Cách Thực hiện Hợp nhất Thư trong Word 2013 - núm vú

Word 2013 có một tính năng hữu ích được gọi là hợp nhất thư. Một mail merge kết hợp một danh sách dữ liệu, thường là tên và địa chỉ (tức là thông tin gửi thư), với một mẫu đơn, một nhãn hoặc một phong bì mẫu để sản xuất các bản sao tùy chỉnh của lá thư cho mỗi người.

Các công ty lớn sử dụng hợp nhất thư để gửi thư tùy chỉnh, nhưng không chỉ dành cho doanh nghiệp. Người dùng ở nhà có thể tận dụng kết hợp thư cho các nhãn gửi thư chúc mừng Giáng sinh, lời mời của đảng, bản tin câu lạc bộ và hơn thế nữa.

Thực hiện hợp nhất thư là một quy trình ba bước:

1. Tạo (hoặc xác định) nguồn dữ liệu.

2. Tạo tài liệu chính và sau đó chèn mã trộn trong đó.

3. Thực hiện thao tác hợp nhất giữa nguồn dữ liệu và tài liệu chính.

Nguồn dữ liệu phải là tệp được phân cách . Nói cách khác, phải có một số cách thống nhất để phân biệt giữa một cột hoặc hàng dữ liệu và thứ hai. Đây là một số kiểu nguồn dữ liệu có thể:

• Bảng Excel hoặc Word: Nếu nguồn dữ liệu là bảng tính Excel, mỗi loại thông tin đều nằm trong một cột riêng biệt. Cũng vậy nếu nguồn dữ liệu là một bảng Word.

  

• Văn bản thuần: Nếu nguồn dữ liệu là một tệp văn bản thuần túy, mỗi cột được phân cách (tách biệt) bởi một ký tự cụ thể, chẳng hạn như tab hoặc dấu phẩy. Khi một tập tin văn bản phân cách sử dụng dấu phẩy, đó là một giá trị Comma Separated Values, hay CSV, file.

  

• Outlook: Nếu nguồn dữ liệu là một danh sách liên lạc Outlook, mỗi loại thông tin nằm trong một trường riêng biệt.

• Danh sách từ: Nếu bạn chưa có nguồn dữ liệu, hãy chọn Mailings → Chọn Recipients → Loại New List để tạo một danh sách với tính năng Type New List trong Word.

Một tệp dữ liệu không được chứa bất cứ điều gì ngoại trừ dữ liệu (và có thể là một hàng các nhãn trường, với tên, địa chỉ, thành phố, tiểu bang, và ZIP). Không sử dụng bất kỳ hàng hoặc tiêu đề trống nào ở đầu trang vì điều này làm nhầm lẫn tiện ích Thư Trเวียน. Kiểm tra tệp dữ liệu của bạn để xóa hàng không liên quan trước khi sử dụng tệp làm nguồn trộn thư của bạn.

Sau khi chuẩn bị tệp dữ liệu, bạn thiết lập tài liệu chính. Bạn có thể tạo tài liệu chính từ đầu, hoặc bạn có thể bắt đầu với một tài liệu hiện có và chuyển nó sang một tài liệu chính của mail merge. Tài liệu chính bao gồm văn bản thông thường cộng với các mã hiển thị nơi nhập các trường hợp hợp.

Sau đó, như là bước cuối cùng trong quá trình hợp nhất, bạn mang lại hai phần. Bạn có thể thực hiện bằng cách gửi kết quả trực tiếp tới máy in hoặc bằng cách tạo một tài liệu mới có chứa hợp nhất, sau đó bạn có thể chỉnh sửa nếu cần và sau đó in.