Làm thế nào để Ghi lại Hóa đơn của bạn thông qua Nhập Kho Báu Windows trong QuickBooks 2017 - núm vú

Khi một hóa đơn được đưa vào, điều đầu tiên cần làm là ghi lại trong QuickBooks 2017. Bạn có thể ghi lại hóa đơn thông qua cửa sổ Nhập Khoản hoặc Tài khoản Payable đăng ký. Nếu bạn có kế hoạch để theo dõi hóa đơn theo chi phí và mặt hàng, bạn cần sử dụng cửa sổ Nhập Khoản.

Để ghi một hóa đơn thông qua cửa sổ Nhập Khoản, hãy làm theo các bước sau:

Chọn Nhà cung cấp → Enter Bills. Ngoài ra, hãy nhấp vào biểu tượng Nhập Kho tiền trong khu vực Nhà cung cấp trên trang chủ. Bạn không nghi ngờ gì nữa rằng nửa trên cùng của cửa sổ này trông rất giống như séc, và đó là bởi vì nhiều thông tin bạn đặt ở đây kết thúc trên séc mà bạn viết để thanh toán hóa đơn của bạn. (Nếu bạn thấy từ Tín dụng ở đầu biểu mẫu thay vì Bill, chọn nút Tùy chọn Bill ở góc trên cùng bên trái. Bạn cũng có thể sử dụng màn hình này để nhập tín dụng memos từ nhà cung cấp.)
Chọn tên của nhà cung cấp mà bạn đang trả. Nếu bạn muốn thanh toán hóa đơn này cho nhà cung cấp đã có trong danh sách Nhà cung cấp, hãy nhấp vào mũi tên xuống ở cuối dòng Người bán hàng và chọn nhà cung cấp. (Sau đó, QuickBooks sẽ tự động điền vào cửa sổ Nhập Khoản với càng nhiều thông tin càng tốt). Nếu nhà cung cấp này là mới, QuickBooks sẽ yêu cầu bạn Thêm Nhanh chóng hoặc Thiết lập một số thông tin về nhà cung cấp: địa chỉ, giới hạn tín dụng, điều khoản thanh toán và Sớm. Bạn cung cấp thông tin này trong cửa sổ Nhà cung cấp Mới.

Nếu bạn có một hoặc nhiều đơn đặt hàng không hoàn thành với nhà cung cấp mà bạn chọn, QuickBooks sẽ hỏi xem bạn có muốn nhận được lệnh mua không. Nhấp Có nếu bạn làm hoặc Không nếu bạn không. Nếu bạn chọn nhận đơn đặt hàng, QuickBooks sẽ hiển thị hộp thoại Mở đơn mua hàng. Nó liệt kê các đơn mua hàng mở bạn đã ghi lại.

Khi bạn chọn một hoặc nhiều đơn đặt hàng để nhận, QuickBooks điền vào các mục và số tiền từ các đơn đặt hàng này cho bạn, bạn có thể sửa đổi nếu cần. Khi bạn kết thúc với hộp thoại Mở đơn mua hàng, nhấp vào OK để trở lại cửa sổ Nhập giá.

Để tạo một đơn đặt hàng, là một bản ghi các mặt hàng mà bạn đặt hàng từ các nhà cung cấp, hãy chọn Nhà cung cấp → Tạo đơn mua hàng. Khi QuickBooks hiển thị cửa sổ Tạo đơn mua hàng, mô tả đơn hàng của bạn. Bạn cũng có thể in và chỉnh sửa các đơn đặt hàng bằng cách tương tự như bạn in hoá đơn và bản ghi nhớ tín dụng.
Chọn các điều khoản thanh toán mô tả khi đến hạn thanh toán. Trên dòng Thuật ngữ, mở danh sách thả xuống và chọn các điều khoản thanh toán (nếu thông tin chưa có từ khi bạn thiết lập nhà cung cấp).
(Tùy chọn) Nhập số tham chiếu của nhà cung cấp. Nếu bạn nhập số tham chiếu của nhà cung cấp cho hóa đơn - đây có thể chỉ là số hoá đơn hoặc số tài khoản của bạn - số tham chiếu in trên phiếu mua hàng là một phần của kiểm tra in.
(Tùy chọn) Nhập ghi nhớ để mô tả hóa đơn. Bạn có thể nhập một ghi chú trong hộp văn bản Ghi Nhớ. Ghi chú bạn nhập xuất hiện trên sổ đăng ký A / P.
Di chuyển con trỏ xuống cột Tài khoản của tab Chi phí và nhập tên tài khoản chi phí. Rất có thể bạn muốn nhập tên của tài khoản chi phí đã có trên biểu đồ tài khoản. Nếu đúng như vậy, nhấp vào mũi tên xuống để xem danh sách tất cả các tài khoản của bạn. Có thể bạn phải cuộn xuống danh sách để đến tài khoản chi phí. (Một cách nhanh chóng để di chuyển xuống danh sách là bắt đầu nhập tên tài khoản, bạn đi thẳng xuống danh sách.) Nhấp vào tài khoản mà hóa đơn này đại diện. (Rất có thể đó là Nguồn cung hoặc loại tương tự)

Nếu bạn cần phải tạo một loại tài khoản chi phí mới cho dự án này, hãy chọn Thêm mới từ đầu danh sách. Bạn thấy hộp thoại Tài khoản Mới. Điền vào thông tin và nhấp OK.

