Lọc một Datasheet trong Access 2003 - các núm vú

Lọc một bảng dữ liệu Access 2003 là một cách để tập trung vào các bản ghi cụ thể, chứ không phải là tất cả các bản ghi trong một bảng. Bạn có thể lọc ra các bản ghi không liên quan đến những gì bạn đang cố gắng làm vào lúc này.

Khi bạn lọc dữ liệu, bạn sử dụng các tiêu chí để nói với Access những gì bạn muốn xem. Tiêu chí là phép thử mà dữ liệu truyền đi để hiển thị sau khi áp dụng bộ lọc. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu Access hiển thị cho bạn bản ghi với ngày đặt hàng là 5/1/03. Một tiêu chí nâng cao hơn là các đơn đặt hàng có ngày trong hoặc sau ngày 5/1/03.

Bạn có thể sử dụng năm loại bộ lọc trong một bảng: Lọc theo Lựa chọn, Lọc theo Biểu mẫu và Lọc / Sắp xếp Nâng cao. Bảng 1 cho thấy cách sử dụng mỗi bộ lọc.

Bảng 1: Các loại bộ lọc Datasheet

Loại bộ lọc	Khi bạn nên sử dụng nó
Lọc theo lựa chọn	Bạn có một bản ghi với một giá trị nhất định trong một trường, và bạn muốn tìm tất cả các bản ghi khác có cùng một giá trị trong trường đó.
Lọc theo Mẫu	Bạn có nhiều tiêu chí; ví dụ, bạn muốn tìm các đơn đặt hàng được đặt trước 6/1/03 đã được thanh toán bằng thẻ tín dụng.
Bộ lọc cho đầu vào	Bạn muốn gõ giá trị hoặc giá trị mà bạn đang tìm kiếm trong một trường cụ thể hoặc bạn muốn sử dụng một biểu thức làm tiêu chí của mình.
Bộ lọc Loại trừ Lựa chọn	Bạn có thể tìm thấy một bản ghi với một giá trị nhất định trong một trường, và bạn muốn loại trừ tất cả các bản ghi có giá trị như nhau trong trường đó.
Bộ lọc Nâng cao / Sắp xếp	Bạn muốn làm nhiều hơn các bộ lọc khác cho phép, chẳng hạn như sắp xếp và áp dụng các tiêu chí cho nhiều trường. Bộ lọc / Sắp xếp nâng cao tạo ra một truy vấn chỉ sử dụng một bảng.

Lọc các điều cơ bản

Nếu bạn muốn có được một bộ xử lý trên toàn bộ khái niệm lọc, hãy bắt đầu bằng cách xem các phần của một bảng dữ liệu liên quan đến các bộ lọc. Hình 1 cho thấy một bảng dữ liệu với các nút lọc và các chỉ số được đánh dấu. Datasheet này có một bộ lọc được áp dụng - bạn có thể biết được vì các chỉ số Thông số kỹ thuật được lọc ở cuối bảng dữ liệu. Ngoài ra, nút Áp dụng / Gỡ bỏ bộ lọc được đánh dấu - nếu nó được nhấp lại, bộ lọc sẽ bị xóa và tất cả các bản ghi trong bảng dữ liệu được hiển thị.

Hình 1: Một bộ lọc dữ liệu.

Bạn có thể áp dụng một bộ lọc cho bất kỳ bảng dữ liệu nào - bao gồm bảng, tất nhiên, nhưng cũng là các bảng dữ liệu phụ và bảng dữ liệu được tạo ra bởi các truy vấn. Bạn có thể nhập và chỉnh sửa dữ liệu trong một bảng dữ liệu được lọc. Chỉ cần lưu ý rằng bộ lọc không được áp dụng cho bất kỳ bản ghi mới nào cho đến khi bạn áp dụng lại bộ lọc (bằng cách chọn Records -> Apply Filter / Sort).

Bạn có thể lọc bằng cách sử dụng các nút lọc theo lựa chọn hoặc lọc theo hình thức, hoặc bạn có thể sử dụng trình đơn.Hiển thị trình đơn Records để xem các tùy chọn lọc, bao gồm cả các nút không có nút (có một số trong menu Records, và một số trong trình đơn phụ Filter).

