Cách Lọc Dữ liệu trong Truy cập 2016 - Thước đo

Đôi khi bạn cần phải xem một nhóm các bản ghi chia sẻ một giá trị chung trong một trường trong Access. Có lẽ tất cả họ liệt kê một thành phố cụ thể, một chức vụ nhất định, hoặc tất cả đều là những sản phẩm có cùng giá thành. Luôn luôn sẵn sàng giúp đỡ, Access bao gồm một công cụ đặc biệt cho mục đích này: lệnh Filter.

Bộ lọc sử dụng các tiêu chí của bạn và hiển thị tất cả các bản ghi phù hợp, tạo một bảng nhỏ chỉ các bản ghi đáp ứng yêu cầu của bạn. Nó giống như một truy vấn tức thời mà không có công việc và kế hoạch. Tất nhiên, nó không phải là linh hoạt hoặc mạnh mẽ như một truy vấn, nhưng nó là tất cả những gì bạn cần khi bạn đang tìm kiếm một câu trả lời khá đơn giản.

Lọc

Lựa chọn
Bộ lọc Nâng cao bởi Mẫu
Bộ lọc nâng cao / Sắp xếp
Toggle Filter
Mỗi loại bộ lọc thực hiện cùng chức năng cơ bản, nhưng theo một cách hơi khác. Tùy chọn Bộ lọc / Phân loại Nâng cao, được tìm thấy bằng cách nhấp vào nút Nâng cao, mở ra một cửa sổ thực sự bạn đã xây dựng một truy vấn - chọn các bảng và các trường để lọc, thiết lập các tiêu chí cho bộ lọc để sử dụng trong khi tìm các bản ghi cụ thể, loại điều đó.

Các bộ lọc làm việc trong các bảng, biểu mẫu, và các truy vấn. Mặc dù bạn có thể áp dụng một bộ lọc cho một báo cáo, việc lọc các báo cáo có thể là một công việc khó khăn. Tất nhiên, những gì bạn đọc ở đây có thể được áp dụng cho quá trình đó, bạn nên tự thử nó. Và những gì bạn học để áp dụng cho một bảng cũng có thể được áp dụng khi bạn đang làm việc với các truy vấn và biểu mẫu.

Lọc theo nội dung của một trường

Lệnh Bộ lọc chính cho phép bạn lọc hồ sơ của mình để bạn chỉ xem các bản ghi đáp ứng tiêu chí cụ thể. Giả sử, ví dụ, bạn muốn xem tất cả hồ sơ cho những người sống trong một thành phố cụ thể. Dưới đây là cách thực hiện:

Trong bảng quan tâm của bạn, nhấp vào tam giác nhỏ trên tên trường cho trường bạn muốn lọc (Thành phố trong trường hợp này).

Truy cập hiển thị trình đơn bật lên.

Không nhấp chuột phải vào tiêu đề ở đầu cột (nơi có Thành phố). Nhấp chuột phải có hiển thị một trình đơn bật lên khác với những điều tuyệt vời bạn có thể làm cho cột đó trong bảng của bạn.

Lọc một trường duy nhất dựa trên các mục của trường đó.

Nếu bạn muốn bỏ qua một số mục từ bộ lọc, hãy xoá dấu kiểm trong trình đơn bật lên.
Bạn có thể

Xóa dấu kiểm khỏi các mục cá nhân.
- hoặc
  
  Xóa bỏ đánh dấu chọn Tất cả để bỏ chọn tất cả các mục.
- Bỏ chọn tất cả mọi thứ để bạn có thể dễ dàng kiểm tra chỉ những mục có hồ sơ phù hợp mà bạn muốn xem.Với tất cả các mục được kiểm tra, bạn sẽ thấy tất cả các bản ghi.
Đặt dấu kiểm bên cạnh các mục bạn muốn sử dụng trong việc xây dựng bộ lọc cho trường.
Truy cập tìm kiếm trường đã chọn và chỉ hiển thị các bản ghi đáp ứng tiêu chí Bộ lọc của bạn.

