cuộc tụ họp bãi biển có thể dễ dàng tổ chức các cuộc thi cát cát, bóng chuyền bãi biển và các trò chơi bãi biển khác.

Nếu bạn hoặc một thành viên trong gia đình có sân sau với hồ bơi, hãy cân nhắc đến việc có một bữa tiệc hội nhóm bên hồ bơi. Đảm bảo rằng sân sau có thể chứa được đám đông. Hầu hết các hồ bơi (ngoại trừ vụ nổ, cá nhỏ) chiếm rất nhiều không gian, để lại ít chỗ cho người và đồ dùng thịt nướng.

Nếu bạn chọn một địa điểm bãi biển hoặc một khu vực có hồ bơi, chỉ định một nhân viên cứu hộ để đảm bảo an toàn cho mọi người. Các thành viên trong gia đình sẽ bận rộn đoàn tụ và có thể bị phân tâm rất dễ dàng khi họ được cho là đang xem bất cứ ai ở trong nước.

Điểm mấu chốt là nếu bạn có kế hoạch có nhiều hoạt động cho tất cả mọi người, bạn có thể chọn bất kỳ điểm nào cho buổi họp mặt của bạn. Nhưng nếu danh sách các hoạt động của bạn hơi mỏng, hãy chắc chắn chọn một trang web cung cấp rất nhiều điều cần làm.