Điều gì sẽ xảy ra nếu số tiền bạn thanh toán do hóa đơn này có thể được phân chia giữa hai, ba, hoặc bốn tài khoản chi phí? Chỉ cần nhấp vào bên dưới tài khoản mà bạn vừa nhập. Mũi tên xuống xuất hiện. Nhấp vào nó để vào một tài khoản chi phí khác, và một tài khoản khác, nếu bạn cần.
Tab qua cột Số tiền, nếu cần và thay đổi số. Nếu bạn đang chia tách hóa đơn này giữa nhiều tài khoản, đảm bảo rằng các con số trong cột Số tiền cộng vào tổng số hóa đơn.
(Tùy chọn) Nhập từ giải thích hoặc trí tuệ vào cột Ghi nhớ.
(Tùy chọn) Chỉ định chi phí cho Khách hàng: Việc làm. Nếu bạn dự định được hoàn lại cho những chi phí này, hoặc nếu bạn chỉ muốn theo dõi chi phí của bạn theo công việc, hãy nhập vào khách hàng sẽ thanh toán cho bạn. Nhập số tiền cho mỗi tài khoản nếu cần. Bạn có thể sử dụng mũi tên xuống để tìm khách hàng và sau đó nhấp vào chúng.
(Tùy chọn) Chỉ định chi phí cho một lớp. Bạn cũng có thể theo dõi chi phí theo lớp bằng cách nhập các cột vào cột Class. Lưu ý mũi tên xuống thông thường và nhấp vào nó để xem danh sách các lớp. (Bạn không nhìn thấy một cột Class trừ khi bạn nói với QuickBooks rằng bạn muốn sử dụng các lớp học.)

Nếu bạn muốn có QuickBooks theo dõi chi phí theo lớp, bạn có thể thiết lập nó để làm như vậy. Để thiết lập QuickBooks để theo dõi chi phí, hãy chọn Edit → Preferences. Khi QuickBooks hiển thị hộp thoại Preferences, hãy nhấp vào biểu tượng Kế toán, nhấp vào tab Tùy chọn Công ty, sau đó chọn hộp kiểm Use Class Tracking.

Nếu bạn muốn, hãy nhấp vào nút Tính lại để tổng chi phí.
Sử dụng mục Các mục để ghi lại các mục khác nhau mà hóa đơn đại diện. Nhấp vào tab Mục. Nhập các mặt hàng bạn đã mua và giá bạn trả cho họ.
Nếu bạn nhận ra sau khi hoàn thành một phần hóa đơn mà hóa đơn thực sự trả lệnh mua, hãy nhấp vào nút Chọn PO, xuất hiện trên Ribbon chính của cửa sổ Nhập Khoản.

Từ danh sách thả xuống của Người bán hàng, chọn tên của nhà cung cấp đã gửi hóa đơn cho bạn. Trong danh sách các đơn đặt hàng mở, nhấp vào cột ở bên trái để đặt một dấu kiểm bên cạnh đơn đặt hàng (hoặc đơn đặt hàng) mà bạn đang thanh toán. Vừa đủ dễ? Nhấp OK khi bạn đã hoàn tất; QuickBooks điền vào tab Mục cho bạn một cách tự động.
Di chuyển đến cột Item và nhập tên cho mục. Lưu ý mũi tên xuống trong cột này. Nhấp vào nó để xem danh sách Item. Mục bạn trả tiền có xuất hiện trong danh sách này không? Nếu có, hãy nhấp vào mục đó. Nếu không, chọn Add New từ đầu danh sách và điền vào cửa sổ New Item.
Điền vào các hàng còn lại của các mục trên tab Mục. Bạn có thể nhập tất cả các mặt hàng bạn đang mua ở đây. Đảm bảo rằng mục Tìm thấy chính xác các mặt hàng bạn đang mua, chi phí và số lượng của chúng. Nếu bạn muốn, nhấp vào nút Tính lại để tổng số các mục.
Lưu hóa đơn. Nhấp vào Lưu & Mới để lưu hồ sơ của bạn về hóa đơn và sau đó nhập một hóa đơn khác. Hoặc nhấp vào Lưu & Đóng để ghi lại hóa đơn của bạn nhưng không nhập một hóa đơn khác.

Cũng như trong trường hợp cửa sổ liên quan đến khách hàng (như cửa sổ Tạo hóa đơn), QuickBooks hiển thị thông tin lịch sử về một nhà cung cấp ở thanh bên phải. Bạn có thể chuyển đổi giữa Nhà cung cấp và Giao dịch, chạy báo cáo nhanh và nhanh chóng liên kết với các hóa đơn, hóa đơn và các ghi chú khác trước đó hoặc xuất hiện trên khách hàng mà bạn kinh doanh.