Của Apple làm thế nào để làm việc với các tệp văn phòng (Documents, Workbooks và Presentations) trên iPad - núm vú

Giờ đây bạn đã có Office trên iPad. Tuyệt quá! Dưới đây là một vài lời khuyên. Các tập tin đi theo tên khác nhau trong Văn phòng. Một tệp Word được gọi là tài liệu ; một tệp Excel được gọi là bảng tính ; và một tệp tin PowerPoint được gọi là trình bày . Theo bất kỳ tên nào, bạn sẽ rất vui khi biết, các kỹ thuật tạo, mở, lưu và đặt tên các tập tin là như nhau.

Cách Office dành cho iPad xử lý các tệp

Văn phòng cho iPad hoạt động với giả định rằng iPad của bạn luôn được kết nối với Internet và bạn muốn lưu các tệp của mình trên OneDrive, cơ sở lưu trữ tệp trực tuyến của Microsoft. Tuy nhiên, bạn có thể lưu trữ các tập tin trên chính iPad. Hơn thế nữa, bạn có thể di chuyển các tập tin qua lại giữa iPad và OneDrive.

Trong Word, Excel và PowerPoint cho iPad, tất cả các hoạt động của tệp được thực hiện bằng cửa sổ Văn phòng và trình đơn Tệp. Để xử lý các tệp tin, hãy nhìn vào góc trên bên trái của màn hình và nhấn vào nút Văn phòng hoặc nút Tệp. Tapping Office mở cửa sổ Office; khai thác Tệp mở menu Tệp:

Cung cấp các lệnh cho việc đăng nhập và không sử dụng OneDrive, tạo các tệp và mở các tệp tin. Trình đơn tập tin:

Cung cấp các lệnh cho việc đặt tên, sao chép, khôi phục và in tập tin, cũng như xem các thuộc tính của một tệp tin. Mở tệp

Khi bạn khởi động Word, Excel hoặc PowerPoint cho iPad, bạn cũng mở tệp được mở lần cuối cùng bạn chạy ứng dụng. Đây có phải là tệp bạn muốn làm việc không? Nếu không, hãy làm theo các bước sau để mở tệp:

Chạm vào nút Office.

1. Cửa sổ Office mở ra.

   Bấm Mở.

2. Đến nơi tệp bạn muốn mở được lưu trữ.

3. Nó có thể được lưu trữ trên OneDrive, trên iPad của bạn, hoặc tại một vị trí khác.

   OneDrive:

   • Tap One Drive. Bạn có thể thấy một số tên thư mục. Nếu tệp nằm trong một thư mục, bấm vào tên của thư mục để mở nó. Để mở một tập tin trên OneDrive, bạn phải đăng nhập vào tài khoản Office 365 của bạn. Để đăng nhập, hãy nhấn vào nút Office, nhấn tên của bạn hai lần, và nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn.

     iPad:

   • Nhấn vào iPad để mở tệp được lưu trữ cục bộ trên thiết bị iPad của bạn. Một vị trí khác:

   • Nếu bạn đã thêm một vị trí để giữ các tệp tin, nó sẽ được liệt kê trong cửa sổ Văn phòng. Tìm và mở tệp của bạn ở đó. Chạm vào tên của tệp bạn muốn mở.

4. Nhấn Recent trong cửa sổ Office để xem danh sách các tệp bạn vừa mở gần đây. Nếu tệp bạn muốn mở nằm trong danh sách, bấm vào tên của nó để mở nó.Bạn có thể di chuyển tệp vĩnh viễn lên đầu danh sách bằng cách chạm vào biểu tượng ghim bên cạnh tên tệp. Ghim tệp vào đầu danh sách nếu bạn mở nó thường.

Trong ứng dụng Văn phòng cho iPad, chỉ có thể mở một tệp mỗi lần. Bạn không thể, ví dụ, mở hai bảng tính Excel và chuyển đổi qua lại để so sánh hai. Văn phòng cho iPad cứng đầu về việc không cho phép bạn mở nhiều tập tin. Chương trình rất cứng đầu, trên thực tế, nó tiết kiệm và đóng các tập tin được mở khi bạn nhấn vào nút Office để mở một tập tin khác nhau.

Mở tài liệu trong Word cho iPad.

Không nút Lưu trong ứng dụng Office dành cho iPad. Đó là vì khi những thay đổi được thực hiện cho các tập tin, các thay đổi được lưu tự động, miễn là AutoSave được bật, đó là. Để xem AutoSave có bật hay không:

Chạm vào nút File và lưu ý trong trình đơn thả xuống cho dù đó là bật hay không.

• Lưu ý về nút Tệp chính nó cho dù hai mũi tên nhỏ xuất hiện. Nếu chúng xuất hiện, tính năng Tự động lưu được bật.

• Khi Tự động lưu tắt, lưu tệp bằng cách nhấn vào nút Tệp và chọn Lưu trên trình đơn thả xuống.

