Làm thế nào để Xây dựng các cơ sở dữ liệu quan hệ cơ sở dữ liệu trong Access 2016

Cơ sở dữ liệu quan hệ chia dữ liệu giữa hai hay nhiều bảng. Truy cập 2016 sử dụng trường liên kết, được gọi là khóa ngoại, để kết hợp các bảng liên quan với nhau. Ví dụ: một bảng có thể chứa tên và địa chỉ tình nguyện viên, trong khi một bảng khác theo dõi lịch sử tham gia sự kiện tình nguyện. Thông tin về sự tham gia sự kiện được gắn với thông tin tình nguyện viên với một trường liên kết, trong đó (trong ví dụ này) có thể là một ID Tình nguyện viên.

Nếu bạn có thể kéo và thả, bạn có thể xây dựng một mối quan hệ bảng.

Giữ ba điều trên:

• Bạn chỉ có thể liên kết các bảng trong cùng một cơ sở dữ liệu.

• Bạn có thể liên quan các truy vấn đến các bảng, nhưng đó là điều bất thường.

• Bạn cần phải cho Access biết cách các bảng của bạn có liên quan.

Khi bạn đã sẵn sàng để chơi các mai mối giữa các bảng yêu thương của bạn, đây là cách để làm điều đó.

Cửa sổ Relationships

Để xây dựng một mối quan hệ bảng, đầu tiên mở cửa sổ Relationships. Thực hiện theo các bước sau:

1. Nhấp vào tab Công cụ Cơ sở dữ liệu trên Ribbon.

   Nhóm Relationships xuất hiện trên Ribbon.

   

   Nút Quan hệ trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu.

2. Từ nhóm Quan hệ, nhấp vào nút Mối quan hệ.

   Cửa sổ Relationships xuất hiện. Lần đầu tiên thiết lập mối quan hệ, hộp thoại Show Table xuất hiện.

   Nếu một số bảng đã được liệt kê trong cửa sổ, một người nào đó (hoặc một số thuật sỹ) đã xác định các mối quan hệ cho cơ sở dữ liệu này. Nếu bạn không chắc chắn về cách họ tiếp cận và nếu có nhiều người đang làm việc trên cơ sở dữ liệu của bạn, hãy dừng lại và tham khảo ý kiến ​​các nhà phát triển cơ sở dữ liệu trước khi thay đổi mối quan hệ. Những gì có thể làm cho bạn có thể là tai hại cho đồng nghiệp của bạn.

Khi cửa sổ mối quan hệ mở, bạn có thể chọn và liên hệ các bảng.

Các mối quan hệ bảng

Đối với mỗi cặp bảng mà bạn liên quan, bạn phải chọn các bảng và sau đó nối các trường phổ biến của chúng.

Chọn bảng

Để chọn các bảng liên quan, mở cửa sổ Quan hệ và làm theo các bước sau:

1. Chọn Hiển thị Bảng từ nhóm Các mối quan hệ của Ribbon. (Nếu bạn không thấy nhóm Relationships, chọn tab Database Tools trên Ribbon.)

   Hộp thoại Show Table xuất hiện, liệt kê các bảng trong tệp cơ sở dữ liệu hiện tại.

2. Đối với mỗi cặp bảng mà bạn muốn trong mối quan hệ, hãy làm theo các bước sau:

   1. Nhấp vào bảng.

   2. Nhấp vào Thêm.

      Trong không gian làm việc Mối quan hệ lớn, một cửa sổ nhỏ liệt kê các trường trong bảng được chọn.Khi bạn thêm các bảng vào bố cục, một cửa sổ riêng sẽ xuất hiện cho mỗi bảng. Bạn có thể thấy các cửa sổ này bên dưới hộp thoại Show Table.

      

      Sử dụng hộp thoại Bảng hiển thị để thêm các bảng vào sơ đồ Quan hệ.

   Lặp lại Bước 2 cho mỗi cặp bảng bạn muốn liên quan. Nếu một trong hai bảng trong cặp đã có mặt (vì mối quan hệ hiện tại của nó với một bảng khác), bạn không phải thêm nó vào nữa.

3. Sau khi bạn hoàn thành thêm các bảng, nhấp vào nút Đóng.

Khi bạn có tất cả các bảng, bạn đã sẵn sàng cho các bảng này để tìm hiểu nhau.

Quản lý mối quan hệ

Phần này chứa tất cả thông tin bạn cần để tạo, chỉnh sửa và xóa các mối quan hệ của bảng.

Tạo mối quan hệ

Sau khi bạn chọn các bảng, hãy làm theo các bước sau để tạo mối quan hệ giữa hai bảng:

1. Quyết định hai bảng bạn muốn liên quan.

   Bởi vì mối quan hệ một-nhiều là phổ biến nhất, những hướng dẫn này liên quan đến nó. Hai bảng trong mối quan hệ một-nhiều được chỉ định là hoàn thành một trong hai vai trò:

   • Phụ huynh: Trong bảng cha, trường liên quan là khoá chính. Mỗi bản ghi trong bảng cha được xác định duy nhất bởi trường liên quan này.