• Để áp dụng lại bộ lọc cuối cùng bạn đã áp dụng, chọn Records -> Apply Filter / Sort.
• Để xóa bộ lọc, nhấp vào nút Áp dụng Bộ lọc hoặc chọn Hồ sơ -> Loại bỏ Bộ lọc / Sắp xếp.

Bộ lọc chạy một truy vấn đơn giản trên một bảng - một cách hay để bắt đầu phân tích dữ liệu của bạn. Lọc có thể giúp bạn làm nóng để tạo ra các truy vấn phức tạp hơn. Nếu bạn nhầm lẫn về truy vấn, việc tạo bộ lọc có thể giúp bạn tìm ra cách viết tiêu chí cho truy vấn. Khi bạn tạo bộ lọc, chọn Records -> Filter -> Advanced Filter / Sort để xem nó trong lưới truy vấn. Xem hàng Tiêu chí để xem các tiêu chí trông như thế nào. Để đóng lưới truy vấn, hãy nhấp vào nút Đóng trên thanh công cụ.

Bộ lọc xuất hiện trong thuộc tính Bộ lọc của bảng thuộc tính. Bạn có thể lọc một bảng bằng cách nhập một biểu thức ở đó, nhưng hầu như không ai làm điều đó vì bộ lọc vẫn được áp dụng và một số bản ghi có thể được lọc ra ngay khi bạn mở bảng.

Lọc theo lựa chọn

Lọc theo vùng chọn là loại bộ lọc đơn giản nhất - nó tìm các bản ghi với các giá trị phù hợp trong một trường. Để lọc theo vùng chọn, hãy làm theo các bước sau:

1. Tìm một bản ghi với giá trị hoặc văn bản bạn muốn kết hợp và sau đó đặt con trỏ vào ô đó để khớp với toàn bộ giá trị.

• Để tìm tất cả các sản phẩm có giá 29.99, đặt con trỏ vào ô Price với giá trị 29. 99.

• Để khớp với giá trị bắt đầu, hãy chọn ký tự đầu tiên và sau đó như bạn muốn kết hợp. Để tìm tất cả các mục nhập trong trường bắt đầu bằng La, hãy làm nổi bật La in Lawn Flamingo trước khi lọc.

• Để khớp phần của giá trị, hãy chọn các ký tự ở giữa giá trị mà bạn muốn khớp. Chọn 99 để tìm tất cả các giá trị có 99, chẳng hạn như 499.

2. Nhấp vào nút Bộ lọc theo lựa chọn trên thanh công cụ

Truy cập bộ lọc bảng dữ liệu để chỉ hiển thị các bản ghi có cùng giá trị trong trường đó.

Để xem toàn bộ bảng, hãy nhấp vào nút Xoá Bộ lọc (bên lề nút Áp dụng Bộ lọc, cùng một nút trên thanh công cụ sẽ chuyển đổi giữa nút Áp dụng Bộ lọc và nút Xoá Bộ lọc).

Lọc theo loại trừ

Lọc theo loại trừ rất giống với lọc theo lựa chọn, ngoại trừ việc chỉ xem các bản ghi phù hợp với tiêu chí của bạn, tất cả các hồ sơ phù hợp bị loại trừ khỏi bảng dữ liệu.

Để lọc theo loại trừ, chọn một giá trị để loại trừ trong cùng một cách mà bạn chọn một giá trị phù hợp khi lọc theo vùng lựa chọn:

• Đặt con trỏ ở bất cứ đâu trong ô để loại trừ các giá trị khớp với toàn bộ giá trị. Chẳng hạn, đặt con trỏ vào ô có giá trị ME để loại trừ tất cả các địa chỉ ở tiểu bang Maine.
• Chọn phần đầu của giá trị và càng nhiều ký tự sau đó như bạn muốn kết hợp để loại trừ tất cả các bản ghi với giá trị bắt đầu khớp.
• Chọn các ký tự ở giữa một giá trị để loại trừ tất cả các bản ghi có chứa các lựa chọn bất cứ nơi nào trong lĩnh vực này.

Để lọc theo loại trừ sau khi bạn chọn các giá trị bạn muốn loại trừ, chọn Records -> Filter -> Filter Without the Selection. (Loại bộ lọc này không có trên thanh công cụ.)