Đóng một tệp

Cách duy nhất để đóng tệp là mở một tệp khác hoặc tự đóng ứng dụng. Văn phòng cho iPad là đặc biệt về điều đó. Nó không cung cấp một lệnh Đóng để đóng các tập tin. Bởi vì bạn không thể mở hai tệp cùng lúc và bởi vì ít nhất một tệp luôn phải mở, cách duy nhất để đóng tệp là mở một tệp khác hoặc đóng tất cả.

Tạo tệp

Khi bạn tạo một tệp tin, bạn sẽ được yêu cầu chọn một mẫu để xác định tập tin của bạn sẽ như thế nào. Mẫu

là một tệp được định dạng sẵn. Một số các mẫu được terribly spiffy; những người khác là đồng bằng trong trường hợp bạn muốn làm các việc định dạng cho mình. Chọn một mẫu khi bạn tạo một tập tin.

Làm theo các bước sau để tạo tệp:

Chạm vào nút Office.

1. Cửa sổ Office mở ra.

   Bấm Mới.

2. Bạn thấy các mẫu cho việc tạo tệp. Tên mẫu cho bạn biết một số thứ về tập tin của bạn sẽ như thế nào sau khi bạn tạo nó.

   Chạm vào tên mẫu.

3. Tệp mới của bạn xuất hiện trên màn hình.

   Nhấn vào nút Tệp và chọn Tên trên trình đơn thả xuống.

4. Cửa sổ và bàn phím Save As xuất hiện để bạn có thể đặt tên cho tệp và chọn nơi lưu trữ. Theo mặc định, tệp được lưu trữ trên OneDrive trong thư mục Tài liệu. Nếu thư mục này là nơi bạn muốn giữ lại tệp tin, hãy nhập tên và chạm vào Lưu; nếu không, hãy tiếp tục bước 5.

   Chọn nơi lưu trữ tệp.

5. Chọn thư mục OneDrive, chọn iPad để lưu tệp trên thiết bị iPad của bạn hoặc chọn một vị trí khác nếu bạn đã chọn một thư mục.

   Chạm vào hộp văn bản Tên, nhập tên mô tả cho tệp tin của bạn trên bàn phím và bấm phím Quay lại.

6. Đổi tên và di chuyển các tập tin

Office cho iPad cung cấp lệnh Duplicate để đổi tên và di chuyển các tệp. Lệnh này nằm trên menu Tệp. Nó được gọi là "Duplicate" vì sao chép một tập tin - nói cách khác, tạo một bản sao - là cách duy nhất để đổi tên và di chuyển các tập tin:

Để đổi tên một tập tin, tạo một bản sao dưới một tên khác với lệnh Duplicate.Sau đó xóa tệp gốc.

• Để di chuyển một tập tin, tạo một bản sao ở một vị trí khác. Sau đó xóa bản gốc.

• Làm theo các bước sau để đổi tên hoặc di chuyển tệp:

Mở tệp bạn muốn đổi tên hoặc di chuyển.

1. Nhấn nút Tệp và chọn Sao chép trên trình đơn thả xuống.

2. Cửa sổ Choose Name and Location sẽ mở ra.

   Di chuyển tệp sang vị trí khác, nhập tên mới hoặc làm cả hai.

3. Đây là cách:

   Chọn vị trí:

   • Chuyển tệp vào thư mục OneDrive hoặc iPad. Nhập tên:

   • Nhập tên vào hộp Tên và bấm phím Quay trở lại. Tập Lưu.

4. Xóa bản gốc của tệp.

5. Xóa tệp trong ứng dụng Office cho iPad

Cách dễ nhất để xóa tệp được lưu trữ trên OneDrive là mở trang web OneDrive trong trình duyệt và xóa tệp bên trong trang web OneDrive. Làm theo các bước sau để xóa tệp trong ứng dụng Office cho iPad:

Chạm vào nút Office.

1. Tìm tệp bạn muốn xóa.

2. Để xác định vị trí tập tin, bấm Gần đây hoặc Mở và điều hướng đến tệp tin.

   Nhấn biểu tượng Tệp ở bên phải tên tệp.

3. Trình đơn thả xuống Tệp xuất hiện.

   Chọn Xóa.

4. Chọn Xóa trong hộp thông báo xác nhận.

5. Đó là tất cả để nó.

   Nhiều máy tính có tính năng Thùng rác (Mac) hoặc Thùng rác (Windows), nơi các tệp bị xóa được lưu giữ trong trường hợp bạn muốn khôi phục chúng. IPad không có điều đó. Các tệp bạn xóa sẽ bị xóa vĩnh viễn và không thể huỷ ngang. Vì lý do đó, hãy suy nghĩ hai lần trước khi xóa tệp.

Chạm vào biểu tượng Tệp và chọn Xóa để xóa tệp.