   • Con: Trong bảng con, trường có liên quan chứa thông tin giống như trường trong bảng cha. Thông thường, nó có cùng tên với trường tương ứng trong bảng cha - mặc dù đây không phải là yêu cầu.

   Để làm cho bảng liên quan dễ dàng hơn, hãy đặt các lĩnh vực có liên quan gần đầu danh sách trường. Trong Access, bạn phải xem các lĩnh vực liên quan trên màn hình trước khi bạn có thể tạo ra một mối quan hệ. Nếu các lĩnh vực liên quan không phải là ở đầu của danh sách lĩnh vực, bạn phải làm rất nhiều di chuyển để tìm thấy chúng. Để di chuyển trường, mở bảng vấn đề trong DesignView, trỏ đến nút bên trái tên trường, sau đó nhấn và kéo nút để di chuyển trường lên.

   Làm theo các bước sau để chọn trường cha mẹ từ danh sách:

   1. Đặt con trỏ chuột vào trường bạn muốn liên quan trong bảng cha.

      Thường thì trường bạn muốn liên quan trong bảng cha là khoá chính.

   2. Giữ nút chuột trái.

   Trong khi giữ nút chuột trái, hãy làm theo các bước sau để kết hợp trường mẹ với trường con:

   1. Kéo con trỏ chuột từ trường cha đến bảng con.

      Một dấu cộng sẽ xuất hiện ở đáy con trỏ chuột.

   2. Trỏ vào trường có liên quan trong bảng con.

   3. Thả nút chuột.

      Hộp thoại Chỉnh sửa mối quan hệ xuất hiện, nêu chi tiết mối quan hệ gần đây sắp xảy ra.

      

      Hộp thoại Chỉnh sửa mối quan hệ cho biết cách Truy cập kết nối hai bảng.

      Hãy cẩn thận trước khi thả nút chuột. Đặt đầu con trỏ trực tiếp vào trường con trước khi thả.

   • Nếu bạn kéo giữa hai trường một cách chính xác, hộp thoại Chỉnh sửa mối quan hệ sẽ hiển thị trường cha và con bên cạnh nhau.

   • Nếu bạn bỏ lỡ, hãy nhấp vào Hủy trong hộp thoại Chỉnh sửa mối quan hệ và thử lại Bước 3.

   1. Trong hộp thoại Chỉnh sửa mối quan hệ, chọn tùy chọn Bật xác thực toàn vẹn tham chiếu.

   2. Kiểm tra lại xem tên trường của bạn là tên chính xác và sau đó nhấp vào Tạo.

      Truy cập minh hoạ mối quan hệ mới trong cửa sổ Quan hệ:

   • Một dòng giữa các trường liên quan cho bạn biết rằng các bảng có liên quan.

   • Nếu bạn đã chọn tùy chọn Enforce Referential Integrity trong bước trước, Access sẽ đặt 1 bên cạnh cha mẹ trong mối quan hệ và một biểu tượng vô hạn gần đứa trẻ

Để liên kết một cặp bảng khác đã chọn, hãy lặp lại các bước 1 thông qua 5.

Quan hệ một-nhiều giữa hai bảng.

Truy cập cũng cung cấp công cụ để sửa đổi và loại bỏ các mối quan hệ.

Sửa đổi mối quan hệ

Sau khi bạn liên kết bảng, bạn có thể xem, sắp xếp và xóa các mối quan hệ.

Nhấp chuột vào mối quan hệ nối hai bảng.

1. Nếu bạn thành công, dòng sẽ dày lên. Điều đó có nghĩa là dòng được chọn.

   Chạm vào phím Delete trên bàn phím và sau đó Yes trong hộp thông báo kết quả.

2. Voilà! Mối quan hệ đã qua.

   Nếu bạn liên quan nhiều bảng với nhau, cửa sổ Relationships có thể trông hơi lộn xộn bởi vì các đường quan hệ sẽ đi qua nhau. Điều này làm cho nó khó khăn để xác định những bảng có liên quan với nhau. Để khắc phục tình trạng này, nhấp và kéo thanh tiêu đề của một cửa sổ bảng đến một phần khác của màn hình.

Thực hành tốt - mặc dù không phải lúc nào cũng có thể - để cho bố mẹ ở trên hoặc bên trái con cái. Cố gắng sắp xếp bảng cha mẹ và con để các đường giữa bảng cha mẹ và con không qua bất kỳ dòng nào minh hoạ các mối quan hệ bảng khác.

Hiểu sự hiểu biết về mối quan hệ của bạn? (Ai không?) Bạn đang cuộn khắp nơi trong cửa sổ Relationships để xem mọi thứ? Nếu có, báo cáo mối quan hệ chỉ dành cho bạn. Để xem trước báo cáo này, hãy nhấp vào nút Báo cáo quan hệ trong nhóm Công cụ trên tab Thiết kế Ribbon. Tất cả các bảng liên quan trong cơ sở dữ liệu của bạn sẽ hiển thị trong một báo cáo dễ đọc. (Được

đọc dễ dàng hơn)