Nhấp vào OK.
Tất cả các hồ sơ đáp ứng các tiêu chí thiết lập (theo đức hạnh của các mục bạn kiểm tra) được hiển thị. Đây có thể là một số hồ sơ, rất nhiều hồ sơ, hoặc chỉ một.

Để quay lại và xem tất cả các bản ghi ban đầu (không lọc), bạn có thể

Nhấp vào nút Toggle Filter trong phần Sắp xếp và Lọc của Ribbon để xóa bộ lọc cuối cùng được áp dụng.

hoặc

Nhấp lại vào tam giác nhỏ của tên trường và chọn Xóa Lọc Từ
Tên trường. Nếu bạn không nhớ những trường bạn đã lọc, bạn có thể cho họ biết bằng biểu tượng kênh nhỏ xuất hiện bên cạnh tên trường trong khung nhìn Datasheet.

Toàn bộ bảng, đầy đủ hồ sơ, trả về để xem.

Lọc theo lựa chọn

Lệnh chọn là đơn giản nhất của các lệnh Sắp xếp & Lọc để sử dụng. Giả định rằng bạn đã tìm thấy một bản ghi phù hợp với tiêu chí của mình. Sử dụng bộ lọc Lựa chọn rất giống với việc thu hút người nào đó trong đám đông và hét lên: "Được rồi, tất cả mọi người giống như người đàn ông này ở đây, xếp hàng lên đó. "

Ví dụ, tưởng tượng bạn muốn tìm tất cả các tình nguyện viên sống ở Landisville. Bạn có thể sử dụng bộ lọc Lựa chọn theo cách này:

Nhấp vào trường có thông tin bạn muốn kết hợp.

Trong trường hợp này, đó là trường Thành phố.

Cuộn qua danh sách cho đến khi bạn tìm mục nhập trường sẽ là ví dụ thích hợp cho bộ lọc của bạn.
Nhấp để chọn giá trị mà bạn đang tìm kiếm, nhấp chuột phải vào ô có chứa vùng lựa chọn, và sau đó chọn Equals
Bất kể . (Trong trường hợp này, nó sẽ là Equals Landisville.) Bạn cũng có thể chọn ô và sau đó nhấp vào nút Chọn trên tab Trang chủ (trong phần Sắp xếp & Bộ lọc) để truy cập cùng một danh sách các lựa chọn. Truy cập ngay lập tức hiển thị một bảng chỉ chứa các bản ghi phù hợp với lựa chọn của bạn.

Truy cập chỉ hiển thị những bản ghi phù hợp với tiêu chí Filter by Selection.

Nhấp vào nút Toggle Filter trên thanh công cụ sau khi bạn hoàn thành việc sử dụng bộ lọc.
Bàn hoặc hình thức của bạn trở lại màn hình thường xuyên.

Ở giai đoạn này của trò chơi, bạn có thể muốn lưu danh sách mọi thứ khớp với bộ lọc của mình. Thật không may, sự đơn giản và dễ sử dụng của Filter đã trở lại để ám ảnh bạn. Để ghi lại tìm kiếm đã được lọc, bạn phải tạo một truy vấn.

Bạn cũng có thể sử dụng trình đơn Bộ lọc cho thấy các tùy chọn phân loại và danh sách các giá trị trường đã kiểm tra. Khi bạn hiển thị trình đơn bật lên, unclick Chọn Tất cả và sau đó kiểm tra giá trị bạn muốn tìm. Sau đó chọn Bộ lọc văn bản từ trình đơn bật lên tương tự. Cùng một danh sách các tùy chọn (Equals, Does Not Equal, Begins With, v.v.) xuất hiện dưới dạng trình đơn thả ra và bạn có thể thực hiện lựa chọn của mình ở đó.

