Làm thế nào để sử dụng Bảng Analyzer trong Access 2016 - núm vú

Điều này có phải là tuyệt vời? Access Table Analyzer hứa hẹn sẽ đưa ra một bảng bảng phẳng (như bảng tính nhập khẩu) - với tất cả các dữ liệu lặp đi lặp lại của nó - và chuyển đổi nó thành một bộ các bảng quan hệ hiệu quả. Nhưng, như lời nói đi, hứa hẹn được thực hiện là lời hứa bị hỏng. Trừ khi tệp căn hộ của bạn tuân theo một số quy tắc nghiêm ngặt, Bộ phân tích Bảng sẽ không làm cho nó đúng.

Cơ sở dữ liệu bằng phẳng là cơ sở dữ liệu trong đó tất cả dữ liệu nằm trong một tệp. Truy cập là một cơ sở dữ liệu quan hệ cho phép dữ liệu được lưu trữ trong nhiều bảng cho hiệu quả hơn.

Bộ phân tích hoạt động tốt nhất với một bảng tệp bằng phẳng có chứa nhiều thông tin trùng lặp. Ví dụ, hãy tưởng tượng một bảng phẳng cho một hiệu sách. Mỗi bản ghi trong bảng chứa dữ liệu khách hàng và sách. Nếu cùng một khách hàng mua sáu cuốn sách, bảng chứa sáu bản ghi riêng biệt với tên của khách hàng, địa chỉ và các thông tin khác được nhân bản trong mỗi một. Nhân một lần với 1 000 khách hàng, và bạn có chính xác loại mớ hỗn độn tập tin mà Analyzer thích giải quyết.

Với suy nghĩ đó, đây là cách gợi đến Thuật sỹ Phân tích Bảng:

Mở cơ sở dữ liệu của bạn và chọn bảng mà bạn muốn đánh giá từ ngăn Điều hướng.

Nhấp vào tab Công cụ Cơ sở dữ liệu.
Nhóm Các nút phân tích xuất hiện trên Ribbon.

Nhóm Phân tích trên Ribbon.

Nhấp chuột vào nút Analyze Table từ nhóm Analyze.
Hộp thoại Trình phân tích Bảng xuất hiện.

Đây là bảng Analyzer.

Đọc hai màn hình đầu tiên nếu bạn muốn (họ đang giáo dục nghiêm ngặt); bấm Tiếp theo sau mỗi một.
Màn hình Trình phân tích Bảng khác xuất hiện.

Chọn một bảng để phân tích.

Tên của bảng mà bạn đã chọn trong ngăn Điều hướng nên được chọn trong danh sách Tables. Nếu không, nhấp vào tên của bảng mà bạn muốn chuyển đổi.
Nhấp Tiếp theo.
Trong hộp thoại xuất hiện, trình hướng dẫn sẽ hỏi xem bạn có muốn chỉ cần trình wizard thực hiện điều đó (trình wizard sẽ quyết định cách sắp xếp bảng các tệp phẳng thành nhiều bảng) hoặc nếu bạn muốn quyết định các trường nào đi đến những gì bảng.

Nhấp vào tùy chọn Có (nếu nó chưa được chọn) để cung cấp cho trình wizard đầy đủ quyền lực trong việc quyết định số phận của bảng của bạn, và sau đó nhấp vào Tiếp theo.
Nếu trình hướng dẫn khuyên bạn không chia bảng của bạn, hãy nhấp vào nút Huỷ và dán vào mặt sau để hoàn thành công việc. Thông báo này có nghĩa là trình thuật sĩ nghĩ rằng bảng của bạn là tốt như nó là.

Nếu trình wizard phân chia bảng của bạn, nó sẽ phân tích bảng của bạn và cho bạn thấy những phát hiện của nó.

Bộ phân tích Bảng quyết định.

