Mục lục:
Video: Hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu trong Excel - Excel cơ bản 2025
Rất ít cơ sở dữ liệu Access được sắp xếp thành những danh sách chữ cái đẹp, tiện lợi. Bạn không nhập các bản ghi theo thứ tự bảng chữ cái; bạn nhập chúng theo thứ tự chúng đến với bạn. Vậy bạn sẽ làm gì khi bạn cần một danh sách các sản phẩm theo thứ tự số sản phẩm hoặc danh sách các địa chỉ theo thứ tự mã zip ngay bây giờ?
Sắp xếp theo một trường duy nhất
Giải pháp nằm trong các lệnh sắp xếp, vô cùng dễ sử dụng. Các lệnh sắp xếp nằm trên tab Trang chủ của Ribbon, trong phần Sắp xếp và Lọc. Hai nút (Tăng dần và Giảm dần) thực hiện công việc khá tốt:
-
Sắp xếp Ascending sắp xếp các hồ sơ của bạn từ trên xuống dưới:
-
Các bản ghi bắt đầu với A là lúc bắt đầu, và các bản ghi bắt đầu bằng Z đang kết thúc.
-
Nếu trường của bạn chứa dữ liệu số (cho dù đó là số đúng hoặc các trường Văn bản Ngữ trữ các mã zip hoặc các trường Tiền tệ lưu trữ giá), một sắp xếp tăng dần sẽ đặt chúng theo thứ tự từ thấp nhất đến cao nhất.
-
-
Sắp xếp Giảm dần các bản ghi của bạn từ dưới lên trên:
-
Các bản ghi bắt đầu với Z ở trên cùng, và các hồ sơ bắt đầu với A nằm ở cuối danh sách.
-
Nếu trường của bạn chứa dữ liệu số, một sắp xếp giảm dần sẽ đặt các biểu ghi theo thứ tự từ số cao nhất đến thấp nhất.
-
Nếu sau khi sắp xếp theo Thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, bạn muốn đưa mọi thứ trở lại theo cách của họ - theo thứ tự ngay trước khi nhấp vào một trong hai nút đó - nhấp vào nút Hủy bỏ Phân loại, nằm ngay dưới nút Tăng dần và Giảm xuống trong nhóm Sắp xếp và Lọc.
Sắp xếp trên nhiều trường
Điều gì nếu bạn muốn sắp xếp theo nhiều trường - chẳng hạn như bằng mã vùng, và sau đó trong kiểu đó, bạn muốn tất cả những người có cùng mã zip xuất hiện trong Đặt hàng Tên? Hoặc có thể bạn muốn sắp xếp tất cả các khách hàng theo trường Tình trạng và sau đó trong mỗi nhóm khách hàng tạo ra, sắp xếp theo số dư hiện tại? Bạn cần phải sử dụng các bước sau để xếp một loại vào bên trong một loại khác.
Bạn có thể sắp xếp theo nhiều cột tại một thời điểm như sau:
-
Nhấp vào tiêu đề của cột đầu tiên để sắp xếp theo.
Toàn bộ cột được đánh dấu.
-
Giữ phím Shift và nhấp vào tiêu đề của cột cuối cùng để sắp xếp theo.
Tất cả các cột từ cột đầu tiên đến cột cuối cùng được đánh dấu.
-
Chọn Sắp xếp Tăng hoặc Sắp Xuống.
Việc sắp xếp này luôn được thực hiện từ trái sang phải.
Nói cách khác, bạn không thể sắp xếp theo nội dung của cột thứ tư và bên trong nó bằng nội dung của cột thứ ba.
Phân loại có đặc thù riêng của nó khi làm việc với các con số trong một trường văn bản.Khi sắp xếp một trường có các số được trộn lẫn với không gian và chữ cái (chẳng hạn như địa chỉ đường phố), Access xếp các số như thể chúng là chữ cái, chứ không phải số. Hành vi này có nghĩa là Access đặt (ví dụ) "1065 W. Orange Street" trước "129 Mulberry Street. "(Nhờ vào cách kỳ quặc mà máy tính của bạn sắp xếp thông tin, số 0 ở vị trí thứ hai của 1065 sẽ xuất hiện trước số 2 ở vị trí thứ hai là 129)