Lọc theo Mẫu

Bạn có thể thắt chặt tìm kiếm bằng cách sử dụng các bộ lọc bổ sung để loại bỏ những kết hợp không mong muốn, nhưng phải mất rất nhiều nỗ lực.Để có một cách dễ dàng hơn để cô lập một nhóm các bản ghi theo các giá trị trong nhiều trường, hãy thử Lọc theo Mẫu.

Lọc theo Mẫu sử dụng nhiều tiêu chí để sàng lọc thông tin. Trong một số cách, nó giống như một truy vấn đơn giản. Nó tương tự như truy vấn mà bạn thậm chí có thể lưu các tiêu chí Lọc theo Mẫu

dưới dạng một truy vấn đầy đủ! Giả sử bạn cần một danh sách tất cả nhân viên của công ty bạn làm việc trong một bộ phận nào đó và có một tiêu đề cụ thể. Bạn có thể thực hiện hai bộ lọc Lựa chọn (trên các lĩnh vực Sở và Chức danh, sử dụng cơ sở dữ liệu nhân viên làm ví dụ) và ghi lại kết quả của mỗi để có được danh sách của bạn, hoặc bạn có thể làm chỉ

một tìm kiếm với Bộ lọc bằng Biểu mẫu và xem tất cả hồ sơ đáp ứng các tiêu chí của bạn (dựa trên các mục nhập của chúng trong nhiều bảng) trong một bước. Để sử dụng Bộ lọc theo Mẫu, hãy làm theo các bước sau:

Trên tab Trang chủ của Ribbon, nhấp vào nút Nâng cao trong phần Sắp xếp và Lọc.

Một menu xuất hiện.

Chọn Lọc theo Mẫu từ trình đơn.
Bảng được thay thế bởi một hàng đơn các ô, một ô nằm dưới mỗi tiêu đề trường trong bảng của bạn.

Nhấp vào ô trống bên dưới tên trường cho cột đầu tiên mà bạn muốn lọc.
Sử dụng thanh cuộn để đưa cột lên màn hình nếu nó ở bên phải và không thể nhìn thấy được.

Mũi tên xuống nhảy tới cột mà bạn nhấp vào.

Thông thường, Access hiển thị một nút mũi tên xuống bên cạnh trường đầu tiên trong bảng.
- Nếu trước đây bạn đã sử dụng lệnh Bộ lọc với bảng, Access sẽ đặt nút mũi tên xuống trong trường cuối cùng mà bạn đã lọc.
- Bộ lọc theo Mẫu cung cấp một mạng lưới và các danh sách thả xuống để thiết lập các tiêu chí cho từng trường.
  
  Nhấp vào mũi tên xuống để xem danh sách giá trị mà trường chứa.
Danh sách thả xuống hiển thị tất cả các giá trị duy nhất trong một trường.

Trong danh sách giá trị, nhấp vào giá trị mà bạn muốn sử dụng trong bộ lọc này.
Ví dụ: nếu bạn chọn Landisville từ danh sách thả xuống trong trường Thành phố, "Landisville" di chuyển vào cột Thành phố. Truy cập tự động thêm các trích dẫn - một chi tiết ít mà bạn phải nhớ!

Để thêm một tuỳ chọn lọc khác cho trường đã chọn, nhấp vào tab Or ở góc dưới bên trái của bảng.
Một cửa sổ Filter by Form mới xuất hiện, cho phép bạn thêm một điều kiện tìm kiếm khác. Truy cập cũng cung cấp thẻ Or ở góc dưới bên trái của màn hình.

Lệnh Bộ lọc theo Mẫu yêu thích trả lời các câu hỏi đơn giản, chẳng hạn như "Hiển thị cho tôi tất cả các tình nguyện viên sống ở Lancaster. "Nó cũng cung cấp câu trả lời cho những câu hỏi phức tạp hơn như" Hiển thị cho tôi tất cả các hồ sơ có chứa Th trong trường AvailableDays và những người có Landisville trong lĩnh vực Thành phố, "và nó thực hiện cả hai nhiệm vụ một cách dễ dàng.

