Làm thế nào để Thiết lập một Người dùng mới trong Kế toán trực tuyến QuickBooks - núm vú

Video: Thiết lập hệ thống tài khoản - phần mềm kế toán trực tuyến 2025

Nếu công ty kế toán của bạn có nhiều người cần truy cập vào các công ty khách hàng QuickBooks Online, người tạo ra QBOA tài khoản - được gọi, trong diễn văn của QBOA, quản trị viên chính - có thể thiết lập những người dùng khác. Những người dùng khác có được các thông tin đăng nhập của riêng họ và truy cập vào các khách hàng mà quản trị viên chính xác định; cho những khách hàng đó, người dùng có thể truy cập vào các công cụ kế toán. Quản trị viên chính cũng chỉ định mức độ truy cập của người dùng vào thông tin của công ty; người dùng có thể có quyền truy cập cơ bản, đầy đủ hoặc tùy chỉnh.

Sử dụng thông tin đăng nhập QBOA riêng biệt sẽ giúp duy trì bảo mật trong QBOA, bởi vì rất nhiều thông tin tài chính (ví dụ như đăng ký sản phẩm và thông tin thanh toán) gắn với thông tin đăng nhập.

Vì vậy, sự khác biệt, trạng thái-khôn ngoan, giữa truy cập cơ bản, đầy đủ và tùy chỉnh là gì?

Những người dùng có quyền truy cập đầy đủ có thể mở và làm việc trong các cuốn sách của công ty cũng như trong các công ty QBO của khách hàng và có thể truy cập trang Team và thay đổi các đặc quyền của bất kỳ người dùng nào.
Những người dùng có quyền truy cập cơ bản chỉ có thể truy cập vào các công ty QBO của khách hàng.
Những người dùng có quyền truy cập tùy chỉnh không có gì ngoài quyền truy cập cơ bản hoặc toàn quyền với ít nhất một bộ đặc quyền khác với các mặc định của QBOA để truy cập cơ bản hoặc đầy đủ.

Để thiết lập nhiều người dùng trong tài khoản QBOA, quản trị viên chính hoặc bất kỳ thành viên nào có quyền truy cập đầy đủ vào QBOA sẽ thành lập các thành viên khác của công ty; Trong quá trình này, QBOA gửi một email tới các thành viên khác của công ty mà trong cuộc thảo luận này sẽ được gọi là người được mời. Khi người được mời chấp nhận lời mời, QBOA nhắc nhở người được mời thiết lập các chứng chỉ đăng nhập QBOA của chính mình. Thực hiện theo các bước sau để thiết lập người dùng mới trong tài khoản QBOA:

Đăng nhập vào QBOA.
Nhấp vào Đội trong thanh Điều hướng.
Trang của Nhóm xuất hiện.
Nhấp vào nút Thêm người dùng.
Trình hướng dẫn Thêm người dùng bắt đầu.
Trên trang đầu tiên của thủ thuật Thêm người dùng, điền tên, địa chỉ email và tiêu đề của thành viên nhóm mà bạn muốn thêm.
Tiêu đề của thành viên nhóm là tùy chọn.
Nhấp Tiếp theo.
Trang thứ hai của thuật sỹ Thêm người dùng xuất hiện. Trên trang này, bạn xác định các đặc quyền có liên quan đến công ty của bạn mà bạn muốn cung cấp cho thành viên trong nhóm.
Chọn kiểu truy cập bạn muốn cung cấp cho thành viên nhóm.
Bạn có thể chỉ định quyền truy cập cơ bản, toàn bộ hoặc tùy chỉnh; mô tả của mỗi loại truy cập xuất hiện ở phía bên phải của trang. Chỉ định Quyền truy cập đầy đủ vào các thành viên trong nhóm nên có quyền truy cập vào sách của công ty bạn.Chỉ định Quyền truy cập cơ bản để cho phép một thành viên nhóm tiếp cận với các công ty khách hàng của QBO.

Bạn có thể thay đổi cài đặt cá nhân; nếu bạn làm vậy, QBOA sẽ mặc định cho phép thành viên của nhóm truy cập vào Tuỳ chỉnh.
Nhấp Tiếp theo.
Màn hình cuối cùng của thuật sỹ Thêm người dùng xuất hiện. Trên trang này, bạn xác định các khách hàng mà thành viên của nhóm nên có khả năng thực hiện công việc.
Bỏ chọn khách hàng nếu cần.
Nhấp vào Lưu.
QBOA thêm người dùng mới vào nhóm của bạn và chỉ định trạng thái Được mời cho người dùng. Ngoài ra, cột Trạng thái trên màn hình Nhóm cho biết QBOA đã gửi lời mời qua email tới người dùng, mời người dùng tham gia nhóm của bạn. Sau khi người dùng trả lời lời mời QBOA, trạng thái của người dùng sẽ thay đổi thành Hoạt động trên trang Nhóm trong QBOA.

Lời mời qua email mà QBOA gửi giống như sau.

Người nhận nhấp vào nút Chấp nhận lời mời, và giả định người được mời không có thông tin đăng nhập cho QBOA, trang dưới đây sẽ xuất hiện. Trên trang này, người được mời đặt thông tin đăng nhập QBOA bằng cách cung cấp ID người dùng (không nhất thiết phải là địa chỉ email) và mật khẩu. Khi người được mời chọn Create User, QBOA xác nhận ID người dùng đã có, thiết lập thông tin đăng nhập và hiển thị một trang mà nút Sign In xuất hiện. Nhấp vào nút Đăng nhập sẽ chuyển người dùng vào QBOA với các đặc quyền đã được chỉ định của người dùng.