Làm thế nào để Chia sẻ Tài liệu Word 2013 - núm vú

Nếu những người mà bạn muốn chia sẻ công việc của bạn cũng là người dùng Office (các phiên bản 2007 và cao hơn), chia sẻ tài liệu Word 2013 với họ là dễ dàng. Chỉ cần cung cấp cho họ tập tin dữ liệu của bạn. Bạn có thể truyền tệp dữ liệu sang người khác thông qua ổ USB, một đĩa di động như đĩa CD hoặc DVD có thể ghi, hoặc e-mail.

Để chia sẻ với những người không có Office 2007 cao hơn, bạn có thể lưu ở các định dạng khác. Word (và các ứng dụng văn phòng khác) hỗ trợ nhiều định dạng lưu trữ, do đó bạn chắc chắn sẽ tìm thấy một định dạng làm cầu nối khoảng cách giữa Office và chương trình mà người nhận của bạn sử dụng.

Làm thế nào để gửi e-mail cho người khác

Một cách để phân phối tác phẩm của bạn cho người khác là gửi nó cho họ qua e-mail. Tài liệu của bạn piggyback trên một e-mail như là một tập tin đính kèm. An tệp đính kèm là tệp tách biệt với nội dung thư điện tử, đi cùng với e-mail đến đích.

Một số phiên bản Office bao gồm Microsoft Outlook, chương trình quản lý email, lịch và liên lạc. Nếu bạn không có Outlook, bạn có thể có một số chương trình e-mail khác. Khi bạn gửi một tài liệu qua e-mail từ bên trong Word, Word sẽ gọi ứng dụng e-mail mặc định của bạn, bất kể nó có thể là gì. Các bước ở đây giả sử Outlook 2013 là ứng dụng e-mail mặc định của bạn; các bước của bạn có thể khác nếu bạn sử dụng một ứng dụng e-mail khác.

Nếu bạn sử dụng một ứng dụng e-mail dựa trên web, chẳng hạn như Outlook. com (phiên bản trên web của Outlook), Gmail hoặc Yahoo! Mail, bạn không thể làm theo cùng với các bước được liệt kê ở đây. Bạn vẫn có thể gửi tệp Word dưới dạng tệp đính kèm e-mail nhưng bạn không thể bắt đầu quá trình từ bên trong Word. Bạn bắt đầu một e-mail mới từ bên trong giao diện web, và sau đó đính kèm tệp từ đó.

1. Trong tài liệu Word 2013 của bạn, chọn Tệp → Chia sẻ, nhấp vào Email, sau đó nhấp Gửi Dưới dạng Tệp đính kèm.

   Một tin nhắn mới sẽ mở ra trong Outlook (hoặc ứng dụng e-mail mặc định của bạn) với tập tin của bạn đã được đính kèm. Tên tệp cũng xuất hiện trong dòng Tiêu đề.

   

2. Nhấp vào hộp To và gõ địa chỉ e-mail của bạn ở đó, và sau đó nhấp vào nút Gửi.

   Tệp được gửi cho bạn.

3. Trong Outlook, chọn Trang chủ → Gửi / Nhận Tất cả Thư mục.

   Bạn nhận được tập tin đã gửi như một tin nhắn mới trong hộp thư đến của bạn.

Nếu thông báo không xuất hiện ngay lập tức, hãy nhấp vào Gửi / Nhận Tất cả Thư mục một lần nữa.

1. Đóng Outlook và trở lại Word.

2. Đóng tài liệu (nhưng không phải Word), lưu các thay đổi của bạn nếu được nhắc.

Cách chia sẻ tài liệu của bạn dưới các định dạng khác

Nếu người nhận mong muốn của bạn sử dụng các phiên bản Office trước đó hoặc không có Office, bạn phải lưu lại tác phẩm của mình ở định dạng khác trước khi chuyển tệp cho họ.Tất cả các chương trình văn phòng cho phép bạn xuất khẩu tác phẩm của bạn ở các định dạng khác, do đó bạn có thể chuyển dữ liệu về bất kỳ dữ liệu nào về bất kỳ ứng dụng nào khác.

Bạn càng xa càng xa phiên bản gốc của tệp, bạn càng mất nhiều tính năng định dạng. Ví dụ, lưu trong định dạng Word 2010 giữ được hầu hết các tính năng, và lưu trong định dạng Word 97-2003 mất một số tính năng. RTF mất nhiều hơn, và văn bản thuần túy mất tất cả các định dạng.

1. Trong Word, mở một tài liệu và chọn File → Save As.

   Trang Tiết kiệm dưới dạng Backstage sẽ mở ra.

2. Nhấp vào vị trí nơi bạn muốn lưu tệp (SkyDrive hoặc Máy tính) và sau đó nhấp vào Duyệt để mở hộp thoại Lưu Dưới.

3. Từ danh sách thả xuống Lưu dưới dạng, chọn Tài liệu Word 97-2003 và sau đó nhấp vào Lưu.

   

   Tài liệu của bạn được lưu ở định dạng tương thích với các phiên bản Word trước (Word 97 đến Word 2003); nó cũng có thể sử dụng trong Word 2007 và Word 2010.

4. Chọn File → Save As, và nhấn Browse để mở lại hộp thoại Save As.

5. Mở danh sách thả xuống Lưu dưới dạng và chọn Định dạng văn bản đa dạng.

6. Nhấp vào nút Lưu.

   Tài liệu của bạn được lưu ở định dạng văn bản đa dạng. Định dạng này rất hữu ích cho việc trao đổi dữ liệu với người có một bộ xử lý văn bản khác, chẳng hạn như WordPerfect.