Thanh toán điện tử trong Sage Timeslips - đầu

các công ty - những luật sư chủ yếu làm việc với các công ty bảo hiểm - phải nộp cho các công ty kiểm toán hóa đơn điện tử cho các dịch vụ được cung cấp. Bằng cách sử dụng Sage Timeslips Thanh toán điện tử add-on, hỗ trợ nhiều định dạng thanh toán điện tử được sử dụng bởi hầu hết các công ty kiểm toán lớn, bạn có thể theo dõi thời gian của mình, chuẩn bị hóa đơn theo đúng định dạng điện tử và sau đó xuất nó vào kiểm toán chắc chắn.

Truy cập trang web Sage Timeslips để đọc về các định dạng phân phối hóa đơn điện tử mà Timeslips có thể hỗ trợ.

Thiết lập thanh toán điện tử

Để sử dụng tiện ích Sage Timeslips Electronic Billing, bạn phải thiết lập nó bằng cách thực hiện theo các hướng dẫn đi kèm với tiện ích. Sau đó, bạn có thể sản xuất hóa đơn theo đúng định dạng cho công ty kiểm toán mà bạn làm việc. Hãy nhớ rằng, mỗi công ty kiểm toán đều có các cài đặt và định dạng tệp duy nhất.

Ngoài ra, bạn cần xác định khách hàng mà bạn sử dụng giao hàng điện tử. Bắt đầu bằng cách chọn Tên → Thông tin Khách hàng. Trong cửa sổ Danh sách Khách hàng xuất hiện, nhấp đúp vào một khách hàng mà người sử dụng giao hàng điện tử áp dụng. Sau đó, nhấp vào tab Arrangement 2 của cửa sổ Client Information và thiết lập trường Giao hàng điện tử cho công ty kiểm toán thích hợp.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn cũng cần phải thêm các trường tùy chỉnh và chỉ định chúng cho các khách hàng sử dụng công ty nhận.

Tiện ích Thanh toán Điện tử giúp bạn tiết kiệm thời gian và cho phép bạn thêm các trường tùy chỉnh được xác định trước liên kết với các công ty kiểm toán cụ thể.

Đối với một số công ty kiểm toán, bạn phải sử dụng bộ luật Tố tụng Công việc của Hiệp hội Luật sư Hoa Kỳ (ABA) hoặc Hệ thống Quản lý Nhiệm vụ Thống nhất để xác định các nhiệm vụ, chi phí và tài liệu tham khảo. Nếu bạn đã tạo cơ sở dữ liệu Timeslips của mình bằng cách sử dụng kiểu cơ sở pháp lý với kiểu cơ sở kiện ABA, mã này đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu của bạn. Nếu bạn sử dụng bất kỳ mẫu nào khác để tạo cơ sở dữ liệu Timeslips của mình, bạn cần phải nhập mã cho nhiệm vụ, chi phí và tài liệu tham khảo trong trường Nickname 2 của nhiệm vụ, chi phí và biệt hiệu tham khảo và sử dụng trường Nickname 1 để nhập một mô tả tên mà bạn sẽ dễ dàng nhận ra khi bạn tạo phiếu.

Trong Bộ Luật Tố cáo của Hiệp hội Luật sư Hoa Kỳ và Hệ thống Quản lý Nhiệm vụ Thống nhất, các mã bắt đầu bằng chữ cái A, E, hoặc L. Chỉ định các mã bắt đầu bằng A cho các tác vụ, mã bắt đầu với E đến chi phí và mã bắt đầu bằng L để tham khảo.

Xem xét quá trình thanh toán điện tử

Quá trình phân phối hóa đơn điện tử trong Sage Timeslips tương tự như quá trình tạo hóa đơn khác.Bạn vẫn đặt các hóa đơn của bạn ở giai đoạn chứng minh ban đầu, và sau đó xem lại chúng và thực hiện các thay đổi. Nhưng khi bạn đã sẵn sàng gửi hóa đơn, bạn xuất chúng và gửi các hồ sơ cho công ty kiểm toán để được xem xét.

Từ dưới cùng của menu Bills, chọn công ty kiểm toán hoặc công ty kiểm toán điện tử thích hợp và sau đó nhấp vào Xuất. Timeslips nhắc nhở bạn về một thư mục lưu trữ các hóa đơn xuất khẩu. Sau khi hoàn thành xuất khẩu, bạn có thể gửi hoá đơn cho công ty kiểm toán.

Trong hầu hết các trường hợp, khi xuất khẩu đã hoàn thành, Sage Timeslips sẽ chuyển hóa đơn từ giai đoạn chứng minh sang giai đoạn kiểm toán. Tuy nhiên, đối với một số công ty kiểm toán, Timeslips phê duyệt dự luật.

Timeslips xử lý các hóa đơn trong giai đoạn kiểm toán tương tự như cách thức xử lý hóa đơn trong giai đoạn chứng minh: Timeslips khóa các hóa đơn trong khi công ty kiểm toán đánh giá chúng. Khi công ty liên lạc với bạn với đánh giá của họ, bạn chấp nhận các hóa đơn không yêu cầu thay đổi và bạn phải xóa các hóa đơn yêu cầu thay đổi từ giai đoạn kiểm tra bằng cách sử dụng cửa sổ Bill Stages (chọn Bills → Approve hoặc Clear Audited Bills → Approve hoặc Clear Bills) thực hiện những thay đổi cần thiết. Sau đó, bạn in các hóa đơn một lần nữa và lặp lại quá trình.

Nếu Timeslips chấp thuận hóa đơn bạn gửi cho công ty kiểm toán và công ty kiểm toán yêu cầu thay đổi, bạn có thể xóa các hóa đơn đã chọn từ tab Không thể làm của cửa sổ Bill Stages, chỉnh sửa, in lại và lặp lại việc in và giao hàng điện tử quá trình.

Có thể một công ty kiểm toán sẽ không đánh giá hóa đơn của bạn trước khi bạn sẵn sàng nộp đơn khác. Trong trường hợp này, phê duyệt hóa đơn bạn đã gửi và nếu công ty kiểm toán yêu cầu thay đổi, hãy thử hoàn tác. Nếu bạn không thể hoàn tác hóa đơn, bạn cần nhập một giao dịch tín dụng phải thu cho hóa đơn ban đầu, nhập lại dữ liệu xuất hiện trên hóa đơn đó và tạo một hóa đơn mới để gửi cho công ty kiểm toán.

Tách các hoá đơn điện tử

Nếu bạn sử dụng tính năng Split Bills trong Timeslips, cho phép bạn thiết lập các quy tắc để phân bổ hoặc chia tách các khoản phí trên hóa đơn giữa người giữ thời gian, hãy lưu ý rằng các công ty kiểm toán khác nhau cách. Một số cho phép nó nhưng bỏ qua nó, những người khác cho phép nó và sử dụng nó, và những người khác vẫn không hỗ trợ nó.