Hỏi một câu hỏi phức tạp hơn (chẳng hạn như "Hiển thị cho tôi tất cả các tình nguyện viên ở Lancaster, những người thích gây quỹ") yêu cầu truy vấn.

Nhấp vào tab Or để xác định thêm tiêu chí.

Đối với mỗi trường bổ sung bạn muốn lọc, hãy nhấp vào tab Or và lặp lại các bước từ 3 đến 6.
Trong ví dụ này, trường thứ hai được lọc là VolunteerInfo, và

Fundraising được gõ vào hộp của trường. Khi bạn hoàn thành tất cả các tiêu chí cho bộ lọc, hãy nhấp vào nút Toggle Filter.
Truy cập tìm thấy tất cả những người tình nguyện viên thích gây quỹ dựa trên việc lọc hai trường của bảng.

Một suy nghĩ cuối cùng về Lọc theo Mẫu:

Mặc dù bạn có thể có được ưa thích bằng cách thêm Hoặc tìm kiếm vào nội dung của trái tim của bạn, theo dõi các sáng tạo của bạn được khó khăn trong thời gian không có ở tất cả. Trước khi bạn đi quá xa, nhắc nhở mình rằng các truy vấn hoạt động tốt hơn các bộ lọc khi các câu hỏi trở nên phức tạp. Khi bạn kết thúc bộ lọc của mình, nhấp vào nút Toggle Filter. Vào thời điểm đó, bảng của bạn trở lại bình thường (hoặc ít nhất là bình thường như các bảng dữ liệu bao giờ nhận được).

Không lọc trong một mẫu

Bạn sẽ làm gì khi nhập tiêu chí do nhầm lẫn? Hoặc khi bạn quyết định rằng bạn thực sự không muốn bao gồm Lancaster vào bộ lọc ngay sau khi bạn nhấp vào Lancaster? Không có vấn đề - lệnh Clear Grid đến để giải cứu!

Khi bạn nhấn vào lệnh Clear Grid (được tìm thấy trong phần Advanced của menu Sort & Filter), Access sẽ xóa tất cả các mục trong khung Filter by Form và cho bạn một nơi sạch sẽ và sạch sẽ để bắt đầu lại.

Lọc bằng cách loại trừ lựa chọn

Bộ lọc Lựa chọn cũng có thể được sử dụng để loại trừ một số bản ghi. Điều này hoạt động tốt khi bạn muốn ẩn một loạt các hồ sơ mà tất cả đều chia sẻ một thuộc tính duy nhất (một tiểu bang, thành phố hoặc mã zip cụ thể).

Đây là cách để làm cho bộ lọc Lựa chọn loại trừ hồ sơ cho bạn:

Cuộn qua bảng cho đến khi bạn tìm thấy giá trị bạn muốn loại trừ.

Nhấp chuột phải vào trường có chứa giá trị và sau đó chọn Does Not Equal ______ (nơi trống thể hiện giá trị bạn vừa nhấp chuột phải) từ trình đơn hiện ra.
Những hồ sơ phù hợp với giá trị mà bạn đã lựa chọn tránh khỏi đường để bạn có thể tập trung vào các hồ sơ thực sự quan tâm đến bạn.

Chỉ với một cú nhấp chuột, Access ẩn tất cả các tình nguyện viên có giá trị trường Status là Triển vọng.

Bạn cũng có thể nhấp vào nút Lựa chọn (trong phần Sắp xếp và Lọc của tab Trang chủ) và chọn Không Không Bình đẳng từ trình đơn ở đó. Bạn cũng sẽ thấy các lệnh Chứa và Không chứa. Đây là tiện dụng cho việc xóa các bản ghi có một số điểm chung, chẳng hạn như một từ hoặc số đặc biệt bên trong chúng. Bạn cũng có thể kết hợp các bộ lọc, ngoại trừ các tình nguyện viên không chỉ (ví dụ) là Triển vọng, nhưng các tình nguyện viên tiềm năng sống ở một Thành phố hoặc Bang nào đó.