Đảm bảo thông tin từ bảng tệp phẳng của bạn được nhóm đúng vào bảng mới:
Nếu thông tin được nhóm chính xác,
- đặt tên bảng bằng cách nhấp đúp vào thanh tiêu đề của bảng và gõ tên mới vào hộp thoại kết quả. Nếu thông tin không được nhóm chính xác,
- sử dụng chuột để kéo và thả các trường từ bảng này đến bảng - và sau đó nhấp đúp vào thanh tiêu đề của bảng để đổi tên các bảng. Nếu bạn muốn tạo một bảng mới,
- kéo một trường vào bất kỳ không gian mở nào giữa hoặc xung quanh các bảng hiện có. Thuật sỹ sẽ tạo một cửa sổ bảng mới có chứa trường. Nhấp đúp vào thanh tiêu đề của bảng mới để đổi tên bảng. Khi bạn sắp xếp xong và đặt tên các bảng của mình, hãy nhấp vào Tiếp theo.
Trình wizard sẽ tự động chọn một trường quan trọng cho mỗi bảng mà nó nghĩ cần một trường khóa. Nếu trình hướng dẫn chọn một trường không chính xác như một trường khóa, bạn có thể sửa lỗi.

Nếu trình hướng dẫn không chỉ rõ một trường chính, bạn có thể
Chỉ định trường hiện tại như là một trường quan trọng
- bằng cách chọn trường và nhấp vào nút Set Unique Identifier (trông giống như một khoá). Thay đổi tên trường quan trọng
- bằng cách chọn trường khoá thích hợp và sau đó nhấp vào nút Set Unique Identifier (trông giống như một khoá). Thêm trường quan trọng
- bằng cách nhấp vào nút Thêm khóa được tạo (chứa dấu cộng và khóa). Nhấp Tiếp theo cho bước cuối cùng trong quy trình.
Trình hướng dẫn cung cấp để tạo ra một truy vấn trông và hoạt động giống như bảng ban đầu của bạn. Nếu bạn có báo cáo và biểu mẫu hoạt động với tệp phẳng, chúng sẽ làm việc với truy vấn mới.

Tại thời điểm này trong quá trình này, bạn không thể thấy màn hình cuối cùng của trình hướng dẫn như được mô tả trong Bước 12; trình hướng dẫn có thể cho bạn biết rằng một số dữ liệu của bạn có thể không chính xác và bạn nên sửa nó. Ví dụ: nếu bạn có trường Quốc gia trong bảng của mình và có hai mục như Hoa Kỳ và UAS, trình hướng dẫn sẽ yêu cầu bạn - hoặc đề xuất - sửa lỗi. Bạn chắc chắn nên sửa lỗi này.

Thật không may, thuật sĩ thường không giỏi xác định những lỗi như vậy. (Ví dụ: có thể đề nghị bạn thay đổi Bỉ sang Braxin). Hãy xem nhanh dữ liệu về lỗi thực tế và tiếp tục - vì đề xuất "chỉnh sửa" thường không chính xác!

Chọn Có để có thuật sĩ tạo truy vấn hoặc Không để bỏ qua việc tạo truy vấn.
Chọn Có tạo ra một truy vấn chạy với các bảng mới. Truy vấn trông và hoạt động giống như bảng ban đầu.Bảng ban đầu được đổi tên với một _OLD tát vào cuối, và bất kỳ báo cáo và biểu mẫu sử dụng truy vấn (thay vì bảng ban đầu) tự động. Chọn Không tạo ra các bảng mới nhưng để lại bảng ban đầu với tên ban đầu của nó.

Nhấp vào Kết thúc để thoát trình hướng dẫn.
Trình thủ thuật hoàn tất quá trình chia tách bảng tệp phẳng thành một tập hợp các bảng quan hệ.

Bộ phân tích Bảng không có khả năng chia nhỏ cơ sở dữ liệu tệp tin

đúng thành cơ sở dữ liệu quan hệ được thiết kế hợp lý - đặc biệt nếu tệp phẳng phức tạp. Bạn tốt hơn rất nhiều mang cơ sở dữ liệu đến một con người có trình độ và cho phép cô ấy thiết kế lại nó như là một cơ sở dữ liệu quan hệ - hoặc tìm cách để làm điều đó cho mình!