Làm thế nào để bắt đầu Report Wizard trong Access 2016 - núm vú

Trình Hướng dẫn báo cáo yêu cầu bạn thêm một vài quyết định từ công cụ Báo cáo, nhưng nó linh hoạt hơn công cụ Báo cáo tức thì. Ở đây nó đi:

1. Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu của bạn, nhấp vào thẻ Ribbon của Tạo và sau đó nhấp vào nút Báo cáo Wizard. (Nó nằm ngay trong phần Reports của tab)

   Hộp thoại Report Wizard xuất hiện, liệt kê tất cả các trường trong bảng hoạt động. Bạn cũng có thể tìm thấy một danh sách thả xuống từ đó bạn có thể chọn các bảng và truy vấn khác và hai cột của các trường Được chọn và sẵn, mà bạn sử dụng để xác định các trường nào từ (các) bảng đã chọn sẽ được sử dụng trong báo cáo của bạn.

   

2. Sử dụng bảng / truy vấn thả xuống danh sách để chọn bảng mà bạn muốn bắt đầu.

   Các trường từ bảng mà bạn chọn xuất hiện trong hộp Available Fields.

   

3. Thêm các trường vào báo cáo của bạn bằng cách nhấp đúp vào các trường trong hộp Các trường có sẵn.

   Bằng cách nhấp đúp vào, bạn thêm các trường vào hộp Các trường đã chọn và chúng trở thành một phần của báo cáo. Bạn cũng có thể nhấp vào một trường một lần và sau đó nhấp vào nút có biểu tượng> trên đó.

   

4. Lặp lại các bước 2 và 3 cho mỗi bảng và / hoặc truy vấn trong cơ sở dữ liệu mà bạn muốn đưa vào báo cáo. Nhấp vào Tiếp theo để chuyển sang trang kế tiếp của Thuật sỹ Báo cáo; sau đó nhấn Next.

   Nếu, tại bất kỳ thời điểm nào, bạn muốn thêm tất cả các trường trong một bảng hoặc truy vấn, chỉ cần nhấp vào nút >> để thêm tất cả các trường có sẵn vào danh sách Trường đã Chọn.

   Nhấp Tiếp theo hai lần bỏ qua các câu hỏi nhóm, trong đó, cho một báo cáo đơn giản, thường không cần thiết.

   

5. Chọn thứ tự sắp xếp cho báo cáo của bạn - thường phân loại trên trường mà folks sẽ sử dụng để tra cứu thông tin trong báo cáo. Bấm tiếp.

   Ví dụ: nếu báo cáo của bạn đưa ra danh sách nhân viên, Last Name có thể là một lựa chọn tốt. Báo cáo về bán sản phẩm sẽ hữu ích trong Số sản phẩm hoặc Tên sản phẩm đặt hàng. Bạn có thể sắp xếp theo nhiều trường, lựa chọn tối đa bốn trường để sắp xếp theo và hoặc Tăng dần hoặc Hạ xuống cho thứ tự sắp xếp trên mỗi trường.

   

6. Tiếp theo, nếu bạn đã chọn các trường từ nhiều bảng, bạn sẽ được yêu cầu chọn cách bạn muốn xem chúng.

   Điều này về cơ bản cho biết bảng nào là bảng chi phối hoặc chính cho báo cáo. Trong trường hợp giới thiệu ở đây, hãy chọn Sự kiện, đây là mặc định vì đó là bảng bạn đã chọn các trường báo cáo đầu tiên.

   

7. Một bước khác xuất hiện nếu bạn đã bao gồm các trường từ nhiều bảng được hiển thị bên dưới.

   Trong bước này, bạn chọn cách bạn sẽ nhóm các bản ghi của báo cáo.EventType được chọn ở đây, để tất cả các sự kiện Collection với nhau, sau đó là Education, sau đó là Fundraising theo thứ tự đó. Để áp dụng nhóm, hãy nhấp vào tên trường trong hộp ở bên trái và sau đó nhấp vào mũi tên chỉ tay phải. Thao tác này sẽ đặt trường màu được chọn màu xanh, phía trên phần còn lại của các trường được bao gồm trong báo cáo.

   

8. Chọn Giao diện và Định hướng từ hai bộ nút radio và nhấp vào Tiếp theo.

   Tùy chọn bố cục (Bảng hoặc Cột) rất đơn giản - bạn muốn xem báo cáo dưới dạng Danh sách (Bảng) hoặc trong các phần (Cột), trong đó mỗi bản ghi xuất hiện trong một phần riêng. Hợp lý cũng tương tự như Tabular, nhưng nhóm các trường trong một loại xáo trộn xếp chồng lên nhau.

   Quyết định định hướng (Chân dung hoặc Phong cảnh) nói chung dễ dàng hơn nếu bạn nhìn thấy báo cáo trong đầu của mình - có nhiều trường hơn sẽ phù hợp với một tờ 8 tờ khổ rộng 5 inch không? Nếu có, hãy chọn Cảnh để cho mình 11 inches giấy (hoặc 10 inch, để cho phép lề nhỏ nhất có thể) trên đó các trường của bạn sẽ xuất hiện.

   

9. Nhấp Tiếp theo.

   Tên mặc định cho báo cáo của bạn bây giờ sẽ xuất hiện trong bước tiếp theo trong trình hướng dẫn.

   

10. Đặt tên báo cáo của bạn.

    Nhập tên vào hộp dài ở đầu hộp thoại. Tại thời điểm này, bạn cũng cần phải quyết định làm thế nào để hoàn thành công việc - với một bản xem trước của báo cáo, hoặc bằng cách nhảy thẳng vào trong khung nhìn Thiết kế để tạo ra nhiều thay đổi hơn cho sự xuất hiện và nội dung báo cáo của bạn. Bây giờ, chọn Preview the Report, đây là mặc định.

    Khi bạn nhấp vào Kết thúc, báo cáo sẽ xuất hiện trong cửa sổ Xem trước, tại thời điểm đó bạn có thể in hoặc lưu nó để sử dụng trong tương lai. (Nhấn Ctrl + S hoặc nhấp vào nút Lưu và cung cấp cho báo cáo một tên, khi được nhắc, để chăm sóc doanh nghiệp tiết kiệm.)

    Sau khi bạn đã lưu nó - hoặc nếu bạn không cần phải lưu nó hoặc tiếp tục xem nó - bạn có thể đóng nó bằng cách nhấp chuột phải vào tab của báo cáo và chọn Đóng từ trình đơn bật lên. Nếu bạn thực hiện các thay đổi bổ sung và không chọn lưu, bạn sẽ được hỏi nếu bạn muốn đóng mà không lưu lại.

    Tất nhiên, có thể bạn sẽ muốn thay đổi báo cáo, chẳng hạn như thay đổi chiều rộng của cột nơi thông tin bị cắt, chẳng hạn như tên trường (xem các thẻ của Quỹ không được cấp và Quỹ) và dữ liệu của chúng (xem nhãn EventDate và dữ liệu), như được hiển thị bên dưới. Điều này được thực hiện trong chế độ Thiết kế hoặc Giao diện và để chuyển sang chế độ xem, nhấp chuột phải vào tab của báo cáo và chọn chế độ xem bạn muốn làm việc từ cửa sổ bật lên.